Mengenal Pembelian Kredit

Proses pembelian  merupakan hal yang terpenting dalam suatu proses bisnis. Setiap kegiatan bisnis pasti melakukan proses pembelian, baik itu yang bergerak dalam bidang jasa, jual beli, ataupun industri. Proses pembelian dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Kali ini penulis akan sedikit membahas mengenai pembelian secara kredit.

***

Pengertian pembelian menurut Galloway dkk. (2000:31).“The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat

Pengertian Pembelian kredit menurut (Mulyadi:2002) adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.

Informasi dalam Pembelian Kredit

Pada sistem pembelian umumnya diperlukan informasi-informasi sebagai berikut :

1. Jumlah barang yang harus dipesan. Catatan diambil berdasarkan catatan dibagian gudang.
2. Jumlah order pembelian yang diterbitkan setiap periode.
3. Barang yang diorder yang belum diterima barangnya.
4. Jumlah hutang yang akan jatuh tempo (0-30, 31-60, 61-90, lebih 90hari).
5. Informasi pembelian berdasarkan barang, supplier, maupun faktur atau urutan pembelian.
6. Informasi hutang berdasarkan supplier, maupun urutan pembayaran hutang.

 

Divisi yang Terkait dalam Pembelian Kredit

1. Divisi Gudang Mencatat persediaan barang. Berkoordinasi dengan divisi produksi untuk menentukan bahan baku apa saja yang akan dibeli.
2. Divisi Pembelian Divisi pembelian bertanggung jawab dalam menentukan pemasok/suplier, harga, jenis atau tipe barang yang sudah disesuaikan menurut standar perusahaan.
3. Divisi Penerimaan Divisi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang yang masuk dan menjadi tempat pengecekan suatu barang layak atau tidak digunakan didalam perusahaan.
4. Divisi Akuntansi Divisi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan pembelian dan menginput data ke dalam sistem yang nantinya akan ditindak lanjuti oleh divisi keuangan.Lalu mencatat hutang pebelian kredit dan menyusun catatn hutang perusahaan.
5. Divisi Keuangan Divisi Keuangan bertanggung jawab atas proses pembayaran.

Dokumen yang DIgunakan dalam Pembelian Kredit

1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh divisi gudang untuk meminta divisi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh divisi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Prosedur Pembelian Kredit

Prosedur pembelian kredit menurut sistem akuntansi adalah :

1. Bagian gudang atau yang membutuhkan barang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang dibuat rangkap 3. Rangkap 1 untuk bagian pembelian, rangkap 2 untuk bagian gudang, dan rangkap 3 untuk arsip bagian gudang (disimpan menurut urutan nomornya).
2. Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian  membuat surat permintaan harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Surat permintaan penawaran harga yang dikirimkan oleh supplier-supplier tersebut, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan salah satu supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dengan kwalitas barang atau jasa yang sama.
3. Bagian pembelian menulis  pesanan pembelian (purchases order) rangkap 6 dan distribusikan kepada supplier (rangkap 1 dan 2), bagian hutang (rangkap 3), bagian gudang (rangkap 4), bagian penerimaan barang (rangkap 5) dan bagian pembelian (rangkap 6).
4. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian dicek dan diperiksa kwalitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian pembelian (rangkap 1), bagian gudang  (rangkap 2) bersama dengan barangnya, dan untuk arsip bagian penerimaan barang (rangkap 3).
5. Gudang mencocokan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatatnya ke dalam kartu gudang dan kartu barang, lalu menyerahkan laporan penerimaaan barang yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang kepada bagian penerimaan barang.
6. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.
7. Bagian hutang menerima faktur pembelian, kemudian memeriksa dan mencocokannya dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 dan didistribusikan kepada  bagian hutang (rangkap 1 dan 2) dan bagian akuntansi rangkap 3.
8. Bagian akuntansi menerima voucher tersebut dan mencatatnya ke dalam voucher register.
9. Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang menyerahkan voucher lembar 1 dan 2 ke bagian pengeluaran kas.
10. Bagian pengeluaran kas memeriksa voucher dan bukti pendukungnya, lalu menulis cek. Cek beserta voucher lembar 2 diserahkan kepada supplier, sedangkan voucher lembar 1 diserahkan ke bagian akuntansi.
11. Bagian akuntansi mencatat voucher dalam check register, menulis tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.
12. Bagian akuntansi setiap periode menjumlahkan voucher register dan mempostingnya ke dalam buku besar.
13. Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor dan direkonsiliasi dengan catatan kas.

 ***

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan. Pembelian kredit adalah salah satu cara agar perusahaan dapat terus menjalankan kegiatan perusahaanya.