Masalah manajemen waktu menjadi perhatian umum bagi banyak orang. Banyak orang mengenali dan menganggapnya perlu, namun pada kenyataannya mereka mengabaikannya dan menggunakan . Mengapa manajemen waktu menjadi masalah bagi orang-orang baru sekarang menarik perhatian para peneliti. Ekonom dan psikolog khususnya telah mengembangkan argumen teoretis mengapa manajemen waktu sulit bagi banyak orang. Salah satunya adalah kurangnya keterampilan dan keberanian dalam mengembangkan dan menerapkan manajemen waktu dalam kehidupan (Fisher, 2001).
Fischer (2001) juga mencatat temuan dari teori behavioral decision bahwa orang sering mengabaikan hasil besar di masa depan yang bisa didapatkan ketika menerapkan time management yang bagus. Artinya, pengembangan dan penerapan time management itu hasilnya tidak selalu kelihatan pada tahap awal penerapannya, namun setelahnya, dengan penerapan yang konsisten, hasilnya bisa sangat mengagumkan. Jika hasil di masa depan tidak dipikirkan dalam time management yang dibuat kini, orang bisa jadi akan menggunakan waktu mereka untuk hasil-hasil yang sesegera mungkin bisa didapatkan, yang biasanya lebih kecil dari hasil-hasil lainnya, yang didapatkan kemudian dalam waktu yang jauh ke depan. Dengan kata lain, orang lebih suka hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting ketimbang hal-hal penting tetapi tidak mendesak.
Time management yang bagus sangat penting untuk mengatasi tekanan-tekanan dari dunia modern ini tanpa mengalami terlalu banyak stres. Time management yang bagus tidak berarti melakukan banyak pekerjaan, melainkan berfokus pada tugas setepatnya dan membuat perbedaan. Apakah di dalam pekerjaan atau di kehidupan secara keseluruhan, seorang harus belajar bagaimana mengelola waktu secara baik, yang akan membantu merasa lebih relaks, fokus, dan terkontrol. Menurut Donaldson (dalam Adebisi, 2013) "The aim of good time management is to achieve the lifestyle balance you want." Waktu yang bagus dalam pekerjaan berarti melakukan pekerjaan berkualitas tinggi, bukan terutama tinggi dalam hal kuantitas. Claessens, et al (2007) menemukan bahwa menggunakan teknik time management akan berhubungan langsung dengan kinerja dan kepuasan, serta dapat mengurangi kegalauan dan kecemasan Hal Penting yang Diperhatikan dalam Perancangan Time Management Untuk mengelola waktu secara efektif, masing-masing harus memiliki gambaran yang jelas mengenai prinsip-prinsip serta nilai utama kehidupannya.
Misalnya, sangat penting untuk menerapkan manajemen waktu dalam suatu proyek untuk mendukung efisiensi, memantau kemajuan, merencanakan, dan mengimplementasikan apa yang telah disepakati oleh berbagai pihak yang terlibat. Manajemen waktu adalah salah satu bidang utama yang menjadi perhatian manajer proyek dan tim mereka. Memiliki waktu untuk mengelola berarti ada aturan untuk melaksanakan dan memantau kemajuan proyek dan membuat keputusan penting terkait dengannya. Spesialis proyek sekarang memahami betapa pentingnya hal ini. Dalam sebuah proyek, manajer proyek dan timnya berusaha mengikuti jadwal untuk menyelesaikan tugas dengan kualitas yang baik. Sinkronisasi antara berbagai hal dan kepentingan dari beberapa pihak yang terlibat dalam suatu proyek merupakan hal sangat penting untuk diperhatikan. Yang dikatakan terlibat di sini tentu saja bukan hanya manusia, tetapi juga berbagai sumber daya lainnya, seperti bahan/materi yang diperlukan, dana, tempat, transportasi, perangkat komputer, perizinan, dan sarana lainnya serta waktu itu sendiri. Dalam tahap operasional, menjadwal pekerjaan, membuat kategorisasi jenis pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu, menetapkan kualitas hasil yang diinginkan, dan lain-lain, merupakan sebagian dari hal-hal menarik sekaligus menantang dalam suatu proyek.
Konsep dasar time management adalah penggunaan waktu secara efisien dalam merealisasikan pengerjaan suatu tugas. Para ahli percaya bahwa beberapa hal berikut penting dipertimbangkan dalam perancangan time management yang bagus. Pertama, prioritas tugas-tugas penting dan berdasarkan sumber daya yang tersedia. Kedua, buat rencana dan gunakan waktu yang tersedia seefisien mungkin. Ketiga, pantau ketidakkonsistenan dan gangguan saat ini yang mengganggu alur kerja yang direncanakan. Keempat, mengembangkan efisiensi dan mengurangi tekanan pada jadwal produksi, termasuk tekanan pada mereka yang terlibat dalam proyek. Penyusunan rencana adalah kunci keberhasilan pengelolaan sumber daya yang tersedia. Manajemen Sumber Daya dan Waktu dapat dikelola secara efektif dengan jadwal yang terprogram dengan baik. Jadwal konstruksi dengan jelas menunjukkan kapan proyek harus dimulai dan kapan harus selesai. Selama ini - antara awal dan akhir pekerjaan - harus menyadari bahwa akan ada banyak tekanan yang akan mengganggu jadwal dan juga orang-orang yang bersangkutan. Pemahaman yang baik tentang kemampuan tim secara keseluruhan membantu menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai (Kasturi dan Gransberg, 2002).
