Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menuliskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menjelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Sedangkan arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sebaliknya arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan juga komunikasi yang dibuat atau diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi massa, organisasi politik, atau perorangan dalam kehidupan berbangsa, bermasyarakat, dan bernegara.
Salah satu jenis arsip dinamis yakni arsip inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Makanya, sering kita jumpai arsip inaktif ditaruh dalam karung, berbaur dengan benda-benda non arsip dan biasanya posisinya berdekatan dengan toilet, bahkan mirisnya lagi di dekat tumpukan sampah sisa aktivitas manusia.
Meski demikian, pengelolaan arsip inaktif tetap menjadi salah satu kegiatan yang harus dilakukan secara berkala untuk menunjang sistem pengelolaan arsip yang baik dan juga efektif.
Oleh sebab itu, pengelolaan arsip inaktif sebaiknya harus dilakukan sedikit demi sedikit setelah masa retensi arsip yang bersangkutan habis. Sehingga seiring dengan berjalannya waktu pengelolaan arsip inaktif tetap bisa dilakukan sejalan dengan proses pengelolaan sehari-hari.
Terlepas dari aturan-aturan diatas, kita sering mendapati, arsip inaktif juga sering dianggap sebagai barang "bekas" yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, sehingga penyimpanannya masih dicampur dengan barang-barang yang non arsip sehingga mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembapan udara, debu, serangga, air, dan jamur. Mirisnya arsip-arsip tersebut bercampur dengan barang-barang non arsip dibungkus dalam karung, ditimbang, dilelang lalu dijual.Â
