Plus Minus Open Space Office di Era Online Meeting

"Baiklah... Menurut pendapat saya... Bla... bla... bla..."

"Jadi apa yang disampaikan oleh Bapak tadi tidak sesuai dengan bla...bla...bla..."

"Kita menuju ke point 1 yaitu bla...bla...bla..."

Baca juga: Memperjuangkan Mental Health Vs Budaya Organisasi

Suara bersahut-sahutan terdengar dari beberapa sudut ruang kantor. Yaa... beberapa teman sedang mengikuti online meeting. Situasi yang sekarang menjadi hal yang lumrah sejak pandemi menyerang.

Sejak virus Covid-19 menguasai kehidupan normal kita, kebiasaan-kebiasaan kita dalam keseharian juga menjadi porak poranda. Butuh penyesuaian yang tidak mudah bagi kita untuk bisa bangkit lagi dan memulai hidup normal dengan segala kebiasaan baru.

Masing-masing orang berjuang dengan standar dan levelnya sendiri untuk menemukan pola yang pas dan nyaman bagi dirinya setelah sekian lama terisolir dari dunia luar.

Kejadian pandemi dan sekarang sudah menuju ke arah endemi, telah memunculkan berbagai sistem baru dalam tatanan dunia kerja. Keharusan untuk menerapkan physical distancing dalam keseharian telah merubah cara kita berinteraksi dengan rekan kerja dan stakeholder. 

Baca juga: Banggakah Kita sebagai Pegawai yang Dibutuhkan Kantor?

Munculnya kebijakan Work From Home (WFH) dan Work From Office (WFO) bahkan saat ini sedang dikaji lagi Work From Anywhere (WFA), mau tidak mau membuat ketergantungan kita kepada teknologi informasi menjadi sangat kuat. 

Segala sesuatu sekarang serba digital. Kehadiran kita virtual. Interaksi kita secara online.

Online Meeting (Foto:businesschicks.com)

Inovasi dalam dunia teknologi komunikasi telah memungkinkan kita untuk berinteraksi dengan sejumlah orang dari beberapa lokasi yang berbeda. Efektivitas menjadi pertimbangan utama hingga sampai sekarang pun di saat kasus Covid-19 sudah mulai melandai, online meeting masih menjadi alternatif utama untuk melakukan koordinasi di kantor.

Kita telah dimanjakan oleh teknologi hingga pekerjaan yang dahulu sangat menyita waktu bisa diselesaikan dengan mudah, cepat dan praktis. Tinggal meng-klik link alamat meeting, kita sudah bisa melakukan koordinasi tanpa harus memikirkan pergi ke suatu tempat pertemuan.

Lantas apa hubungannya online meeting dengan layout kantor yang sebagian besar sudah open space?

Open Space Office (Foto:inc.com/Getty Images)

Open space adalah ruang kerja dengan konsep terbuka. Ruang kerja para pegawai tidak dibatasi dengan kubikel ataupun sekat kaca. Dalam ruangan hanya terisi beberapa meja kerja yang bisa dipakai secara bersama-sama.

Fokus utama dari diterapkannya open space office pada awalnya adalah untuk mempermudah komunikasi dan kolaborasi antar pegawai. Dengan tidak adanya sekat, tidak ada batasan antara atasan dan bawahan di saat harus ada sesuatu yang didiskusikan. 

Konsep open space office yang digagas oleh perusahaan besar yang bergerak di bidang industri kreatif seperti Apple, Google, Facebook awalnya adalah demi penghematan. Sebagai perusahaan start up, efisiensi menjadi pertimbangan utama mereka dalam menentukan konsep ruang kerja yang lebih menghemat biaya.

Dengan jenis pekerjaan mereka yang membutuhkan konsentrasi tinggi dan cenderung individual, konsep open space office tidak menjadi suatu masalah. Tuntutan pekerjaan mereka adalah menggali ide-ide kreatif dari para karyawannya. Masing-masing akan bekerja di depan laptop dengan konsentrasi tinggi.

Seperti halnya yang kita lihat di beberapa coworking space yang sekarang banyak bertebaran sebagai alternatif tempat bekerja. Beberapa orang yang tidak saling mengenal bekerja bersama dalam satu meja tapi dengan dunianya masing-masing. Mereka tenggelam dalam pekerjaannya, di satu tempat, berdekatan dengan orang asing, tetapi merasa nyaman-nyaman saja.

Konsep seperti itulah yang coba diadopsi oleh beberapa kantor demi mengikuti perkembangan zaman. Dengan pertimbangan bahwa dengan banyaknya generasi milenial yang saat ini mendominasi usia kerja, maka konsep open space office yang kekinian diharapkan mampu memancing produktivitas mereka dibanding layout kantor yang konvensional.

Namun apakah semua pekerjaan cocok dengan konsep ruang kerja yang seperti ini? Terutama dalam pekerjaan di instansi pemerintah yang lebih banyak pekerjaan koordinasi?

Karakteristik pekerjaan seorang ASN adalah lebih banyak pekerjaan koordinasi. Seorang ASN juga dituntut untuk mengikuti berbagai diklat, training ataupun workshop, yang saat ini juga diselenggarakan secara online.

Maka pemandangan open space office dengan para pegawainya yang serius bekerja dengan konsentrasi tinggi dalam diam di depan laptop hanya beberapa terlihat. 

Sebagian yang lain adalah mereka yang mengikuti online meeting. Saat mereka berbicara, yang terkadang bersamaan dengan pegawai lain dengan online meeting yang berbeda, membuat kita lebih mudah terdistraksi hingga akhirnya hilang fokus.

Apakah ini salah? Tentu saja tidak.

Walaupun bagi sebagian orang kondisi seperti ini bukan kondisi ideal yang diharapkan akan ditemui di tempat kerja. Namun kita dituntut untuk bersikap adaptif dengan perubahan. 

Dalam satu penelitian yang dilakukan oleh Jungsoo Kim dan Richard de Dear pada tahun 2013 seperti dilansir dari escholarship.org yang berjudul "Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices", menyebutkan fakta di lapangan bahwa lebih banyak pegawai yang memilih konsep ruang kerja yang tertutup.

Hal ini dipengaruhi faktor kenyamanan bahwa mereka terganggu dengan kebisingan dan tidak adanya privasi. Sangat relevan dengan keadaan sekarang dimana segalanya serba online. 

Dengan layout yang serba terbuka, segala pergerakan bisa terlihat dan bermacam-macam suara bisa terdengar walau kita sudah memasang headphone yang membuat konsentrasi bisa terganggu. Bahkan dalam satu penelitian yang dipublikasi oleh Harvard, open space office tidak menjamin produktivitas seseorang meningkat seperti yang digaungkan sebagai tujuan open space office oleh beberapa perusahaan.

Seorang introvert bahkan akan merasa sangat tersiksa dengan keadaan yang membuat dia harus membagi energinya untuk berkonsentrasi pada pekerjaan dan bertahan dalam situasi yang sangat mengganggu dirinya di tengah keramaian. Bahkan bukan hanya seorang introvert, namun orang yang cenderung membutuhkan keheningan untuk bekerja sangat membutuhkan effort lebih menghadapi situasi ramai.

Jadi berusahalah lebih keras untuk bertahan dengan situasi seperti ini. Karena sepertinya inilah yang sekarang dan mungkin seterusnya akan selalu kita hadapi setiap hari.

Work From Office tetapi tetap online meeting.