TB1 - Konsep Sistem Pengolahan Transaksi Keuangan

D. Arsip pada SIA yang Terkomputerisasi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terkomputerisasi tidak sama dengan sistem informasi akuntansi yang bersifat manual, dapat dilihat dari sisi pengolahan datanya. Dalam sistem manual, dokumen transaksi, jurnal, buku besar dan buku besar pembantu dipergunakan. Namun komputerisasi  umumnya  menggunakan data file dan dokumen.

Ada dua macam file yang perlu ada pada file data yaitu file induk (Master file ) dan file transaksi (Transaction file). Para akuntan pada proses merancang ini perlu dipahami tipe file sebab perubahan dalam sistem akuntansi diterapkan melalui perangkat lunak dan perubahan rancangan data. Berikut dua jenis file data :

1. File Induk (Master file )

Pada file induk dapat menyimpan data secara permanen pada agen internal, eksternal maupun barang atau jasa. Contohnya yaitu file persediaan, file pelanggan dan file karyawan. File induk ini tersedia rincian transaksi individu. Data itu disimpan mempunyai karakterustik untuk data acuan  ataupun data ringkasan.

2. File Transaksi (Transaction file )

Pada file transaksi dapat menyimpan suatu data yang terjadi, mencakup filed dan tanggal transaksi. sebuah File transaksi ini juga meliputi barang dan jasa yang berkaitan dengan kejadiannya. Contohnya, jumlah barang yang dipesan. Semua yang memerlukan informasi harus dicatat dalam file transaksi yang sesuai pada jenis kejadian.

Metode Pengolahan Data Komputer 

Pada proses pengolahan data terbagi menjadi empat tahap yang terdapat pada sistem  berbasis komputer yakni :

• Data input, pada tahap input ini data transaksi dikumpulkan dan akan di konversikan ke machine-readable form
• Data transaksi, data ini dikelompokkan dan diperiksa dulu agar pengolahan data efektif. Untuk yang berbasis komputer data transaksi dimasukkan ke dalam online micro komputer.
• Data storage, Data storage ini sangat penting dan harus dijaga. Perusahaan harus memiliki akses yang cepat dalam datanya agar berfungsi dengan baik. Oleh karena itu akuntan harus memahami cara pengolahan dan penyimpanan data agar dengan mudah dapat diakses.
• Data processing, pada tahap ini data transaksi dimanipulasi agar menghasilkan informasi yang berguna. Pada tahap ini terdapat aktivitas pengolahan data yaitu, calculating, comparing, summarizing, filtration dan retrieval.
• Data maintenance, pada tahap ini terbagi menjadi empat bagian yakni, additions, deletions, updates dan changes. Data pada sistem informasi akuntansi bisa di proses dalam sequental file processing atau acces file processing. Proses ini cepat dan efisien data pengolahan data. 

Pada online processing terdapat dua bentuk pengolahan data yaitu :

1. Online batch