Mengenal Pembelian Kredit

Prosedur pembelian kredit menurut sistem akuntansi adalah :

1. Bagian gudang atau yang membutuhkan barang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang dibuat rangkap 3. Rangkap 1 untuk bagian pembelian, rangkap 2 untuk bagian gudang, dan rangkap 3 untuk arsip bagian gudang (disimpan menurut urutan nomornya).
2. Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian  membuat surat permintaan harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Surat permintaan penawaran harga yang dikirimkan oleh supplier-supplier tersebut, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan salah satu supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dengan kwalitas barang atau jasa yang sama.
3. Bagian pembelian menulis  pesanan pembelian (purchases order) rangkap 6 dan distribusikan kepada supplier (rangkap 1 dan 2), bagian hutang (rangkap 3), bagian gudang (rangkap 4), bagian penerimaan barang (rangkap 5) dan bagian pembelian (rangkap 6).
4. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian dicek dan diperiksa kwalitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian pembelian (rangkap 1), bagian gudang  (rangkap 2) bersama dengan barangnya, dan untuk arsip bagian penerimaan barang (rangkap 3).
5. Gudang mencocokan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatatnya ke dalam kartu gudang dan kartu barang, lalu menyerahkan laporan penerimaaan barang yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang kepada bagian penerimaan barang.
6. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.
7. Bagian hutang menerima faktur pembelian, kemudian memeriksa dan mencocokannya dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 dan didistribusikan kepada  bagian hutang (rangkap 1 dan 2) dan bagian akuntansi rangkap 3.
8. Bagian akuntansi menerima voucher tersebut dan mencatatnya ke dalam voucher register.
9. Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang menyerahkan voucher lembar 1 dan 2 ke bagian pengeluaran kas.
10. Bagian pengeluaran kas memeriksa voucher dan bukti pendukungnya, lalu menulis cek. Cek beserta voucher lembar 2 diserahkan kepada supplier, sedangkan voucher lembar 1 diserahkan ke bagian akuntansi.
11. Bagian akuntansi mencatat voucher dalam check register, menulis tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.
12. Bagian akuntansi setiap periode menjumlahkan voucher register dan mempostingnya ke dalam buku besar.
13. Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor dan direkonsiliasi dengan catatan kas.

 ***

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan. Pembelian kredit adalah salah satu cara agar perusahaan dapat terus menjalankan kegiatan perusahaanya.