Kenali 5 Hal yang Membuat Rapat Menjadi Tidak Efektif

Sering kali sebelum rapat dimulai atau rapat sedang berjalan, ada lobi-lobi di antara beberapa peserta rapat terkait isu-isu tertentu yang menjadi agenda rapat. Hal ini tidak sepenuhnya salah. Hanya saja, pada saat rapat resmi berlangsung, peserta rapat yang lain akan berpikir pembicaraan dalam rapat berjalan secara alami, tanpa pengaturan apapun, apalagi jika pihak-pihak yang terlibat di dalam pembicaraan pandai berargumen. Akhirnya, peserta yang lain tanpa sadar "ikut arus" pembicaraan yang ternyata sudah didesain menuju keputusan-keputusan tertentu.

Dengan demikian tidak terjadi banyak ruang ide atau pemikiran kritis dari peserta rapat secara keseluruhan. Konsekuensinya, bisa saja ada ide atau pemikiran kritis yang terlewatkan.

Berpihak pada Pemangku Kepentingan Tertentu

Semakin tinggi dan strategis aras rapat, biasanya pembahasannya juga semakin terkait dengan pemangku kepentingan yang lebih luas. Misalnya pada rapat direksi sebuah perusahaan yang agendanya membahas isu-isu internal dan eksternal perusahaan, pemangku kepentingan yang terkait bisa jadi customer, karyawan, supplier, pemerintah selaku regulator sampai para pemegang saham.

Jika para peserta rapat tidak berpikir secara komprehensif, bisa saja keputusan-keputusan yang dihasilkan cenderung berpihak pada pemangku kepentingan tertentu, disadari atau tidak. Misalnya: hasil rapat yang cenderung berpihak pada pemegang saham dengan memacu perusahaan menghasilkan laba sebesar-besarnya. Pemegang saham tentu senang dengan hal tersebut. Tapi ternyata keputusan ini diambil dengan memangkas biaya-biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan SDM atau litbang. Dengan demikian keputusan tersebut mengabaikan kepentingan perusahaan dalam jangka menengah dan panjang yang justru lebih penting.

Keputusan-keputusan rapat yang terlalu berat pada pemangku kepentingan tertentu dan mengabaikan kepentingan pemangku kepentingan yang lain akan membuat organisasi tersebut tidak banyak bertumbuh atau malah mengalami kemunduran, cepat atau lambat. 

Nah, demikian beberapa hal yang membuat rapat menjadi tidak efektif, baik pada saat pelaksanaan rapat sampai pada keputusan-keputusan yang dihasilkan dari rapat tersebut.

Beberapa kiat bisa dilakukan untuk menunjang pelaksanaan rapat yang lebih baik, misalnya kesepakatan untuk mematikan atau membuat mode silent perangkat komunikasi selama rapat, agar peserta lebih fokus. Bisa juga dibuat sistem kerja untuk pengiriman dan reminder notulen rapat agar pihak-pihak terkait tidak melewatkan hasil rapat begitu saja. Peran strategis pemimpin rapat juga harus dimaksimalkan. Tapi tetap saja arah dan keberhasilan rapat secara keseluruhan sangat bergantung pada komitmen dan pemikiran dari peserta rapat sesuai dengan peran dan kapasitasnya masing-masing.

Semoga bermanfaat. (PG)