Mencontoh kutipan Jeff Bezos, presentasi tradisional selalu mengakhirkan sesi pertanyaan. Tapi saya membalikkan tradisi tersebut dengan meminta peserta untuk menuliskan daftar pertanyaan mereka sebelum presentasi dimulai.
Mengapa saya meminta peserta untuk menulis pertanyaan dan bukan menyiapkan pertanyaan itu di benak mereka saja selama presentasi?
Mengutip hasil sebuah penelitian, pikiran kita menjadi lebih terencana ketika kita mulai menulis (bukan menyalin - tetapi menulis). Ini karena area hippocampus pada otak, yang merupakan pusat emosi, ingatan, dan sistem saraf otonom, menjadi aktif ketika kita menulis. Bagian lain dari otak, yang terkait dengan memegang banyak informasi sekaligus, juga menjadi aktif.Â
Dengan metode ini, peserta pertemuan setidaknya "harus" menyimak presentasi dengan baik. Sama seperti aturan "Six Page Memo" ala Amazon, peserta bisa saja memiliki pertanyaan pada slide ke-2, tapi pada slide ke-4 pertanyaan itu mungkin pula akhirnya terjawab.
Seandainya Aturan "Two Pizza" dan "Six Page Memo" diterapkan Pemerintah
Beberapa hari yang lalu, Menteri Keuangan Sri Mulyani menyindir kinerja birokrat yang dianggapnya tidak substantif dan tidak efisien. Menurut Sri Mulyani, pemerintahan kini terlalu banyak pembahasan dibandingkan tindakan yang dilakukan.Â
Hal ini membuat rasio produktivitas Indonesia atau ICOR (Implemental Capital To Output Ratio) Indonesia masih tinggi.
"Karena ICOR di atas 6 persen, biaya ekonomi kita pasti tinggi. Itu karena banyak perantara daripada yang benar-benar kerja. Terlalu banyak pembahasan daripada yang mengerjakan. Lebih banyak biaya penunjang daripada inti," ujar Sri Mulyani dalam sebuah diskusi di Hotel Borobudur, Jakarta, Jumat (9/8/2019).
Meskipun sindiran itu di luar konteks suatu pertemuan atau komunikasi dalam rapat, namun apa yang dikatakan Sri Mulyani ada benarnya bila dikaitkan dengan budaya komunikasi pemerintah.
Sering kita lihat dan baca beritanya, rapat-rapat atau pertemuan yang dilakukan birokrat memakan anggaran yang sangat besar. Lokasinya minimal harus di hotel, konsumsinya bermacam-macam dan sangat "wah". Belum lagi anggaran untuk menginap bila pesertanya berasal dari luar kota.
Coba bayangkan seandainya budaya pertemuan dan komunikasi Amazon itu diterapkan. Rapat pemerintah hanya dihadiri peserta yang cukup diberi makan dua pizza saja (ukuran besar tidak mengapa). Artinya, hanya orang yang benar-benar memiliki kepentingan dengan materi rapat itu saja yang diperbolehkan ikut.
Kemudian ketika rapat dilarang presentasi dengan powerpoint. Materi rapat sebelumnya sudah harus beredar dalam bentuk catatan sebanyak maksimal 6 lembar memo. Sehingga ketika rapat dimulai, semua peserta sudah mengerti apa yang akan dibahas.Â
