Audit of Personnel Cycle : Staffing and Payroll

Nama   : Ririn Indah Kurniawati

NIM    : 2014017041

Kelas   : 4A2

AUDIT PERSONEL TENTANG SIKLUS KEPEGAWAIAN  DAN PENGGAJIAN

Fungsi akuntansi, keuangan, dan personalia dibutuhkan oleh perusahaan manufaktur dalam siklus jasa personel. Dalam hal mengangkat karyawan, menetapkan tarif upah dan gaji, menetapkan jabatan, menurunkan pangkat maupun promosi, mutasi bagi karyawan, menghentikan, menetapkan tunjangan karyawan, dan menghitung gaji merupakan fungsi personalia. Dalam melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan itu adalah fungsi keuangan. Sedangkan, untuk mencatat berbagai biaya adalah fungsi dari akuntansi.

Di dalam siklus ini terdapat dua fungsi akuntansi yaitu :

1.      Sistem akuntansi penggajian, terdiri dari kegiatan berikut ini :

a.       Mencatatan waktu hadir karyawan

b.      Membuatan daftar gaji karyawan

c.       Membayarkan gaji karyawan

d.      Mendistribusi biaya gaji karyawan

2.      Sistem akuntansi pengupahan, terdiri dari kegiatan berikut ini :

a.       Mencatatan waktu hadir karyawan

b.      Mencatatan waktu kerja karyawan

c.       Membuatan daftar upah karyawan

d.      Membayarkan biaya upah karyawan

e.       Mendistribusi upah karyawan

Berikut adalah akun dalam siklus jasa personel. Barang dalam proses – tenaga kerja langsung

1.      Akun Biaya overhead perusahaan

2.      Akun Biaya pemasaran

3.      Akun Biaya administrasi dan umum

4.      Akun Utang PPh karyawan

5.      Akun Utang dana pensiun karyawan

 

HAL YANG HARUS DILAKUKAN DALAM PROGRAM AUDIT UNTUK MENGUJI SIKLUS JASA PERSONEL

1.      Dalam melakukan transaksi pembayaran maka harus mengetahui mengenai sistem informasi akuntansi terlebih dahulu.

2.      Pada setiap pembayaran jasa personel akan ditentukan kemungkinan yang bersifat salah saji.

3.      Dalam pelaksanaan pembayaran ditentukan terlebih dahulu berbagai aktivitas untuk pengendalian yang dapat mencegah adanya salah saji.

4.      Kemudian, agar mengefektivkan aktivitas pengendalian dalam siklus ini maka ditentukan prosedur audit yang tepat.

5.      Untuk menguji pengendalian maka diperlukan penyusunan berbagai program audit.

 

Berikut adalah Berbagai Fungsi dalam Audit Jasa Personel

1.      Fungsi menerima karyawan. Bertanggung jawab dalam pencarian karyawan baru, lalu menyeleksinya serta menentukan penempatan bagi karyawan baru tersebut, setelah itu  membuat surat keputusan gaji dan upah karyawan, termasuk kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi bagi karyawan, serta pemberhentian karyawan.

2.      Fungsi mencatat waktu. Bertanggung jawab dalam mengadakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan di perusahaan.

3.      Fungsi membuat daftar gaji dan upah. Bertanggung jawab dalam perhitungangaji pada karyawan.

4.      Fungsi membuat bukti kas keluar. Bertanggung jawab dalam membuat perintah untuk mengeluaran sejumlah kas dalam hal membayar gaji seperti yang tertera di dalam daftar gaji dan upah.

5.      Fungsi membayar gaji dan upah. Bertanggung jawab dalam mengisi cek untuk digunakan membayar gaji dan upah serta mencairkan cek tersebut ke bank.

6.      Fungsi akuntansi biaya. Bertanggung jawab dalam pencatatan distribusi biaya ke kartu kos produk dan kartu biaya yang didasarkan dari rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja (khusus bagi tenaga kerja langsung pada pabrik).

7.      Fungsi akuntansi umum. Bertanggung jawab dalam pencatatan gaji dan upah ke dalam jurnal umum.

Berikut adalah berbagai Dokumen yang Menangani Jasa Personel

1.      Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini adalah berupa surat-surat yang ada kaitannya dengan karyawan, misal seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaannya, pemindahan karyawan, dan lain-lain

2.      Kartu jam hadir. Dokumen ini adalah dokumen yang digunakan fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir karyawan di perusahaan.

3.      Kartu jam kerja. Dokumen ini adalah dokumen yang dipergunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung pabrik dalam mengerjakan pekerjaannya.

4.      Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini adalah dokumen yang didalamnya berisi jumlah gaji dan upah bruto karyawan.

5.      Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini adalah ringkasan dari gaji dan upah per departemen.

6.      Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini adalah catatan bagi karyawan mengenai tentang rincian gaji dan upah yang diterima karyawan.

7.      Amplop gaji dan upah. Amplip ini di dalamnya terdapat uang gaji dan upah karyawan.

8.      Bukti kas keluar. Dokumen ini adalah perintah pengeluaran kas kepada karyawan.

Berikut Adalah Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Jasa Personel

1.      Jurnal umum. Pesanan dari departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja dicatat dalam distribusi biaya tenaga kerja.

2.      Kartu kos produk. pencatatan upah tenaga kerja langsung untuk pesanan tertentu maka digunakanlah buku pembantu untuk mencatatnya.

3.      Buku pembantu biaya. Pengunaannya adalah untuk mencatat biaya tenaga kerja (kecuali biaya tenaga kerja langsung).

