Transformasi Sistem Informasi, Mengelola Kebiasaan Lama untuk Perubahan yang Mulus

Transformasi Sistem Informasi: Mengelola Kebiasaan Lama untuk Perubahan yang Mulus

Discontinuance atau penghentian penggunaan sistem informasi (SI) dalam organisasi sering kali dianggap sebagai fase yang lebih mudah dibandingkan penerapan atau adopsi sistem baru. Namun, seperti yang diungkapkan oleh Rezazade Mehrizi, van den Hooff, dan Yang dalam artikel mereka berjudul Breaking or keeping the habits: Exploring the role of legacy habits in the process of discontinuing organisational information systems (2021), proses ini tidak sesederhana yang dibayangkan. 

Dalam studi yang dilakukan pada sebuah perusahaan hipotek dan perusahaan telekomunikasi, mereka menemukan bahwa kebiasaan pengguna terhadap sistem lama atau legacy systems memainkan peran penting dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan penghentian sistem tersebut.

Pengguna sistem informasi cenderung mengembangkan kebiasaan jangka panjang yang mempermudah mereka menggunakan sistem tersebut secara efisien. Namun, ketika sistem tersebut harus dihentikan, kebiasaan ini menjadi tantangan baru. 

Sebagai contoh, dalam studi ini, ditemukan bahwa pada salah satu perusahaan, lebih dari 30% pengguna sistem lama memilih untuk keluar dari perusahaan karena merasa tidak dapat atau tidak mau beradaptasi dengan sistem baru. Ini menunjukkan bagaimana kebiasaan lama bisa menjadi penghalang serius dalam perubahan teknologi di organisasi.

Dari temuan ini, kita bisa melihat bahwa menghentikan kebiasaan lama tidak hanya tentang memigrasikan data atau mengganti teknologi, tetapi juga bagaimana pengguna beradaptasi dengan pola kerja baru. Kebiasaan ini seringkali melibatkan proses kognitif yang mendalam dan membutuhkan waktu untuk dibentuk, sehingga wajar jika pengguna mengalami resistensi saat dihadapkan pada perubahan. 

Oleh karena itu, dalam konteks modernisasi teknologi informasi, para pemimpin organisasi perlu mempertimbangkan secara mendalam peran kebiasaan ini untuk memastikan transisi berjalan lancar. Penelitian ini, yang diterbitkan pada tahun 2021 dalam Information Systems Journal, memberikan wawasan berharga tentang betapa kompleksnya proses penghentian sistem lama, dan bagaimana peran kebiasaan tidak boleh diabaikan dalam strategi perubahan organisasi.

***

Dalam konteks organisasi yang ingin menghentikan sistem informasi lama, penelitian Rezazade Mehrizi et al. (2021) mengidentifikasi tiga peran utama yang dimainkan oleh kebiasaan pengguna: peran inhibiting (menghambat), bridging (menjembatani), dan deterring (menghalangi). Masing-masing peran ini memiliki implikasi yang signifikan terhadap bagaimana transisi dari sistem lama ke sistem baru dapat dikelola.

Pertama, peran inhibiting terjadi ketika kebiasaan lama pengguna menghambat transisi ke sistem baru. Di perusahaan hipotek yang diteliti, ditemukan bahwa sebagian besar pengguna lebih nyaman menggunakan sistem lama yang berbasis mouse, sementara sistem baru lebih mengandalkan pintasan keyboard. 

Hal ini menyebabkan kecemasan di kalangan pengguna, karena mereka merasa harus "membangun ulang" cara kerja mereka. Bahkan, sekitar sepertiga pengguna sistem lama memutuskan untuk meninggalkan perusahaan karena enggan beradaptasi dengan sistem baru.