Pengertian Surat

Salah satu dari beberapa media komunikasi dalam bentuk tulisan adalah surat. Menurut Semi(2008:1), Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu kepihak lainnya. Informasi itu berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, sikap dan lain lain.

Menurut Dewi (2018:53) mengatakan bahwa, surat merupakan sarana untuk menyampaikan pernyataan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, intansi, atau perusahaan.

Pendapat ahli lain yakni dari Suprapto (dalam Mezi 2019: 304) berpendapat bahwa surat dinas adalah surat yang sibuat untuk kepentingan atau  menyangkut masalah organisasi, lembaga, intansi. Karena itu surat berperan penting sebagai pendukung fungsi tertentu seperti berlaku sabagai arsip atau untuk bukti historis, berfungsi sebagai penanda kewaibawaan, hingga berlaku sebagai kerangka acuan.

Suryani, dkk(dalam Mezi 2019:304) berpendapat bahwa, surat resmi ialah surat berisi masalah bisnis tertentu atau masalah kedinasan. Jenis surat tersebut meliputi, surat tugas, surat kuasa, surat pengantar, surat pengumuman, surat permohinan dan lain sebagainya.

Pendapat yang sama juga disampaikan oleh Agus Sugiarto dalam (Dewi 2018:53) menyatakan bahwa surat sebagai suatu alat berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh pihak kepada kepihak lain.

Berdasarkan beberapa teori diatas dapat kita simpulkan bawa surat merupakan suatu sarana untuk berk0munikasi dalam bentuk tertulis yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan tertentu dengan berdasarkan pada kepentingan tertemtu pula. Surat yang dikirimkan pada saat pihak ke pihak lainnya harus memiliki beberapa ketentuan tertentu yang menjadi syarat surat tersebut layak diterima jika memuat kode dan notasi, penggunaan kertas, model serta bentuk struktur surat, bahasa khas surat yang dipakai dengan unsur yang dilengkapi dengan penunjang lainnya.

Jenis Surat 

Menurut ahli Dewi (2018:10) surat merupakan alat ukur maju atau mundurnya aktifivtas kantor atau kegiatan administrasi kantor. Dari berbagai corak ragam aktvitas tersebut, surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu  :

a. Surat Berdasarkan Wujudnya

1. Surat Biasa : Surat ini memiliki  penulisan yang tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimnya tidak pada kesempatan pertama karena tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengimiriman khusus, contoh : surat keluarga

2. Surat Memorandum atau Nota : Surat ini yang biasa digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi.

3. Surat Telegram/Surat Kawat : Surat ini berasal dari berita telegram yang umumnya menggunakan kalimat yang singkat namun juga jelas ke penerima

4. Kartu Pos : Surat ini hanya berisi suatu pesan singkat, kartu pos biasa dikirim tanpa amplop karena isi dari kartu pos tidak bersifat rahasia

5. Surat Tanda Bukti : Surat yang khusus berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara kedua belah pihak untuk membuktikan suatu hal.

b. Surat Berdasarkan Pemakaiannya

1. Surat Pribadi : Surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat menyebut dirinya dengan sebutan saya atau kata ganti orang pertama

2. Surat Pemerintah : Merupakan surat resmi yang dipergunakan oleh intansi pemerintah untuk admninstrasi atau catatan pemerintahan

3. Surat Bisnis atau Surat Niaga : Surat yang mengutamakan penggunaan oleh perusahaan untuk urusan jual beli atau perdagangan

4. Surat Sosial : Adalah surat yang dipakai oleh organisasi masyrakat misal yayasan, perkumpulan keluarga, organsisasi kedaerahan, dan lain sebagainya berhubungan dengan masyrakat

c. Surat Berdasarkan Banyaknya Sasaran yang Dituju

1. Surat Biasa : Surat yang ditujukan kepada beberapa organisasi atau orang

2. Surat Edaran atau Pengumuman : Surat yang biasa ditujukan kepada orang banyak atau masyarakat luas

d. Surat Berdasarkan Isi Maksudnya

Surat ini bertujuan untuk menjadi nama surat, nama tersebut akan mencerminkan isi atau maksud surat yang terkandung didalam surat. Surat ini meliputi : surat permohonan, surat penuntutan, surat pesanan,dan lain sebagainya.

e. Surat Berdasarkan Sifatnya

1. Surat Biasa : Surat yang bersifat biasa yang bermaksudkan isi surat ini boleh diketahui orang lain selain orang yang bersangkutan  atau organisasi yang dituju

2. Surat Konfidensial : Surat yang bersifat terbatas, surat ini hanya untuk yang ditujukan bagi pihak dan kalangan tertentu.