Kearsipan mungkin terdengar seperti sesuatu yang sederhana, namun sejatinya ia memegang peranan besar dalam menjaga keberlanjutan informasi dan sejarah sebuah institusi, bahkan negara. Banyak orang belum menyadari pentingnya kearsipan dan bagaimana profesi arsiparis bisa menjadi pilihan karir yang menjanjikan. Artikel ini akan membahas pentingnya kearsipan, peran arsiparis, serta bagaimana memulai langkah menjadi seorang arsiparis.
Apa Itu Kearsipan dan Mengapa Penting?
Kearsipan adalah proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen atau informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Arsip bukan hanya sekadar tumpukan dokumen lama yang disimpan tanpa tujuan, tetapi menjadi dasar pengambilan keputusan, pengelolaan sejarah, hingga bukti hukum yang sah.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip memiliki fungsi penting sebagai:
- Bukti akuntabilitas kinerja.
- Dasar pengambilan keputusan yang strategis.
- Penjaga identitas dan memori kolektif bangsa.
Sebagai contoh, tanpa arsip yang baik, perusahaan dapat kehilangan data penting terkait klien, pemerintah bisa kesulitan melacak dokumen negara, atau individu kehilangan jejak sejarah keluarganya.
Siapa Itu Arsiparis dan Apa Tugasnya?
Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip, baik itu dokumen fisik maupun digital, sehingga mudah diakses, aman, dan terjaga keasliannya. Arsiparis memainkan peran penting dalam organisasi untuk memastikan bahwa informasi dan dokumen penting tersimpan dengan rapi, terdokumentasi dengan baik, dan siap digunakan ketika dibutuhkan. Arsip yang dikelola meliputi arsip dinamis, arsip vital, dan arsip statis.
Berikut jenis-jenis arsip:
- Arsip Dinamis: Arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional organisasi, seperti laporan tahunan, kontrak kerja, atau surat menyurat yang sedang berlangsung.
- Arsip Vital: Arsip yang sangat penting dan tidak dapat digantikan, seperti akta pendirian perusahaan, sertifikat kepemilikan, atau data kepegawaian utama. Arsip ini harus dijaga dengan sangat aman karena hilangnya dapat menyebabkan gangguan besar pada operasional organisasi.
- Arsip Statis: Arsip yang tidak lagi digunakan secara aktif tetapi memiliki nilai historis, legal, atau administrasi, sehingga perlu disimpan untuk kepentingan dokumentasi dan penelitian.
Berikut adalah cakupan tugas seorang arsiparis:
- Pengelolaan arsip: Mengumpulkan, mengelompokkan, dan menyusun arsip berdasarkan sistem tertentu agar mudah ditemukan.
- Pemeliharaan arsip: Menjaga kondisi fisik atau digital arsip agar tetap baik, termasuk melakukan restorasi jika diperlukan.
- Pengklasifikasian dokumen: Memberi kode atau kategori pada dokumen untuk mempermudah pencarian.
- Digitalisasi arsip: Mengonversi dokumen fisik ke format digital untuk efisiensi dan keamanan.
- Penyimpanan dan keamanan: Menyimpan dokumen di tempat yang aman, baik dari kerusakan fisik maupun ancaman digital, seperti kebocoran data.
- Pemusnahan arsip: Menghapus atau memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Penyediaan informasi: Membantu menyediakan arsip atau informasi yang diminta oleh pihak internal maupun eksternal organisasi.
Arsiparis Bekerja Di mana Saja?
- Pemerintah pusat dan daerah: Mengelola dokumen resmi di kementerian, dinas, atau badan pemerintahan untuk mendukung administrasi dan pengambilan keputusan.
- Perusahaan swasta: Menyimpan dan mengelola arsip perusahaan, termasuk kontrak, dokumen hukum, dan data operasional untuk efisiensi bisnis.
- Perbankan: Mengelola arsip terkait transaksi keuangan, dokumen nasabah, dan kebijakan perbankan untuk memastikan kepatuhan regulasi.
- Rumah sakit: Menyimpan rekam medis pasien, laporan keuangan, dan dokumen administrasi untuk mendukung layanan kesehatan.
- Lembaga pendidikan: Mengelola arsip akademik, seperti data mahasiswa, kurikulum, dan dokumen akreditasi institusi.
- Museum atau perpustakaan: Menyimpan dan merawat koleksi sejarah, manuskrip, atau dokumen penting lainnya sebagai bahan referensi dan pelestarian budaya.
