Penggunaan Sistem Informasi di Perpustakaan Guna Menunjang Siklus Transfer Informasi

abstrak

Pada siklus transfer informasi perpustakaan terletak di tahap role of information center yang bertugas sebagai badan pengawas dan bertanggung jawab dalam hal publikasi dan distribusi informasi. Agar mempermudah tugas dan tanggung jawab tersebut, perpustakaan dapat memanfaatkan sistem informasi untuk membantu mengolah informasi agar mudah diakses oleh masyarakat. Hal tersebut dapat diwujudkan dalam sistem informasi perpustakaan berupa OPAC, E-Repository, dll.

kata kunci: Sistem Informasi, Perpustakaan, Tranfer Informasi.

Pendahuluan

Perpustakaan sebagai sumber informasi memiliki peranan yang penting dalam membantu proses siklus transfer informasi yang terletak di tahap role of information center. Pada tahap ini perpustakaan berperan sebagai tempat pengarsipan permanen yang berisi koleksi dari berbagai bidang agar dapat diakses oleh masyarakat yang membutuhkan1. Perpustakaan sebagai pusat informasi juga berperan untuk melakukan pengawasan literatur melalui katalogisasi, pengindeksan, klasifikasi, dan lain sebagainya1. Sebagai badan pengawasan, perpustakaan juga bertugas pada jasa penerbitan bibliografi nasional dan pembuatan indeks1. Selain itu perpustakaan juga bertanggung jawab dalam hal publikasi dan pendistribusian informasi kepada pemustaka1.

Dalam melakukan proses pengkatalogisasian, pengindeksan, dan klasifikasi hingga informasi dapat diakses oleh masyarakat, perpustakaan dapat menggunakan perkembangan teknologi informasi yang ada. Teknologi informasi telah menjadi bagian penting di setiap sektor termasuk perpustakaan karena kegunaannya yang dapat memudahkan berbagai hal bagi penggunanya

2. Perpustakaan perlu menerapkan teknologi informasi karena mengacu pada pendapat Ranganathan, perpustakaan merupakan sebuah organisasi yang mengalami perkembangan3, sehingga selain untuk mempermudah berbagai kegiatan di perpustakaan, penggunaan teknologi informasi juga dapat membawa perkembangan di perpustakaan yang sesuai dengan era saat ini. Selain itu penggunaan sistem informasi di perpustakaan dapat membantu proses pendistribusian informasi yang membantu memudahkan para pemustaka untuk mengakses informasi 4.

Perpustakaan dapat menerapkan teknologi informasi melalui sistem informasi yang dibuat untuk perpustakaan. Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan mengatakan bahwa sistem informasi adalah rangkaian komponen dari data, manusia, prosedur, dan teknologi yang membantu proses dalam pengambilan keputusan untuk menunjang keberhasilan dan tercapainya tujuan suatu organisasi5. Dengan menggunaan sistem informasi, perpustakaan dapat meningkatkan aksebilitas data secara akurat dan cepat, proses perencanaan menjadi lebih efektif, dan lebih mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan pemustaka6. Selain itu sistem informasi dapat digunakan perpustakaan untuk menyimpan data termasuk sumber informasi jangka2.

Penerapan sistem informasi akan sangat membantu memudahkan pekerjaan di perpustakaan termasuk siklus transfer informasi terutama di tahap role of information center. Diperlukan mengambil tindakan nyata agar sistem informasi dapat diterapkan secara nyata.

Pembahasan

Kegiatan seperti katalogisasi, pengindeksan, serta klasifikasi sudah menjadi kegiatan inti dalam perpustakaan yang cukup memakan waktu. Namun dengan menggunakan sistem maka akan mempersingkat waktu dan hasilnya akurat. Pada dasarnya saat ini perpustakaan telah menggunakan sistem informasi yang telah dikembangkan untuk mengelola berbagai hal di perpustakaan berupa sistem otomasi. Dengan menggunakan sistem otomasi, perpustakaan maupun pustakawan dapat mengelola berbagai informasi dan meningkatkan kinerja di perpustakaan sehingga kualitas layanan juga meningkat7.

Adanya sistem otomasi perpustakaan sangat membantu perpustakaan sebagai badan pengawas perpustakaan perlu menerbitkan bibliografi nasional dan membuat indeks dari bahan pustaka. Penggunaan sistem otomasi perpustakaan dapat melalui software, salah satu jenis software yang dapat digunakan yaitu SLiMS (Senayan Library Management System). 

