Menentukan Posisi yang Tepat Menggunakan Analisis Jabatan

Kita semua pasti mengatahui bahwa dalam setiap lingkangan kerja terdapat beberapa jabatan yang diikuti oleh beberapa orang atau karyawan didalamnya. 

Namun, seorang manajer tidak serta merta memasukkan orang-orang kedalam suatu jabatan hanya dengan begitu saja, manajer juga harus dapat melakukan atau memahami analisis jabatan atau job analysis. 

Hal tersebut dilakukan guna menghindari terjadinya ketidakjelasan peran dari sebuah posisi atau jabatan dalam suatu lingkungan kerja. 

Yang mana, analisis jabatan sendiri merupakan proses identifikasi secara cermat dan detail mengenai sebuah pekerjaan atau peran, termasuk juga pada identifikasi karakteristik serta persyaratnnya.

Analisis jabatan ini berguna untuk menentukan karakteristik yang harus dimiliki oleh seseorang untuk menempati sebuah jabatan agar jabatan yang ada dapat ditempati oleh orang yang tepat. Kemudian hasil dari sebuah analisis jabatan tersebut dapat berupa sebuah deskripsi maupun spesifikasi dari sebuah jabatan.

Apa tujuan dari analisis jabatan?

Terdapat berbagai macam tujuan dari adanya analisis jabatan itu sendiri, diantaranya yaitu:

1. Sarana proses rekrutmen

Suatu perusahaan pastinya akan melakukan proses rekrutmen jika ingin atau memerlukan penyegaran karyawan. Dan dengan adanya analisis jabatan pada proses rekrutmen adalah untuk mengidentifikasi sebuah klasifikasi dan juga keterampilan yang dimiliki oleh seseorang, kemudian perusahaan bisa mendapatakan seseorang yang memang layak dan tepat untuk mengisi posisi atau jabatan yang ada. 

Selain itu, dengan analisis ini perusahaan juga dapat mengetahui emosional serta keahlian pribadi seseorang dalam melakukan sebuah pekerjaan.

2. Sebagai sarana pelatihan dan pengembangan karyawan

Dalam suatu perusahaan, adanya pelatihan dan pengembangan menjadi suatu hal yang dibutuhkan bagi para karyawan guna meningkatkan serta mengembangkan kinerja para karyawan tersebut. 

Dan dengan penerapan analisis jabatan, manajer akan lebih mudah untuk menentukan pelatihan dan pengembangan yang seperti apa yang harus dilakukan untuk mengembangkan kinerja para karyawan perusahaan. 

Pelatihan yang tepat akan dapat memberikan dampak yang baik bagi kinerja karyawan serta dapat memberikan hasil yang bisa disesuaikan dengan rencana dan tujuan perusahaan terlebih lagi dalam hal efisiensinya suatu perusahaan.

3. Menjadi faktor penunjang dalam proses manajerial

Adanya analisis jabatan dalam proses manajerial maka proses manajerial akan dapat dilakukan secara tepat dan suatu perusahaan akan dapat diatur sedemikian rupa agar nantinya perusahaan mampu berjalan secara efektif. Dalam proses manajerial ini dibutuhkan tahap yang dapat menjadikan seorang manajer mampu memperhatikan dengan jeli serta memahami para karyawannya. Dan dengan analisis jabatan seseorang dengan mudah akan ditempatkan pada posisi yang sesuai

4. Untuk mengetahui kinerja karyawan

Dari analisis jabatan ini, perusahaan akan dapat mengetahui kinerja dari para karyawan perusahaan. Perusahaan bisa memeriksa atau meninjau sasaran serta tujuan yang ada pada karyawan apakah sudah tercapai dengan benar dan tepat. Dan Keefektifan kegiatan suatu perusahaan juga tergantung dari kinerja seorang karyawan. 

Analisis jabatan ini dapat pula membantu perusahaan dalam menentukan standar dari suatu pekerjaan. Pastinya seluruh kinerja karyawan akan dapat lebih mudah untuk dinilai dan diukur sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

5. Guna meningkatkan produktivitas

Kemampuan untuk meningkatkan produktivitas menjadi hal yang terpenting bagi suatu perusahaan dalam menerapkan analisis jabatan. Yang mana hal tersebut akan berimbas pada seberapa pendapatan yang didapatkan oleh perusahaan itu sendiri. 

Saat produktivitas dari suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, maka perusahaan akan mendapatkan lebih banyak peluang untuk berkembang, dan perusahaan kecil kemungkinan untuk mengalami kerugian atau kemunduran.

Apa saja langkah-langkah yang dilakukan untuk memudahkan membuat analisis jabatan?

1. Fokus pada kebutuhan perusahaan

Seseorang harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Seperti halnya dengan mengenali tugas-tugas harian yang harus dilakukan pada suatu jabatan. 

Cara yang dapat dilakukan untuk mengenali tugas-tugas harian tersebut adalah dengan berkonsultasi dengan karyawan yang sebelumnya menjabat di jabatan tersebut, atau mungkin bisa dengan meminta pendapat dari manajemen mengenai kebutuhan yang dibutuhkan secara detail.

2. Mengumpulkan informasi

Selanjutnya yaitu dengan mengumpulkan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan. Hal ini merupakan langkah yang sangat penting, terutama jika terdapat suatu jabatan yang masih baru dalam perusahaan atau bisa dibilang belum pernah ada sebelumnya. 

Cara yang dapat dilakukan untuk mendapatkan informasi adalah dengan bertanya pada HR expert atau spesialis mengenai fungsi serta peran jabatan tersebut dalam perusahaan.

3. Menentukan tujuan jabatan dalam perusahaan

Langkah berikutnya yaitu dengan mengenali serta menentukan tujuan dari jabatan tersebut. Dengan langkah menentukan tujuan ini akan dapat mengarahkan karyawan untuk memahami tanggung jawab utama dari suatu jabatan yang ada di dalam perusahaan. Dan kemudian tanggung jawab tersebut dapat diuraikan ke dalam daftar tugas yang rinci, target, serta ukuran sukses dari peran jabatan tersebut

4. Membandingkan dengan perusahaan lain

Kemudian yaitu dengan mencoba membandingkan dengan perusahaan lain yang didalamnya terdapat peran atau jabatan yang serupa. Terkadang beberapa perusahaan menggunakan nama jabatan yang sama, tetapi peran yang dikerjakan atau dilaksanakan berbeda, perannya menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan.

5. Membuat job description secara tepat

Langkah selanjutnya yaitu dengan merancang job description (deskripsi pekerjaan) secara tepat dan rinci yang mana itu sebagai panduan pokok rekrutmen. Job description ini nantinya juga akan dituangkan kedalam dokumen perjanjian kerja untuk menegaskan kembali mengenai tanggung jawab yang wajib dilaksanakan oleh karyawan yang terpilih untuk posisi atau jabatan tersebut.