Key Performance Indicator (KPI) di Sistem Manajemen Mutu

Sesaat sesampainya di salah satu sudut ruang tunggu Auto 2000, tiba-tiba saja pandangan saya teralihkan. Memaksa pandangan saya untuk memperhatikan salah satu gambar yang ada disana. 

Sederhana saja sebenarnya bahkan mungkin tidak ada yang istimewa dari gambar tersebut. Gambar tersebut hanya berisi ranting pohon, foto karyawan (mungkin seluruh karyawan yang ada disana), satu kalimat tentang komitmen karyawan Auto 2000 terhadap target 2021 dan terakhir 3 kata KPI (KPI Cabang, KPI Sales dan KPI Service). 

Apa ada yang aneh dengan gambar tersebut? Tidak. Hampir tidak ada yang aneh dari sebuah gambar yang terpampang di ruang tunggu tersebut. Hanya kata 'KPI' yang menarik perhatian saya. Satu kata tersebut mampu membuat pikiran saya berselancar kesana kemari. Seakan-akan mencari sebuah alamat yang belum jelas titik lokasinya dimana. Hingga tidak lama kemudian menyadarinya. Bahwa saya hampir akhir-akhir ini melupakan mengenai KPI ini. Padahal ini adalah faktor penting agar we know where to go. 

Bagi yang belum mengetahui apa kepanjangan dari KPI?

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. Sederhananya adalah indikator kunci dari sebuah performa atau kegiatan.

Biasanya ini digunakan sebagai tolak ukur apakah yang kita kerjakan sudah baik atau belum. Jika hasil pengukuran nilai KPI dibawah dari target maka kinerja kita dianggap belum maksimal dan sebaliknya. 

Nah dari situ tentu kita harus memahami bahwa KPI memiliki peran penting. Tanpa ada KPI, kita dengan mudah terjebak dalam comfort zone. Karena kita tidak pernah melakukan evaluasi apa yang saat ini sedang kita lakukan. Lebih parah lagi, kita tidak mengetahui seberapa jauh progress yang dilakukan apakah masih on track atau malah terjun bebas. 

Sejatinya KPI dapat diterapkan kedalam seluruh aspek di kehidupan kita. Sebagai contoh dapat diimplementasikan dalam konteks business, personal achievement and working life. Paling umum dipraktikkan di Quality Management System. 

Biasanya saya membuat key performance indicator untuk Quality department menjadi empat aspek. Keempat aspek tersebut antara lain safety, quality, customer & productivity dan sustainability. 

Untuk masing-masing detailnya, mari kita bahas satu per satu. Aspek yang pertama adalah fokus pada keselamatan kerja. Target yang saya tetapkan adalah nilai TF 1, TF 2 dan TF 3 adalah 0 untuk selama bekerja di laboratorium. Dari sini saya menyusun rencana kerja agar target yang ditetapkan dapat tercapai. 

Aspek yang kedua adalah jumlah keluhan dari pelanggan. Di poin ini saya membagi tiga target antara lain hasil penilaian audit sertifikasi dan audit pelanggan, jumlah keseluruhan komplain dan retur terkait quality issue dan jumlah komplain akibat isu keamanan pangan. Masing-masing indicator saya tentukan target yang harus dicapai dalam 1 tahun. 

Aspek KPI yang ketiga yaitu berfokus dalam productivity dan customer requirement. Didalamnya menyangkut pemenuhan kesesuaian terhadap regulasi baik pemerintah maupun pelanggan. Selain itu, jumlah persentase Corrective Action dalam 1 bulan juga masuk dalam poin ini. Hal ini bertujuan agar ketercapaian indicator ini secara tidak langsung dapat meningkatkan produktivitas. 

Terakhir adalah berfokus pada sustainability and no person dependency. Disini target saya mengurangi adanya One Man Show. We must work as a team not as a Superman. Lebih menekankan pada menghindari adanya ketergantungan terhadap seseorang. Namun tetap perlu diingat, harus sesuai dengan job description masing-masing. 

Keempat aspek diatas merupakan contoh gambaran KPI di Quality Department. Mungkin bisa berbeda-beda. Apalagi jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Tidak apa, karena faktanya memang demikian. 

Namun yang terpenting adalah selalu pahami alasan mengapa kita perlu membuat KPI. Tujuannya agar kita memiliki arah yang jelas dalam melakukan sesuatu. We know where to go. 

Inilah yang beberapa saat yang lalu terlupakan oleh saya. Sebuah gambar pigora yang terpajang megah di waiting room Auto 2000 cukup membuat ingatan saya kembali. Mengingat kembali bahwa pentingnya Key Performance Indicator dibentuk, tidak hanya dalam ruang lingkup pekerjaan saja tetapi juga dalam lingkup pengembangan diri dan wirausaha.