Key Performance Indicator (KPI) di Sistem Manajemen Mutu

Sesaat sesampainya di salah satu sudut ruang tunggu Auto 2000, tiba-tiba saja pandangan saya teralihkan. Memaksa pandangan saya untuk memperhatikan salah satu gambar yang ada disana. 

Sederhana saja sebenarnya bahkan mungkin tidak ada yang istimewa dari gambar tersebut. Gambar tersebut hanya berisi ranting pohon, foto karyawan (mungkin seluruh karyawan yang ada disana), satu kalimat tentang komitmen karyawan Auto 2000 terhadap target 2021 dan terakhir 3 kata KPI (KPI Cabang, KPI Sales dan KPI Service). 

Apa ada yang aneh dengan gambar tersebut? Tidak. Hampir tidak ada yang aneh dari sebuah gambar yang terpampang di ruang tunggu tersebut. Hanya kata 'KPI' yang menarik perhatian saya. Satu kata tersebut mampu membuat pikiran saya berselancar kesana kemari. Seakan-akan mencari sebuah alamat yang belum jelas titik lokasinya dimana. Hingga tidak lama kemudian menyadarinya. Bahwa saya hampir akhir-akhir ini melupakan mengenai KPI ini. Padahal ini adalah faktor penting agar we know where to go. 

Bagi yang belum mengetahui apa kepanjangan dari KPI?

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. Sederhananya adalah indikator kunci dari sebuah performa atau kegiatan.

Biasanya ini digunakan sebagai tolak ukur apakah yang kita kerjakan sudah baik atau belum. Jika hasil pengukuran nilai KPI dibawah dari target maka kinerja kita dianggap belum maksimal dan sebaliknya. 

Nah dari situ tentu kita harus memahami bahwa KPI memiliki peran penting. Tanpa ada KPI, kita dengan mudah terjebak dalam comfort zone. Karena kita tidak pernah melakukan evaluasi apa yang saat ini sedang kita lakukan. Lebih parah lagi, kita tidak mengetahui seberapa jauh progress yang dilakukan apakah masih on track atau malah terjun bebas. 

Sejatinya KPI dapat diterapkan kedalam seluruh aspek di kehidupan kita. Sebagai contoh dapat diimplementasikan dalam konteks business, personal achievement and working life. Paling umum dipraktikkan di Quality Management System. 

Biasanya saya membuat key performance indicator untuk Quality department menjadi empat aspek. Keempat aspek tersebut antara lain safety, quality, customer & productivity dan sustainability. 

Untuk masing-masing detailnya, mari kita bahas satu per satu. Aspek yang pertama adalah fokus pada keselamatan kerja. Target yang saya tetapkan adalah nilai TF 1, TF 2 dan TF 3 adalah 0 untuk selama bekerja di laboratorium. Dari sini saya menyusun rencana kerja agar target yang ditetapkan dapat tercapai. 

Aspek yang kedua adalah jumlah keluhan dari pelanggan. Di poin ini saya membagi tiga target antara lain hasil penilaian audit sertifikasi dan audit pelanggan, jumlah keseluruhan komplain dan retur terkait quality issue dan jumlah komplain akibat isu keamanan pangan. Masing-masing indicator saya tentukan target yang harus dicapai dalam 1 tahun.