Mangkunegaran adalah Literasi dan Arsip dari Waktu ke Waktu

Arsip yang tersimpan di Reksa Pustaka berasal dari dokumen-dokumen pemerintahan Mangkunegaran, khususnya Mangkunegaran IV -- VIII. Ada berbagai jenis arsip yang tersimpan di sana. Arsip-arsip tersebut termasuk dalam arsip statis karena pada saat ini sudah tidak digunakan lagi. Misalnya arsip masa Mangkunegaran V sudah tidak digunakan lagi secara aktif pada masa Mangkunegaran VI. Namun arsip tersebut sekedar digunakan sebagai referensi di masa-masa selanjutnya.

Jenis-jenis arsip yang tersimpan disana antara lain : 1. Tekstual, yaitu jenis arsip yang tertulis dalam lembaran. Contohnya: arsip tentang olahraga dan arsip tentang pemberantasan penyakit. 2. Peta, yaitu jenis arsip berupa gambaran atau lukisan pada kertas yang menunjukkan letak suatu wilayah. Contohnya: peta wilayah kekuasaan Mangkunegaran. 3. Foto, yaitu jenis arsip yang berupa potret atau gambar dalam bentuk cetak mengenai suatu keadaan yang nyata. Contohnya: foto bendahara Mangkunegaran beserta dayang-dayangnya, foto pabrik karet, foto prajurit dan tentara, dan lain sebagainya. 4. Video, yaitu jenis arsip berupa rekaman gambar hidup suatu kegiatan di masa pemerintahan Mangkunegaran. Contohnya : video pagelaran seni Mangkunegaran. 5. Kaset, yaitu jenis arsip berupa rekaman suara. Contohnya : Kaset tembang-tembang Jawa dan macapatan.

Arsip Mangkunegaran dikelompokkan berdasarkan periode masa kepemimpinan. Mulai dari Mangkunegaran IV sampai Mangkunegaran VIII. Dari tiap periode Mangkunegaran tersebut dikelompokkan kembali berdasarkan kegiatan, antara lain menjadi arsip keuangan, arsip kemiliteran, arsip perusahaan, arsip olahraga dan arsip lainnya. Ruang arsip di puri Mangkunegaran ini hanya menyimpan arsip-arsip raja yang telah meninggal, sebab seorang raja akan menyimpan sendiri arsip-arsip yang berkaitan dengan pemerintahannya sampai ia mangkat.

Pengelolaan arsip, sebagai kebutuhan penelitian dan ilmu pengetahuan saat ini dikelola sepenuhnya oleh bagian arsip. Di bagian tersebut, pengunjung tidak diperkenankan mengambil arsip sendiri, namun dilayani oleh petugas. Arsip-arsip tersebut sebagian besar juga telah disalin untuk memperkecil risiko kerusakan.

Pemusnahan arsip di Mangkunegaran belum pernah ada, hal tersebut untuk menghormati raja-raja yang telah berjasa memimpin, serta pentingnya sumber-sumber informasi yang dapat diperoleh dari arsip tersebut. Biasanya arsip-arsip di sana musnah dengan sendirinya karena usia atau karena biota (dimakan ngengat, kutu buku, rayap, atau jamur).

Untuk perawatan arsip menggunakan cara fumigasi/penyiangan, penggunaan kapur barus, box arsip dan restorasi dengan menggunakan tissue Jepang. Mengingat begitu mahal dan sulitnya mendapatkan tissue Jepang, maka Mangkunegaran bekerja sama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setiap tahunnya ANRI akan memberikan bantuan berupa tisu Jepang yang belum dapat diproduksi Indonesia, sehingga perlu impor dari Jepang.

 Sudah 266 tahun lamanya Mangkunegaran mampu bercerita tentang sejarah, politik, seni budaya bahkan sampai pada kulinernya hampir di setiap sudutnya. Setapak demi setapak, langkah berpijak, kaki menjejak ,waktu tak terelak. Selamat ulang tahun Mangkunegaran.