Untuk memulainya, kita perlu mengetahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan rantai pasok atau supply chain (SC). SC pada intinya adalah aliran material, informasi, dan uang dari tangan produsen sampai menjadi produk siap pakai pada konsumen yang memperhatikan faktor ketepatan waktu, biaya, dan jumlah produksi. Sedangkan manajemen rantai pasok atau supply chain management(SCM), adalah pengelolaan atas integrasi pada aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam proses pengadaan bahan baku, pengolahan produk, hingga pendistribusian produk dari produsen ke konsumen akhir.
Sebuah SCM akan semakin efisien dan mencapai kondisi ideal apabila sebuah pasokan produk atau bahan baku yang datang sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi biaya-biaya yang dianggap boros, dapat diperkecil ataupun dihilangkan. Itulah kondisi ideal dari sebuah SCM, meskipun kenyataannya tidaklah seindah konsep yang ditawarkan.
Akan tetapi, setidaknya manusia dapat mengusahakan agar hasil kerja SCM mendekati kondisi idealnya dengan menggunakan kegiatan-kegiatan tertentu. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI) dan atau pengelolaan management information system (MIS) dalam SCM. Salah satu contoh pemanfaatan IT/MIS yang saat ini paling mudah untuk dijumpai pada perusahaan-perusahaan, khususnya perusahaan besar dengan pasar yang luas adalah Enterprise Resource Planning (ERP).
ERP merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, dengan menyediakan informasi secara real-time. Alasan utama hadirnya konsep ERP adalah karena secara umum perusahaan ingin mengintegrasikan sistem, divisi, ataupun departemen yang terpisah sebagai satu kesatuan. ERP memungkinkan perusahaan untuk menggabungkan sumber data yang terpisah ke dalam satu database. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan untuk membuat laporan dari data yang bersumber dari berbagai departemen. Namun untuk menerapkan ERP, perlu biaya yang cukup tinggi sehingga harus benar-benar menjalankan prosesnya secara benar.
ERP pada dasarnya memerlukan bantuan perangkat lunak khusus yang dinamakan SAP (System Application and Product in data processingatau biasa disebut juga sebagai System Anaysis and Program Development). SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya.
Menggunakan SAP dan ERP, suatu perusahaan dapat dengan mudah memperkirakan berapa lama suatu pasokan bahan baku akan habis dan dibutuhkan kembali, mengetahui jumlah produksi yang dapat dilakukan dengan performa perusahaan saat ini, menghitung keperluan bahan baku yang kurang, dan berbagai hal lainnya secara real-time karena terhubung langsung dengan database perusahaan. Hal ini mungkin untuk dilakukan, karena SAP memiliki algoritma yang unik.
Untuk contoh kasus penerapan ERP ini adalah pada perusahaanNueske’s Applewood Smoked Meats, sebuah perusahaan spesialis penyuplai daging asap, sosis, dan ayam di Wisconsin, Amerika Serikat sejak tahun 1933. Berdasarkan video yang diunggah oleh Aptean, sebuah perusahaan penyedia jasa perangkat lunak perusahaan (termasuk SAP), pada situs jejaring sosial Youtube (https://goo.gl/sXSWXC), digambarkan bagaimana perubahan positif yang terjadi ketika ERP mulai diimplementasikan pada perusahaan itu.
Pada video yang diunggah pada tanggal 22 April 2014 tersebut, Glenn Gazzolo, Chief Operating Officer dari Nueske’s mengakui bahwa sebelum periode 2010-2011 semua yang terjadi benar-benar sedikit berbeda dari apa yang telah terjadi sekarang. Ia berkata bahwa hal-hal seperti berapa besar biaya produksi suatu produk, atau bagaimana yang harus dilakukan dalam setahun ke depan, dapat memakan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan hanya untuk sekadar menyusun suatu rencana yang tepat. “Itu sangat lambat dan banyak duplikasi dalam pekerjaan kami”, ujarnya.
Namun setelah implementasi ERP, ia mengakui semuanya menjadi lebih cepat. “Bahkan hanya dengan menekan satu tombol, kami sudah dapat menemukan sebuah jawaban yang tepat”, tukas Glenn. Hal semacam ini menurutnya sangatlah efisien dan memberikan ruang bagi Nueske’s untuk mengembangkan bisnisnya.
