Layout meja pertemuan dalam ruang meeting akan lebih maksimal, jika disesuaikan dengan kebutuhan acara. Berapa jumlah peserta meeting, ada atau tidaknya presentasi per orang, terdiri dari beberapa kelompok, komunikasi yang diperlukan 1 arah atau 2 arah, dan lain sebagainya.
Menurut pengetahuan yang saya dapat, bisa disimpulkan beberapa cara untuk mengatur penempatan kursi atau meja rapat sesuai dengan kebutuhan acara, mohon dikoreksi jika ada kesalahan atau Kompasioner dapat menambahkan jika ada yang kurang melalui komentar artikel ini.
Boardroom Style
Tipe layout ruang meeting seperti ini digunakan untuk rapat yang fokus pada satu masalah, dengan maksimal peserta sekitar 20 orang. Boardroom style memungkinkan kedekatan satu sama lain, cocok untuk sesi yang lebih pendek dan melibatkan diskusi terbuka.
Hollow Square Style
U-Shaped Style
Sesuai dengan namanya, layout meja meeting berbentuk U terdiri dari rangkaian meja pertemuan berbentuk persegi panjang, yang ditempatkan dari ujung ke ujung membentuk huruf U dengan kursi diletakkan di sisi luar. Gaya susunan meja ini cocok untuk meeting atau diskusi dengan presentasi, konferensi video, dan sesi seminar atau pelatihan.
Jenis layout ruangan ini juga memfasilitasi percakapan antara operator dan peserta meeting, serta di antara anggota meeting sendiri. Style ini dapat menampung cukup banyak orang. Presentasi juga dapat dengan mudah meski dilakukan bergantian dengan susunan meja dan kursi dengan U-Shaped Style. Dimana setiap orang yang akan melakukan presentasi bergiliran memasuki ruang tengah, dan disaat bersamaan peserta lain dapat menyimak dan mencatat, atau saling berinteraksi.
Auditorium Style
Auditorium style ini berfungsi maksimal ketika perlu menampung banyak orang dalam satu ruangan, tanpa audiens perlu mencatat atau berinteraksi satu sama lain. Gaya ruang meeting ini memang ditujukan untuk pasif dengan kebutuhan akan interaksi dua arah minimal, dimana pembicara hanya mempresentasikan topik mereka dan menjawab pertanyaan dari audiens.
Classroom Style
Jika pembicara dalam meeting menekankan partisipasi audiens selama presentasi berlangsung, ini mungkin gaya ruang rapat yang cocok. Misal untuk berdiskusi dengan orang sebelah mereka, atau melakukan tugas kecil menggunakan alat peraga yang telah dipersiapkan di atas meja rapat.
Banquet Style
Ruang meeting ini lebih cocok disebut ruang perjamuan atau banquet, dimana jenis meeting ini biasanya menyajikan makan siang atau sajian lain selama pertemuan berlangsung atau saat sesi break. Banquet style cocok untuk mengelompokkan audiens dalam grup yang sesuai.