Dokumen merupakan bukti yang otentik/valid. Didalam perusahaan, dokumen dapat diartikan juga sebagai rekaman transaksi atau data perusahaan lainnya. Contoh dari dokumen adalah cek dan tagihan yang dikirimkan ke pihak eksternal, serta laporan penerimaan barang dan daftar permintaan pembelian yang digunakan oleh internal perusahaan. Dokumen dapat dicetak atau disimpan sebagai gambar elektronik di komputer. Adapun fungsi dari dokumen, yaitu:
- Diperiksa: adalah suatu proses sistematis yang dilakukan oleh orang yang independen untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti berbagai informasi tentang suatu entitas ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara kumpulan informasi tersebut dengan persyaratan-persyaratan yang telah dibuat. Dalam hal ini, dokumen dapat diperiksa oleh auditor untuk memastikan bahwa transaksi-transaksi yang disampaikan tersebut memang sudah benar.
- Re-kalkulasi: realkulasi melibatkan pemeriksaan ulang atas suatu perhitungan atau pelaksanaan ulang yang melibatkan pengecekan atas prosedur lain. Pemeriksaan ulang ini terdiri dari pengujian atas keakuratan perhitungan seperti faktur penjualan dan persediaan, penjumahan jurnal dan buku tambahan, serta pengecekan ulang kalkulasi beban penyusutan dan beban dibayar dimuka.
- Re-konfirmasi: Konfirmasi dilakukan untuk memastikan kebenaran informasi atas suatu hal dari pihak ketiga. Biasanya hal ini mengacu pada kepastian jumlah saldo dalam piutang maupun hutang. Bukti audit yang diperoleh atas prosedur ini, yaitu surat konfirmasi dari pihak ketiga atau eksternal.
Seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan teknik perencanaan dan dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh oleh perancang dan auditor sistem oleh oleh tenaga akuntansi.
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern serta para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Bagaimana contoh Bentuk Dokumentasi pada Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Citra visual dapat menyampaikan informasi system secara lebih efektif dan lebih efisien daripada kata-kata. Sebagai perancang dan auditor sistem, para akuntan menggunakan dokumentasi system secara rutin. Oleh sebab itu, kemampuan mendokumentasikan system dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasai oleh para akuntan. Ada beberapa bentuk dokumentasi pada Sistem Informasi Akuntansi, diantaranya adalah:
1. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggambarkan aliran data dari sebuah proses atau sistem informasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan system yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain system yang baru. Tidak ada cara standar dalam menyusun DFD, karena persoalan yang berbeda memerlukan metode yang berbeda pula. Ada 3 jenis diagram dalam diagram arus data, yaitu:
a. Diagram Konteks: Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu sistem.
b. Diagram Zero: Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks.