Menurut Andy Pietsch, Manajer Operasional Nueske’s juga mengatakan bahwa sebelum implementasi ERP dilakukan, semua data-data harus dikumpulkan secara manual seperti kebanyakan perusahaan yang bergantung pada berlembar-lembar spreadsheet Excel dan menjaga agar data tersebut tetap valid. Ia juga menambahkan bahwa, pada lingkungan kerja Nueske’s yang bersuhu dingin-lembab dan memprioritaskan keamanan makanan yang tinggi, pengukuran untuk kebanyakan data ini (pada bahan baku) sangat sulit untuk dilakukan secara akurat. “... dan kegiatan pelaporan data menjadi sangat rapi juga lancar, karena kami telah memiliki database”, ujarnya.
Berdasarkan contoh yang saya berikan, ERP memang dapat meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, apabila dilakukan dengan tepat dan didukung oleh semua pihak. Sekali lagi, hanya dan akan terjadi, jika dilakukan dengan tepat. Sebab, ada pula perusahaan yang tidak begitu sukses dalam melakukan penerapan konsep ERP ini. Salah satu contohnya, adalah kasus yang menimpa Nestlé pada awal tahun 2000-an.
Nestlé adalah perusahaan makanan dan minuman multinasional yang berkantor pusat di Vevey, Switzerland. Produk-produk yang dihasilkan oleh Nestlé meliputi makanan bayi, minuman botol, sereal sarapan, kopi dan teh, gula, susu, es krim, makanan beku, makanan hewan, dan cemilan (Bangsa, 2015).
Nestlé dibentuk pada tahun 1905 oleh penggabungan dari Perusahaan Susu Anglo-Swiss, yang didirikan pada tahun 1866 oleh George Page dan Charles Page bersaudara, dan Farine Lactée Henri Nestlé, didirikan pada tahun 1866 oleh Henri Nestlé. Perusahaan tumbuh signifikan selama Perang Dunia I dan Perang Dunia II, memperluas penawarannya di luar produk awalnya, yaitu susu kental dan produk formula bayi (Bangsa, 2015).
Pada tahun 2000 Nestlé memutuskan untuk memanfaatkan luasnya jaringan dan mulai menjadi perusahaan raksasa. Untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan menandatangani kontrak dengan SAP senilai 200 juta USD untuk membangun sebuah sistem ERP untuk 230.000 karyawannya di dalam 80 negara di seluruh dunia (Olson, 2004, dalam Bangsa, 2015). Kemudian, Nestlé juga menyerahkan tambahan 80 juta USD yang dihabiskan untuk konsultasi, pemeliharaan, dan upgrade (Konicki, 2000, dalam Bangsa, 2015). Para eksekutif di Nestlé menyadari bahwa perusahaan membutuhkan untuk standarisasi proses bisnisnya jika ingin perusahaannya lebih kompetitif. Peluncuran telah dijadwalkan untuk mengambil tiga tahun untuk situs terbesar Nestlé (Bangsa, 2015).
Pada tahun 1997, Nestlé USA memulai proyek ERP yang dikenal sebagai BEST (Business Excellence Through Systems Technology) (Worthen, 2002). Proyek tersebut dijadwalkan untuk berjalan selama 6 tahun yang berakhir pada kuarter pertama di tahun 2003. Proyek ini telah dianggarkan lebih dari 200 juta USD dan akan mengimplementasikan 5 modul SAP, yaitu pembelian, finansial, penjualan dan pendistribusian, akun pembayaran, dan akun penerimaan (Worthen, 2002).
Istilah “Implementasi ERP” bisa menjadi mimpi buruk jika proses tersebut gagal. Kegagalan tersebut dapat berakibat buruk bagi bisnis mereka, baik vendor maupun perusahaan. Oleh karena itu Vendor, seperti SAP berusaha untuk bekerja dengan teliti untuk mempertaruhkan reputasi mereka untuk dapat mencapai kesuksesan dalam implementasi. Beruntung bagi perusahaan yang mempertimbangkan implementasi ERP berdasarkan kepada apa telah dilakukan pada perusahaan lain sehingga bisa mempelajari keberhasilan dan kegagalan implementasi (Bangsa, 2015).
