Mengenal Prosedur Pembelian Bahan Baku pada Perusahaan Industri

Divisi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan.

 5. Divisi Keuangan Divisi Keuangan bertanggung jawab atas pembayaran atau pelunasan hutang bahan baku. [caption caption="Sumber : Internet"]

[/caption] Sistem yang Membentuk Prosedur Pembelian Bahan Baku 1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku, divisi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada divisi pembelian dalam bentuk formulir surat permintaan bahan baku kepada divisi pembelian.  2. Prosedur Pemilihan Pemasok/Suplier dan Penentuan Harga Dalam hal ini divisi Pembelian mengirimkan surat penawaran kepada pemasok untuk mendapatkan informasi harga, kualitas barang serta syarat yang harus dipenuhi. Proses ini bisa digunakan kebeberapa pemasok agar dapat mengetahui harga yang murah dengan kualitas terbaik.  3. Prosedur Pemesanan Pembelian Dalam proses ini, divisi pembelian mengirimkan surat pesanan mengenai barang dan kuantitas barang yang akan dipesan kepada pemasok yang telah dipilih dan telah menjalin kerjasama.  4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, divisi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang datang.  5.  Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini, divisi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.  6. Prosedur Pembayaran Dalam prosedur pembayaran, divisi keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran pesanan atau membayar utang pembelian.  Dokumen-Dokumen Prosedur Pembelian Bahan BakuDokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).3. Surat Order Pembelian (SOP).4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).5. Surat Perubahan Order (SPO).6. Bukti Kas Keluar (BKK). Pengendalian Internal Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sistem Pengendalian yang diterapkan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah sebgai berikut:

1. Adanya pemisahan kewenangan dan fungsi dari setiap divisi agar pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan ranah divisinya seperti : Divisi Gudang, Divisi Pembelian, Divisi Penerimaan, Divisi Akuntansi, Divisi Keuangan.

2. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data data yang berkaitan dengan pembelian bahan baku. Adapun sistem otorisasi yang diterapkan adalah sebagai berikut: 

• Surat permintaan pembelian bahan baku di tandatangani oleh pejabat tertinggi didivisi gudang.
• Setiap pemilihan pemasok harus disetujui manager didivisi pembelian dan direktur utama.
• Setiap pembelian bahan baku harus disetujui manager pembelian dan manager keuangan.
• Laporan penerimaan barang harus ditanda tangani oleh divisi penerimaan dan divisi gudang.
• Setiap pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi harus berdasarkan dokumen yang telah diotorisasi oleh manager akuntansi.
• Sebelum melakukan pembayaran , harus ada otorisasi oleh direktur utama, manager keuangan dan manager akuntansi.

3. Otorisasi tambahan untuk pengendalian

• Setiap dokumen harus mempunyai kode dan nomer urut agar mudah dalam pencatatan dan pengarispan.
• Dilakukan pengarsipan dokumen yang masuk atau keluar disetiap divisi. Tujuan dilakuakn pengarsipan agar memudahkan dalam penemuan kembali.
• Setiap dokumen yang akan diberikan harus ada tanda otorisasi oleh pihak yang bertanggung jawab.
• Penyimpanan arsip dilakukan perdivisi dengan masa pakai minimal 5 tahun

Demikian ulasan singkat dari penulis, semoga bermanfaat.

 

JUDUL TA : ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL PEMBELIAN BAHAN BAKU