Manfaat Time Management
Time management yang baik sangat penting dalam menghadapi tekanan dari kehidupan modern tanpa harus mengalami banyak stres. Waktu yang bagus di pekerjaan berarti melakukan pekerjaan berkualitas tinggi, bukan terutama tinggi dalam hal kuantiti. Claessens, et al (2007) menemukan bahwa menggunakan teknik time management akan berhubungan langsung dengan kinerja dan kepuasan, serta dapat mengurangi kegalauan dan kecemasan. Time management menghadirkan skills, tools, dan kemampuan melakukan hal yang benar pada waktu yang benar, dengan usaha minimal dan sumber daya minimal, efektif dan efisien, yang melaluinya seorang bisa mencapai tujuan dan nilai-nilai personal yang diprioritaskan.
Time management membuat orang menjadi penting dan terhormat, mampu mengorganisasi hal-hal di sekitar, serta membuat seseorang mampu mengoptimalkan kinerja. Kebutuhan akan manajemen waktu semakin diakui dan penting tidak hanya sebagai unsur motivasi untuk efisiensi dan produktivitas karyawan, tetapi juga sebagai dasar aktivitas organisasi secara keseluruhan. Dalam dunia bisnis, waktu adalah komoditas penting untuk segala hal dalam organisasi. Penting untuk mengajarkan karyawan manajemen waktu yang sistematis sehingga mereka dapat mencapai produktivitas dalam jangka waktu tertentu. Organizational Performance mengacu pada posisi organisasi relatif terhadap pesaingnya dalam hal pangsa pasar, laba, dan basis modal. Organisasi semacam itu dibangun melalui kontribusi positif para karyawannya terhadap keberhasilan organisasi (Adebisi, 2013). Pimpinan yang mempunyai visi, determinasi dan fokus jelas akan membangun organisasi yang memiliki kinerja sedemikian tinggi, yang akan memberi pelayanan efektif dan produktif kepada pelanggannya di semua waktu. Organisasi seperti itu adalah organisasi yang dipimpin oleh seorang pemimpin yang memiliki kemampuan pengelolaan waktu yang baik, yang mampu melakukan perubahan melalui efektivitas dan efisiensi pengelolaan waktu dan sumber daya yang tersedia.
Di dalam organisasi sedemikian terdapat pembaharuan tentang semangat belajar menerus, mengaplikasikan strategi baru melalui penelitian dan pertumbuhan serta perkembangan, seraya memasukkan dalam pertimbangan mengenai nilai dan esensi dari waktu. Dia menetapkan goal yang smart, dan mengukur keberhasilan dan kegagalan selalu dalam kaitan dengan waktu. Hal itu menunjukkan tentang pentingnya waktu, tentang pengaruh positif dan juga negatifnya terhadap kinerja organisasi. Waktu terikat pada setiap aktivitas dari organisasi. Demi efektifnya time management bagi kinerja organisasi, manajer dan karyawan dapat memutuskan yang mana saja tugas yang masuk dalam kategori tugas-tugas dasar/pokok, tugas penting dan tugas-tugas bernilai rendah, dengan bertanya: tugas mana yang memiliki nilai paling tinggi bagi organisasi; tugas mana yang dianggap penting manajer; atau, jika tidak semua tugas dapat diselesaikan, yang mana di antaranya yang harus diselesaikan. Ini akan memacu kemajuan pertumbuhan dan perkembangan bagi langkah organisasi dalam meraih sukses (Adebisi, 2013).
Dalam time management diterima bahwa pengontrolan atas waktu merupakan mediator antara time management di satu pihak dan indikator dari kepuasan kerja, well-being, dan kinerja di pihak lain. Hal-hal yang terkandung sebagai hal yang esensial dalam time management dapat dimaknai sebagai kombinasi dari time assessment, goal setting, planning, dan aktivitas monitoring (Claessens, et al, 2007). Manajemen waktu adalah prediktor kontrol waktu yang setidaknya sebagian memediasi hubungan antara manajemen waktu dan kesejahteraan serta kepuasan kerja. Hubungan antara manajemen waktu, mempertahankan kendali atas waktu, produktivitas dan kesejahteraan telah terlihat pada beberapa penelitian yang telah dilakukan (Häfner & Stock, 2010).
