Bagaimana agar Rapat Efektif?

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sangat sering melakukan rapat. Rapat dalam pekerjaan, rapat keluarga, rapat organisasi dan lainnya Tapi terkadang atau malah mungkin sering, rapat tidak ada hasilnya. Hanya sekedar rapat.

Sebelum membuat rapat, menurut pengalaman saya ada beberapa hal yang harus dipersiapkan,

Agenda

Agenda akan berisi tentang tanggal, waktu dan tempat rapat. Lebih penting lagi, di dalam agenda akan mencantumkan topik apa saja yang akan dibicarakan. Sebaiknya selain topik,  juga ditentukan berapa lama masing-masing topik akan dibicarakan.

Bukan hanya waktu dan topik, perlu juga dicantumkan di dalam agenda,  siapa yang bertugas untuk menyiapkan materi topik yang akan dibicarakan. Agar penanggung jawab bisa mempersiapkan materi topik dengan baik, undangan dan agenda dapat dikirimkan minimal 4 hari sebelumnya. Kecuali rapat yang sangat  penting dan mendesak.

Materi topik

Materi topik, setelah selesai harus dibagikan kepada semua peserta rapat, maksimal satu hari sebelum rapat. Diharapkan peserta rapat dapat membaca materi sebelum rapat dan bisa mempersiapkan pertanyaan ataupun sanggahan jika diperlukan.

Pada saat rapat berlangsung

Waktu

Dalam agenda sudah dicantumkan, waktu penyampaian materi. Selain waktu penyampaian materi, sebaiknya juga dicantumkan waktu diskusi. Perlu ada, peserta rapat yang berfungsi untuk menjadi time controller, agar rapat tidak molor.

Jika waktu sudah ditentukan dan di kontrol dengan baik, diharapkan tidak ada pembicaraan yang melebar jauh dari materi yang disampaikan.

Pemimpin rapat

Pemimpin rapat, selain memimpin juga harus bisa berfungsi menjadi moderator. Hal ini untuk memastikan rapat tidak membicarakan hal-hal di luar topik. Jika memang ada hal baru yang timbul dalam diskusi, akan lebih baik jika dibuat rapat lanjutan untuk membicarakan hal ini.

Ingat, ini rapat bukan arisan

Keputusan

Dalam rapat  jika memungkinkan, sebaiknya langsung memunculkan sebuah keputusan. Hal ini untuk meningkatkan rasa memiliki terhadap keputusan yang dibuat serta mencegah pembicaraan di belakang layar.

Keputusan terbaik adalah berdasarkan konsensus. Namun perlu diingat di dalam organisasi bisnis, terkadang demokrasi tidak berlaku. Pemimpin perusahaan apalagi pemilik, bisa membuat keputusan tanpa perlu persetujuan bawahan.

Dalam pengalaman saya bekerja, orang Jepang, adalah salah satu yang terbaik dalam membuat rapat yang efektif.

Selain dari beberapa hal yang sudah disebutkan, menyediakan kopi dan makanan kecil juga bisa membantu agar rapat berjalan dengan efektif. Apakah pernah, Anda mengantuk atau menahan lapar dalam rapat?

Mematikan handphone, juga perlu, karena seringkali notifikasi dan suara dering telepon sangat mengganggu konsentrasi peserta rapat.

Salam

Hanya sekedar berbagi