Sebelum menyampaikan kritik sebaiknya kita bertanya kepada diri sendiri "Apa yang telah diperbuat orang itu ?". Pastikan jawaban dari pertanyaan tersebut menggambarkan tingkah laku yang nyata.
Bila kita mempergunakan kata-kata seperti "lambat", "ceroboh"atau "tidak masuk akal" berarti kita tidak menggambarkan sebuah kejadian sebaliknya kita telah menghakimi dan melabeli perilaku seseorang.
Aturan dasar ketika kita mengkritik orang adalah lakukan secara pribadi dan jangan melakukannya di depan umum. Kita tidak mau membuat karyawan merasa malu atau canggung.
Aturan kedua adalah mulai dengan perkataan yang positif. Gunakan kalimat seperti, "ini mungkin bisa membantu" atau "ini beberapa solusi yang bagus".
Aturan ketiga, Jangan pernah mengkritik kepribadian karyawan, batasi perkataan hanya pada sebuah tindakan yang kita ingin orang tersebut untuk mengubah atau memperbaikinya.
Aturan keempat, Kita harus bicara dengan tulus dan dengan cara yang positif. Bila kritikan kita mempunyai tujuan yang benar maka tidak ada alasan untuk ragu-ragu, keras dan pesimis. Nada bicara kita yang antusias akan mengundang tanggapan yang positif.
Aturan kelima, Jangan mengkritik pada saat yang sama kita juga ingin meluapkan emosi yang terpendam. Seorang pimpinan atau manajer yang temperamental seharusnya menyampaikan kritik hanya pada saat dia sedang tenang dan dapat menguasai diri.
Berikut ini cara memberikan kritik yang membangun:
Langsung pada sasaran (to the point)
Bila kita merasa tidak nyaman, sebaiknya kita bisa menghindari isu tersebut. Bila kita teruskan untuk dibahas hanya memperpanjang masalah. Sampaikan kritik secara lugas dan hindari kalimat yang tidak jelas atau bermakna ganda.
