Transformasi Digital HR di Coca-Cola Vietnam, Kisah Sukses Implementasi AI pada Layanan HR yang Menginspirasi Dunia

Bicara Coca-Cola, ingatan kita langsung tertuju pada brand atau merek minuman ringan paling terkenal di dunia. Branding Coca-cola memang sangat kuat menancap di benak banyak orang dan ini tidak bisa lepas dari sejarah perusahaan sudah berdiri sejak tahun 1886.

Coca-Cola termasuk salah satu perusahaan kelas dunia yang berkembang dengan sangat cepat di Vietnam. Coca-Cola Beverages Vietnam adalah anak perusahaan dari The Coca-Cola Company yang didirikan pada tahun 2012 di Vietnam.

Coca-Cola Vietnam berkantor pusat di Ho Chi Minh dan memiliki tiga pabrik mereka di Da Nang, Ho Chi Minh, dan Hanoi. Total karyawan mereka lebih dari 4000 orang.

Meskipun baru didirikan sekitar sepuluh tahun yang lalu namun Coca-Cola Vietnam diakui sebagai salah satu perusahaan terbaik di Vietnam. Mereka memahami bahwa karyawan adalah fondasi perusahaan, dan oleh karena itu mereka memberikan yang terbaik kepada karyawannya.

Coca-Cola Vietnam mendapatkan predikat sebagai Perusahaan Terbaik untuk Bekerja di Asia pada tahun 2020 oleh HR Asia, dan setahun sebelumnya mereka juga menyabet gelar sebagai Pemberi Kerja Terbaik atau 'Employer of Choice - 2019' versi Career Builder.

Berbagai pengakuan dan penghargaan yang diraih oleh Coca-Cola Vietnam membuktikan komitmen mereka untuk memberikan yang terbaik bagi karyawannya. Salah satunya adalah melalui layanan HR (Human Resources) atau administrasi kepersonaliaan berbasis digital.

Sebagai perusahaan dengan karyawan lebih dari 4000 orang  dan terus berkembang, bagian HR harus mengelola urusan kepersonaliaan seperti data kehadiran, status cuti, asuransi kesehatan, penggajian dan lainnya yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk hal-hal yang sama.

Belum lagi dari total karyawan tersebut harus dibedakan berdasarkan level mulai dari karyawan biasa, staff, manajerial dan top manajemen dan di dalam setiap level masih dibagi lagi berdasarkan rank dan dan sub-rank.

Sesuai kebijakan perusahaan, untuk pengajuan perjalanan dinas ke luar negeri atau yang membutuhkan biaya besar diperlukan persetujuan dari Top Manajemen atau Direktur. Biasanya pengajuan seperti ini bersifat mendesak dan cukup sering sehingga Direktur harus mengalokasikan banyak waktu setiap hari.

Tugas yang berulang dan monoton seperti ini meskipun kelihatan sederhana namun hal itu menghilangkan waktu berharga Direktur yang seharusnya dapat digunakan untuk tugas dan keputusan strategis.

Selain itu, karyawan merasa sulit untuk mengakses informasi yang relevan tentang kebijakan perusahaan dan untuk mengetahui progres dari proses kepersonaliaan yang mereka ajukan.

Coca-Cola Vietnam menginginkan platform yang dapat membantu mereka mengotomatisasi dan menyelesaikan pertanyaan dari karyawan pada saat yang bersamaan.

Jadi platform yang dipilih harus berfungsi sebagai platform tunggal yang efektif untuk mengakses semua informasi sambil berinteraksi dengan karyawan secara mulus.

Akhirnya mereka memilih platform berbasis Artifical Intellegence (AI) yang diberi nama Leena AI. Platform ini menciptakan antarmuka komunikasi tunggal untuk karyawan dengan mengintegrasikan sistem SAP SF yang ada, sistem kehadiran lokal, dan perangkat lunak internal lainnya.

Aplikasi ini dapat diakses dari handphone karyawan dan juga terintegrasi dengan Workplace by Facebook, yang sudah digunakan oleh perusahaan, untuk mencegah pengaturan dan pelatihan aplikasi baru.

Selain itu, aplikasi ini juga dapat berinteraksi dengan karyawan dalam dua bahasa yang berbeda, Inggris dan Vietnam, untuk mempertimbangkan preferensi mereka terhadap bahasa lokal.

Platform ini dapat digunakan untuk mengunduh slip gaji dan mendapatkan informasi tentang pemotongan pajak, pengajuan dan persetujuan cuti, pengajuan dan penggantian biaya pengobatan dan tingkat kehadiran karyawan.

