Menakar Efektivitas Digitalisasi dalam Kondisi Pandemi di Instansi Pemerintahan

Di

Di era yang menuntut kecepatan dan keakuratan informasi, kita tidak bisa menutup mata lagi. Hanya ada kata yaitu berubah atau tertinggal dengan kemajuan teknologi yang mengubah banyak hal sendi kehidupan. Teknologi tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan ini tak terkecuali dalam pekerjaan dan sistem pekerjaan. Bekerja di sektor pemerintahan, pengelolaan tata pemerintahan yang baik (Good Corporate Governance).

 Dalam tata pengelolaan organisasi atau biasa dikenal GCG, sangat penting tidak hanya diterapkan di swasta melainkan juga di sektor pemerintahan. Sebagai instansi yang ingin dikenal secara luas, penerapan GCG haruslah sudah menjadi habits di setiap instansi pemerintahan.  Target dari penerapan GCG adalah menghilangkannya unsur Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN) melalui pembangunan layanan yang transparan dan akuntabel. Hal ini tercermin dari kemudahan informasi yang cepat, akurat, dan terpercaya sehingga dibutuhkan upaya transfer informasi dari yang analog menjadi online (digital) yang disebut digitalisasi.

 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Dengan bahasa sederhana, digitalisasi adalah proses mengubah informasi dari manual atau analog menjadi tersistem yang berbasis digital. Semua dokumen yang semula dicatat secara manual discan dan didokumentasi dengan menggunakan software aplikasi yang mudah diakses dan ditransfer.

Ketersediaan gawai yang merupakan bagian dari kehidupan kita dan menjadikan lebih mudah dalam mendapatkan informasi dalam sekejap hanya dengan berselancar pada gawai kita masing-masing. Selain itu, dengan mengusung paperless, idealnya kita mendukung program menyelamatkan bumi dengan mengurangi penebangan pohon.

Manfaat digitalisasi di instansi pemerintahan banyak, antara lain menata dokumen yang lebih mudah saat dibutuhkan. Hanya dengan mengklik search semua dokumen yang dibutuhkan akan didapatkan. Berbeda halnya jika masih dalam menggunakan pencatatan manual, akan memakan waktu yang lebih lama karena harus mencari melalui dokumen otner. Tidak hanya itu, resiko dokumen yang berbentuk kertas dan buku akan lebih mudah basah, rusak, atau hilang.

Dengan mengetahui kemudahan digitalisasi arsip, setidaknya kita membangun iklim kerja yang efektif dan efisien. Selain bisa menghemat anggaran dalam belanja barang terkait kertas dan dokumen pendukungnya, digitalisasi mampu menjawab tantangan transparansi dokumen karena siapa pun bisa mengakses informasi dengan lebih mudah dan tidak terikat oleh ruang dan waktu.

Dari aspek SDM yang mengelola, perlu diberikan pelatihan yang memadai tentang sistem teknologi dan informasi. Tidak hanya oleh bagian IT, melainkan seluruh pegawai agar memiliki standar pemahaman dan implementasi yang sama sehingga tidak terjadi ketimpangan hanya pada bagian tertentu saja yang bisa menggunakan teknologi tersebut.

Dalam melaksanakan Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) membutuhkan sinergi beberapa elemen antara lain manajemen risiko, manajemen keamanan informasi, manajemen data, manajemen aset teknologi informasi dan komunikasi, manajemen sumber daya manusia, manajemen pengetahuan, manajemen perubahan, dan manajemen layanan sistem.

1. Manajemen Risiko

    Serangkaian proses identifikasi, analisis, pengendalian, pemantauan, dan evaluasi terhadap risiko.

2. Manajemen Keamanan Informasi

     Hal ini terkait meminimalkan dampak risiko keamanan informasi.

3. Manajemen Data

     Bagian ini menjamin agar terwujudnya data yang akurat, mutakhir, terintegrasi, dan dapat diakses sebagai dasar perencanaan, pelaksanaan,          evaluasi, dan pengendalian sistem.

4. Manajemen Aset Teknologi Informasi dan Komunikasi

     Bagian ini menjamin ketersediaan dan optimalisasi pemanfaatan aset teknologi informasi dan komunikasi.

5. Manajemen Sumber Daya Manusia

     Pada bagian ini menjadi tak kalah pentingnya karena bagian yang menjamin keberlangsungan dan peningkatan mutu layanan dalam sistem.

6. Manajemen Pengetahuan

     Bagian yang bertujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan dalam rancangan sistem yang dibangun melalui serangkaian     pengumpulan, pengolahan, penyimpangan, penggunaan, dan alih pengetahuan

7. Manajemen Perubahan

     Proses perencanaan, analisis, pengembangan, implementasi, pemantauan dan evaluasi terhadap perubahan sistem yang dijalankan.

8. Manajemen Layanan

    Dengan menerapkan pengelolaan layanan ini dapat meningkatkan pengoperasian layanan sistem.

Arah kebijakan dalam mengimplementasikan sistem pemerintahan yang berbasis elektronik seyogyanya dijabarkan ke dalam 4 (empat) area :

    a.    Tata Kelola Sistem

            Keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem pemerintahan yang berbasis digital melalui pembentukan tim koordinasi di tiap instansi dan  menyederhanakan proses bisnis yang terpadu baik dari makro, messo, hingga mikro.

     b.   Layanan Sistem

            Area ini menjelaskan bahwa layanan administrasi pemerintahan yang berorientasi kepada tercapaianya pengguna layanan yang terintegrasi dan  berkesinambungan.

     c.  Teknologi Informasi dan Komunikasi

           Dengan menggunakan perangkat, manajemen data dan teknik analisis data yang baik, maka akan dicapai sistem pemerintahan yang berbasis elektronik handal dan terpercaya.

     d.  Sumber Daya Manusia

           Aspek pengembangan sumber daya manusia merupakan motor penggerak dalam menjalankan sistem. Tanpa adanya sumber daya manusia yang kapabel yang kompeten dan handal mustahil sistem yang dibuat akan berjalan dengan baik.

Dengan menerapkan sistem yang baik dan terintegrasi, digitalisasi sebuah keharusan dan mutlak dibangun agar cita-cita menjadi sistem pemerintahan yang world class bisa diraih dengan sinergi seluruh komponen pemangku kepentingan dari hulu hingga hilir.

#Salam Perubahan PASTI

Purwanto

Balikpapan, 21 01 2021