Melalui SLiMS pustakawan dapat mengolah data bibliografi dan mengolah data indeks koleksi bahan pustaka dengan memanfaatkan fitur di dalamnya seperti OPAC, MODS dan JSON-LD format, RSS, OAI-PMH, Copy Cataloguing, Federated Search Engine, Sirkulasi Koleksi, Barcode dan QRCode (Agus). Setelah data diolah maka perpustakaan dapat menampilkan data melalui OPAC masing-masing perpustakaan agar informasi dari bahan pustaka tersebut dapat diakses masyarakat umum maupun pemustaka.

Selain sebagai badan pengawas di tahap role of information center, perpustakaan juga bertanggung jawab dalam hal publikasi dan pendistribusian informasi kepada pemustaka. Dalam hal ini perpustakaan juga dapat memanfaatkan beberapa layanan yang telah dipadukan dengan sistem informasi seperti layanan e-repository, layanan ini merupakan bentuk digital atau electronic dari layanan repositori. Layanan repositori sendiri merupakan layanan close acces yang berisi informasi yang terbitan suatu institusi8. Layanan ini dapat digunakan oleh anggotanya untuk mencari referensi penelitian, observasi, dan lain-lain8. 

Melalui layanan e-repository perpustakaan dapat mempublikasikan informasi dengan cepat serta  memudahkan anggota institusi tersebut dalam mengakses informasi. Yang kedua yaitu layanan E-resource, layanan ini juga menyediakan koleksi dari perpustakaan yang telah dipublikasikan pustakawan dalam format digital, sehingga pemustaka dapat mengakses koleksi digital yang telah disediakan perpustakaan8. Salah satu bentuk dari E-resource yaitu E-Book. 

Layanan berikutnya, merupakan layanan yang juga telah banyak dijumpai dan dapat diakses oleh siapapun, layanan ini bernama perpustakaan digital atau dapat disebut juga sebagai digital library. Melalui layanan ini, perpustakaan dapat mendistribusikan informasi dari koleksi cetaknya kepada masyarakat dalam bentuk digital8.

Namun dalam penerapan sistem informasi perpustakaan ini, perpustakaan perlu mempersiapkan berbagai hal agar dapat terlaksanakan dengan baik. Dimulai dari mempersiapkan SDM yang mumpuni untuk mengelola dan merawat segala sistem di perpustakaan termasuk menyiapkan peralatan yang dibutuhkan seperti komputer, jaringan internet yang kuat dan lain sebagainya.

Kesimpulan

Penggunaan sistem informasi di perpustakaan dapat mempermudah segala kegiatan di perpustakaan termasuk membantu mempermudah tugas dan tanggung jawab perpustakaan di siklus transfer informasi. Melalui sistem informasi, perpustakaan dapat mempublikasikan dan mendistribusikan berbagai informasi dengan cepat kepada masyarakat melalui layanan-layanan digital yang telah disediakan. Selain membantu tugas perpustakaan di siklus transfer informasi, sistem informasi juga dapat membsntu perpustakaan untuk lebih berkembang sesuai dengan eranya.

 

Daftar Pustaka

1.        Faturrahman M. Organisasi Informasi. UIN Sumatera Utara; 2020. https://www.google.co.id/books/edition/Informasi_dalam_Konteks_Sosial_Budaya_Ra/9xYaEAAAQBAJ?hl=id&gbpv=1&dq=jenis+jenis+informasi&printsec=frontcover

2.        Witanti W, Dewi W, Umbara FR. Sistem Informasi Perpustakaan Digital DI Universitas Jenderal Achmad Yani. IKRA-ITH Inform. 2020;4(2):47-54.

3.        Mustika P. Profesionalisme Pustakawan. Bul Perpuatakaan UII. 2017;1(57):27-35. https://journal.uii.ac.id/Buletin-Perpustakaan/article/view/9097

4.        Anawati S. Optimalisasi Peran Perpustakaan Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah: Studi Kasus Di Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta. J Dokumentasi Dan Inf. 2019;40(2):229. doi:10.14203/j.baca.v40i2.471

5.        Oktavia G. Pengantar Sistem Informasi. Igarss 2017. 2019;150(1):1-5. https://www.google.co.id/books/edition/Pengantar_Sistem_Informasi/8VNLDwAAQBAJ?hl=id&gbpv=1

6.        Kurniawan S. Manfaat Sistem Informasi, Pengaruh Sistem Informasi Bagi Perusahaan, Propesi Di Bidang Sistem Informasi. Anal dan Sist Inforamsi. Published online 2020:1-2.

7.        Sudrajat R. Pemanfaatan Aplikasi Otomasi Perpustakaan Inlislite Pada Perpustakaan Umum Provinsi dan Kabupaten / Kota di Provinsi Jambi. Khazanah Intelekt. 2019;3(2):489-504.

8.        Suharti. Layanan Perpustakaan Di Masa Pandemi Covid 19. Bul Perpust Univ Islam Indones. 2020;3(2):53-64.