Apa dan Bagaimana Sih... Analisis Jabatan Itu?

Disaat kita ingin membangun perusahaan dan bisnis, kita pasti membutuhkan seseorang yang ahli dalam me manajemen sumber daya manusia dengan baik sehingga membutuhkan yang namanya analisis jabatan, dengan adanya analisis jabatan sangatlah penting bagi sebuah perusahaan maupun organisasi. Dikarenakan ini memiliki peranan yang sangat penting maka analisis jabatan haruslah dijelaskan dengan gamblang dan detail.

Dengan adanya analisis jabatan ini maka perusahaan maupun organisasi menjadi tahu bagaimana karakteristik seseorang dalam menggunakan jabatan-nya apakah seseorang itu mampu atau tidak-nya dalam memajukan sebuah perusahaan tersebut.dengan adanya analisa jabatan bisa dilihat dari sebuah deskripsi dan juga spesifikasi dalam sebuah jabatan.

Jika dilihat pasal 56 & pasal 64 Undang-Undang Nomor 5 tahun 2014 tantang ASN berbunyi,  "dalam mengatur analisis jabatan dan merupakan amanat UU No.5/2014 tentang aparatur sipil negara(ASN), dalam setiap instansi pemerintah wajib untuk menyusun analisis jabatan dan analisis beban kerja guna menyusun kebutuhan jumlah serta jenis jabatan dari PNS dan PPK".

Analisis jabatan ialah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Pada analisis beban kerja ialah teknik manajemen sistematik untuk mengetahui tingkat efektivitas dan efesiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Sedangkan, peta jabatan itu susunan nama dan tingkat jabatan pimpinan tinggi, jabatan administrasi dan jabatan fungsional yang ter gambar dalam struktur unit organisasi.

Koordinator perencanaan SDM aparatur kementrian Panrb Sudiana mengatakan, "peraturan mengenai penyusunan analisis jabatan analisis beban kerja telah dijadikan satu dalam dalam PERMENPAN RB nomor 1 tahun 2020  sehingga dapat dilakukan penyusunan analisis kerja dan analisis beban kerja yang lebih baik di instansi pemerintahan".

Dalam penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja terdapat serangkaian tahapan dan proses yang harus dilewati satu per satu. Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah identifikasi mandat dan desain organisasi, struktur organisasi, dan proses bisnis. Selanjutnya, pembentukan tim pelaksana penyusunan analisis jabatan dan analisis beban kerja yang kemudian akan melakukan pada analisis jabatan, pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan, vertifikasi data jabatan yang terdiri daru uraian jabatan(tugas pokok) serta speseifikasi jabatan, validasi kebutuhan, serta penyusunan peta jabatan.

Adapun disini tim pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja, ada ketua tim pelaksana yang merupakan pejabat PJT pertama atau administrator yang bertanggung jawab di bidang  kepegawaian. Lalu, sekretaris merupakan pejabat pengawas dan pejabat fungsional yang membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja. ada syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi tim pelaksana kerja analisis jabatan dan analisis beban kerja yaitu, PNS atau PPPK yang telah mengikuti pelatihan dan bimbingan teknis analisis jabatan serta analisis beban kerja dan syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang berwenang. 

jumlah tim pelaksana analisis jabatan dan analisis beban kerja adalah minimal 7 orang itu juga termasuk ketua dan sekretaris. setelah penyusunan selesai, hasil-nya kemudian disampaikan kepada kementrian Panrb dan badan kepegawaian negara atau BKN melalui aplikasi informasi. bagi pemerintah daerah juga menyampaikan hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja kepada kementrian dalam negeri. penyusunan analisis jabatan dilakukan oleh instansi pemerintahan dalam rentang waktu 5 tahun sekali. sedangkan, untuk ABK dilakukan setiap tahun.

apa sih tujuan analisis kerja itu? 

secara job description tujuan analisis kerja itu untuk mengidentifikasi pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, atau informasi mengenai standar pekerjaan. dalam klasifikasi analisis pekerjaan itu untuk menyusun pekerjaan-pekerjaan ke dalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau pun jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. ada lagi tujuan analisis dalam evaluasi seperti suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat.

bagaimana alur kerja organisasi ?

dalam alur analisis jabatan mempunyai 3 alur yaitu, Desain alur kerja, posisi, dan job. untuk desain alur kerja itu seperti proses analisa tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang dan jasa. lalu, posisi ialah kumpulan kewajiban yang dilakukan oleh satu orang karyawan. yang terakhir ada job yang menjelaskan suatu kumpulan tugas, tanggung jawab, dan kewajiban yang dibebankan pada karyawan agar tercapai tujuan organisasi. 

yang harus dipahami dalam analisis kerja ialah perangkat dasar manajemen SDM. analisis pekerjaan akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang nanti-nya akan dikembangkan dalam sistem yang lain ketika perencanaan SDM, melakukan perekrutan, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi, keselamatan dan kesehatan, hubungan kekaryawanan dan ketenagakerjaan, pertimbanagan hukum, dan analisis pekerjaan untuk tim. 

siapa yang melakukan analisis jabatan?

yang melakukan pertama ialah job analis, job analisis ini bisa saja di perusahaan. orang orang yang diberikan tugas kalau di organisasi sudah pembagian divisi per manajemen-nya sudah bagus dan di spesifikasikan itu di urus oleh job analisis. lalu ada konsultan, konsultan ini adalah sumber informasi dari, (1) pemegang jabatan (2) atasan  langsung (3) pemegang jabatan lain yang tahu tentang pekerjaan tersebut (4) pengamat khusus yang meneliti/mengawasi kegiatan selama pelaksanaan tugas (5) data/dokumen yang ada. 

dalam trend analisis jabatan organisasi dipandang sebagai lahan pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan dari pada kumpulan tugas yang dipegang oleh karyawan. orang-orang yang mendapatkan tugas tentu-nya harus menjalankan fungsi-fungsi nya supaya organisasi berjalan dengan efektif dan akhir-nya pekerjaan dapat di selesaikan. organisasi juga mendesain beberapa tugas berdasarkan projek, bisa saja terkadang perusahaan merekrut orang dalam menyelesaikan tugas nya itu berdasarkan profit.