4.      Kartu penghasilan karyawan. Berisi mengenai catatan penghasilan dan potongan karyawan.

Dalam Audit Jasa Personel diperlukan Aktivitas untuk Pengendalian. Sebagai Berikut :

1.      Bagian yang mencatat waktu kerja karyawan harus terpisah dari bagian operasional.

2.      manajer mempunyai wewenang otorisasi untuk

a.       Siapa saja yangada di dalam daftar gaji dan upah.

b.      tambahan keluarga, perubahan tarif gaji dan upah, perubahan gaji dan upah karyawan karena adanya perubahan pangkat.

c.       adanya potongan gaji dan upah karyawan selain PPh karyawan.

d.      Dokumen Kartu jam hadir.

e.       Jika ada perintah untuk lembur.

f.       Dokumen daftar gaji dan upah.

g.      Dokumen bukti kas keluar yang digunakan dalam pembayaran gaji dan upah.

h.      Dokumen Bukti memorial yang digunakan untuk membebankan biaya tenaga kerja.

3.      Berbagai formulir harus dibuat nomor urut yang tercetak serta berbagai dokumen tersebut harus dapat dipertanggung- jawabkan.

4.      Pengecekan yang tidak terikat dari :

a.       Tarif upah dalam kartu jam kerja.

b.      Kartu jam hadir.

c.       Memasukan kartu jam hadir ke mesin yang berguna untuk mencatat waktu.

d.      Membuatan daftar gaji dan upah.

e.       Membayarkan gaji dan upah.

5.      Adanya rekonsiliasi dalam hal berikut :

a.       daftar gaji dan upah karyawan dengan kartu penghasilan karyawan.

b.      kartu penghasilan karyawan dengan pajak penghasilan karyawan.

6.      Sebagai tanda bahwa karyawan telah menerima gajinya maka digunakan kartu penghasilan karyawan.

7.      Dalam menggunakan panduan pelaporam biaya tenaga kerja dan akun pada waktu yang tepat.

Berikut Adalah Berbagai Pengujian yang Digunakan dalam Program Audit

Keberadaan atau Ketejadian

1.      mengamati pemisahan fungsi terhadap pembayaran gaji danupah.

2.      mengamati pencatatan jam kerja dan waktu hadir.

3.      mengambil sampel untuk pemeriksaan daftar gaji dan upah, kartu jam hadir, dan kartu jam kerja terhadap :

a.       ketepatan nama dalam dokumen.

b.      Adanya bukti bahwa telah dilakukan pengecekan independen dalam membuatnya.

Kelengkapan

4.      Memeriksa apakah formulir kartu jam hadir  dan kartu jam kerja telah menggunakan nomor urut tercetak dan dapat dipertanggungjawabkan.

5.      Mengambil sampel dari dokumen sumber atas bukti kas keluar dan kemudian dilakukan pengusutan ke catatan akuntansi :

a.       Pencatatan ke dalam register bukti kas keluar dan jurnal umum

b.      Daftar gaji dan upah karyawan

c.       Kartu kos produk

Penilaian dan alokasi

6.      Dalam langkah yang ke 3, periksa :

a.       Persetujuan untuk aktivitas tenaga kerja tidak langsung dan langsung.

b.      Melakukan pengecekan independen atas dokumen sumber (bukti memorial dan bukti kas keluar).

7.      Untuk memperoleh keyakinan bahwa tidak terjadi kekeliruan akun  atau posting jumlah moneter maka dilakukanlah memeriksa serta mengecek posting ke jurnal umum, register bukti kas keluar dan buku pembantu biaya.

 

MEMBANDINGKAN ANTARA AKUN YANG TERKAIT DENGAN SALDO JASA PERSONEL

Berikut adalah akun yang terkait siklus jasa personel yaitu

1.      Utang komisi

2.      Utang dana pensiun

3.      Utang gaji dan upah

4.      Utang bonus

5.      Utang pajak penghasilan karyawan

 

Beriku adalah Berbagai Pengujian yang Dilakukan dalam Jasa Personel :

A.    Pertama, Prosedur Analitik

1.      Membandingkan biaya karyawan tahun sebelumnya dengan biaya karyawan tahun yang akan diaudit. Biaya meliputi upah, gaji, bonus, komisi, tunjangan, dll

2.      Membandingkan saldo utang dalam neraca tahun sebelumnya dengan saldo utang siklus jasa personel dalam neraca yang diaudit.

3.      Menghitung total biaya karyawan serta ratio biaya pajak penghasilan karyawan dan kemudian memperbandingkan ratio itu dengan ratio tahun sebelumnya.

4.      Melakukan rekonsiliasi terhadap jumlah pajak penghasilan karyawan dengan jumlah SPT.

B.     Kedua, Perhitungan Kembali Utang Upah dan Gaji

Dalam memverifikasi kemungkinan adanya salah saji seorang auditor harus menyajikan utang yang berkaitan dengan siklus tersebut dan metode untuk menghitung utang yang digunakan harus konsisten. Auditor juga harus melakukan review terhadap utang pajak penghasilan karyawan, komisi, bonus, utang gaji, upah, kompensasi, tunjangan rekreasi, tunjangan cuti.

C.     Terakhir, Verifikasi Kompensasi Eksekutif

gaji, bonus, stock option,biaya representasi adalah kompensasi eksekutif. Dalam pemeriksaan, auditor harus membandingkan otorisasi kompensasi yang dicatatdengan kompensasi dari dewan komisaris untuk memverifikasi jumlahnya.