Contoh menu pada aplikasi HR Digital pada handphone, Sumber: peoplemattersnext.com

Pada platform ini juga disediakan fitur FAQ (Frequent Asked Question) yang bernama AskMi. Dengan AskMi karyawan dapat mengajukan pertanyaan seputar masalah kepersonaliaan dan sistem akan memberikan jawaban dalam hitungan detik.

Selain itu proses persetujuan permintaan perjalanan menjadi sangat efisien karena permintaan diurutkan secara otomatis ke orang yang tepat, dan dapat langsung disetujui di AskMi.

Tim Coca-Cola juga menggunakan AskMi untuk menyiarkan notifikasi internal penting seperti pengumuman mengenai karyawan teladan, kegiatan rekreasi atau olahraga yang diadakan oleh perusahaan dan ucapan selamat ulang tahun yang dipersonalisasi.

Di masa pandemi, tim Coca-Cola menggunakan AskMi untuk mengumpulkan surat pernyataan kesehatan dari karyawannya. AskMi menampilkan Protokol Nasional dan Pusat untuk pencegahan Covid-19 mirip dengan Peduli Lindungi di Indonesia.

Tidak diragukan lagi, platform HR digital ini menunjukkan hasil yang sangat bagus. Karyawan dapat dengan mudah menggunakannya melalui handphone masing-masing dan mulai mengajukan permintaan persetujuan urusan kepersonaliaan melalui aplikasi ini.

Aplikasi ini tidak hanya membantu Coca-Cola Vietnam meningkatkan pengalaman karyawan mereka yang sudah ada, tetapi juga membantu kelancaran tahap pengenalan bagi karyawan baru mereka.

Manajemen melaporkan pengurangan waktu untuk melakukan tugas HR sampai 40%, sebagian besar untuk memproses dan menyetujui permintaan karyawan. Di sisi lain, karyawan juga dapat menghemat waktu hampir 50% dari waktu yang biasanya digunakan untuk mengakses informasi perusahaan yang relevan.

Kisah sukses Coca-Cola Vietnam dalam menerapkan AI melalui platform Leena AI dalam mengefisiensikan aktifitas HR telah menginspirasi perusahaan-perusahaan kelas dunia termasuk perusahaan di Indonesia.

Digitalisasi aktifitas HR atau pengelolaan kegiatan HR dengan memanfaatkan teknologi digital selaras dengan perkembangan teknologi Industry 4.0 sehingga sering disebut sebagai HR 4.0 atau HRIS 4.0 (Human Resources Information System).

Sebagian perusahaan di Indonesia telah menerapkan digitalisasi aktifitas HR ini baik secara sebagian maupun secara keseluruhan dan terintegrasi. Namun belajar dari kesuksesan Coca-Cola Vietnam ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan digitalisasi HR agar berhasil sepenuhnya yaitu:

• platform yang dipilih harus platform tunggal (aplikasi) yang bisa berdiri sendiri namun bisa terintegrasi dengan sistim yang sudah ada, contohnya SAP, sistim absensi yang ada (RFID atau barcode) dan sistim lainnya yang sudah ada di perusahaan.
• Tersedia dalam dua bahasa agar mudah diakses dan dipahami oleh semua tingkatan karyawan
• Platform harus dirancang dengan memasukkan atau mempertimbangkan budaya lokal, budaya perusahaan termasuk visi & misi, reputasi serta sejarah perusahaan.
• Platform dapat melakukan semua tugas kepersonaliaan secara terintegrasi dan "real time"
• Platform dilengkapi dengan teknologi AI untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh karyawan termasuk kebijakan perusahaan

Dan yang paling penting adalah pemilihan vendor atau perusahaan yang membangun sistem ini sebaiknya dipilih vendor yang punya kapasitas dan pengalaman yang sudah terbukti.

Saat ini banyak software HR yang ada dipasaran baik dengan modul tunggal seperti sistim penggajian saja atau yang sudah terintegrasi yang mencakup semua tugas HR.

Dengan mempertimbangkan kemajuan teknologi digital yang sangat cepat sebaiknya dipilih platform yang benar-benar dapat melakukan atau menggantikan seluruh tugas-tugas kepersonaliaan sehingga tidak ada lagi tugas-tugas manual atau input data oleh staff HR.

Dengan demikian staff HR dapat lebih fokus dalam menjalankan fungsi strategis HR antara lain analisis, perencanaan dan pengembangan untuk mendukung tujuan perusahaan dan secara bersamaan juga meningkatkan kesejahteraan karyawan