Salah satu faktor kunci dari kesuksesan implementasi adalah jangan mencoba untuk membuat produk sama persis seperti idealnya dengan yang ingin dikerjakan atau dari sisi lain yang menganggap bahwa orang benar-benar akan mengubah prosesnya untuk memenuhi permintaan. Pertama, memerlukan waktu bertahun-tahun dan biaya yang dikeluarkan dan kedua, akan menemui hambatan besar (Adshead, 2002).
Kendala terakhir untuk dihindari dalam implementasi ERP adalah tidak untuk meremehkan pentingnya pelatihan. Hal ini tidak umum ketika usirseperti karyawan menerima pelatihan beberapa hari pada sistem baru dan kemudian tidak melihat sistem lagi untuk beberapa bulan. User membutuhkan pelatihan yang dalam dan harus dilibatkan dengan pengujian sistem jika memungkinkan untuk dilakukan (Adshead, 2002).
Sayangnya untuk Nestlé USA, mereka tidak memperhatikan kegagalan dari yang lainnya. Sepanjang implementasi, Nestlé USA membuat kesalahan besar yang hampir menghancurkan proyek tersebut. Ketika proyek dimulai, satu tim dari 50 top eksekutif dan 10 senior profesional IT telah berkumpul untuk mengembangkan kumpulan best practices untuk semua divisi Nestlé USA. Tujuannya adalah untuk mengembangkan best practices ini untuk semua fungsi dari organisasi. Setiap fungsi dari manufaktur sampai penjualan nantinya akan dipaksa untuk meninggalkan pendekatan lama mereka dan menerapkan best practice baru yang sudah dikembangkan. Secara bersamaan, tim teknis dituduh karena melaksanakan implementasi struktur data umum di seluruh perusahaan (Worthen, 2002).
Pada saat awal 2000, implementasi telah berubah menjadi bencana. Karyawan banyak yang tidak mengerti bagaimana menggunakan sistem baru dan hanya sedikit yang bersedia untuk membantu meluruskan kekacauan yang telah dikembangkan (Worthen, 2002).
Masalah implementasi Nestlé USA tidak sampai pada isu karyawan.Kesulitan teknis mulai muncul juga pada saat peluncuran sistem. Dalam rangka untuk menghadapi Y2K−Year 2 Kilo;sebuah istilah yang merujuk kepada kekacauan akibat kesalahan perhitungan komputer pada tahun baru 2000−, tim proyek telah mengabaikan titik integrasi di antara banyak modul aplikasi SAP yang dikembangkan. Ini berarti bahwa modul yang berbeda tidak dapat berhubungan dengan yang lain (tidak terintegrasi). Jadi ketika tenaga penjual memberikan diskon kepada pelanggan dan memasukkan ke dalam sistem, bagian akun piutang dari sistem tidak tahu tentang diskon tersebut. Hasilnya adalah pelanggan membayar tagihannya tetapi faktur yang muncul seolah-olah itu hanya sebagian yang dibayar. Pada saat Juni 2000, Nestlé USA dipaksa untuk berhenti untuk peluncurannya dan manajer proyek dihapus dari proyek dan dipindahkan ke Swiss (Worthen, 2002).
Berdasarkan uraian dari contoh kasus Nestlé di atas, dapat ditarik simpulan bahwa implementasi ERP suatu perusahaan tidak sama dengan implementasi yang pernah dihadapi oleh perusahaan lainnya. Meskipun ada berita buruk yang didengar atas implementasi ERP dan hal yang terkait dengan ERP, tetap terdapat kemungkinan untuk meraih kesuksesan dalam menerapkan ERP. Seperti yang dirasakan oleh Nueske’s Applewood Smoked Meats.
Referensi:
Bangsa, Bentar Dwika Putra. 2015. Faktor Sukses Implementasi Enterprise Resource Planning
(Studi Kasus : Implementasi ERP di Nestlé). Makalah. Bogor : Institut Pertanian
Bogor.
Worthen, Ben. 2002. Nestlé's Enterprise Resource Planning (ERP) Odyssey. Daring, dalam
(https://goo.gl/GidcmC), diakses Selasa, 4 Oktober 2016.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
