Kenali 5 Hal yang Membuat Rapat Menjadi Tidak Efektif

Kegiatan rapat memiliki peran yang penting bagi sebuah organisasi. Semakin strategis rapat tersebut, semakin besar pula pengaruhnya dalam menentukan arah dan keberlanjutan organisasi. Perjalanan panjang sebuah organisasi, mobilisasi ratusan orang dan dana miliaran rupiah, sering kali berawal dari keputusan-keputusan dalam rapat yang mungkin dihadiri oleh beberapa puluh orang dan menghabiskan biaya beberapa juta saja, bahkan bisa jadi kurang dari itu.

Oleh karena itu kegiatan rapat harus dikelola dengan baik oleh pihak-pihak terkait agar berjalan efektif sehingga menghasilkan keputusan-keputusan yang tepat bagi organisasi. Sayangnya, masih banyak rapat-rapat yang dikelola seadanya atau tidak dipandang penting, sehingga rapat menjadi tidak efektif. Walhasil, keputusan-keputusan dalam rapat tidak sepenuhnya menjawab tantangan dan kebutuhan organisasi. Lebih buruk lagi, rapat dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang bias sehingga justru bisa menjerumuskan organisasi ke arah yang salah. Rapat pun hanya jadi cost tanpa outcome yang berguna.

Mari mengenali beberapa hal yang membuat rapat menjadi tidak efektif bagi organisasi. Hal-hal ini bisa terjadi di segala tingkatan, pada rapat internal divisi, antar divisi sampai rapat yang sangat strategis seperti rapat direksi.

Kita akan membahas hal-hal di luar masalah yang sifatnya teknis seperti: bahan-bahan rapat tidak tersedia tepat waktu, data yang kurang valid dan lain-lain. Hal-hal ini juga penting, tapi kita akan berfokus kepada isu terkait orang-orang yang terlibat dalam rapat. Mari kita lihat satu per satu.

Tidak Meninggalkan Ego di Pintu 

Meninggalkan "ego" di pintu sebelum duduk di meja rapat berarti setiap peserta rapat harus mengikuti rapat dengan pikiran yang jernih, bijaksana dan berorientasi pada kepentingan organisasi atau perusahaan. Ego yang berupa pemikiran untuk diri sendiri membuat rapat rentan terhadap konflik kepentingan dan pembahasan dapat berjalan alot, terutama jika peserta rapat terbagi menjadi blok-blok yang memperjuangkan kepentingannya masing-masing.

Jika pemimpin rapat tidak jeli dan kritis, bisa saja rapat menghasilkan keputusan atau rekomendasi yang tidak berpihak pada kepentingan yang lebih besar.

Peserta Rapat Tidak Berkontribusi Maksimal 

Rapat juga menjadi tidak efektif jika peserta rapat tidak berkontribusi maksimal dalam bentuk ide dan pemikiran sebagaimana yang diharapkan. Penyebabnya bisa karena fokus peserta rapat terbagi dengan hal-hal yang lain, peserta rapat memang enggan berbagi pikiran dan ingin rapat cepat-cepat selesai atau  merasa rendah diri atau tidak berarti sehingga berpikir tidak perlu memberikan pendapat. Belum lagi menghitung tingkat kehadiran rapat yang minim.

Padahal setiap orang yang terlibat dalam rapat dihadirkan karena dianggap dapat memberikan pemikiran dan ide sesuai dengan kapasitasnya. Jika peserta rapat tidak bisa berkontribusi maksimal, rapat pun akan menghasilkan keputusan-keputusan yang dangkal dan pada akhirnya tidak bisa berkontribusi banyak bagi kemajuan organisasi.

Tidak Mau Memberikan Tantangan

Jika pada point kedua di atas peserta rapat tidak berkontribusi maksimal dalam rapat, isu pada bagian ini adalah peserta rapat enggan berpikir kritis dengan saling menguji ide atau pemikiran satu sama lain. Misalnya jika rapat melibatkan laporan kinerja lintas divisi, peserta rapat tidak mau memberikan tantangan pemikiran bagi peserta rapat yang lain agar laporan dibedah lebih tajam dan detail. Bisa jadi karena tidak mau terjadi adu argumen panjang atau bisa jadi juga karena ingin "saling menjaga" satu sama lain. "Saya tidak mau bertanya dan memberi ide macam-macam, agar nanti saya juga jangan ditanyai dan direcoki ide macam-macam," begitu pola pikirnya.

Padahal saling mengkritisi dan memberikan tantangan adalah hal yang positif dalam dinamika sebuah organisasi. Yang penting konteks dan tujuannya jelas: rapat diharapkan membawa hasil yang baik bagi kinerja organisasi secara keseluruhan, bahkan jika keputusan rapat konsekuensinya akan menambah alokasi sumber daya atau mengganggu "kenyamanan" beberapa pihak.

Rapat di Dalam Rapat

Sering kali sebelum rapat dimulai atau rapat sedang berjalan, ada lobi-lobi di antara beberapa peserta rapat terkait isu-isu tertentu yang menjadi agenda rapat. Hal ini tidak sepenuhnya salah. Hanya saja, pada saat rapat resmi berlangsung, peserta rapat yang lain akan berpikir pembicaraan dalam rapat berjalan secara alami, tanpa pengaturan apapun, apalagi jika pihak-pihak yang terlibat di dalam pembicaraan pandai berargumen. Akhirnya, peserta yang lain tanpa sadar "ikut arus" pembicaraan yang ternyata sudah didesain menuju keputusan-keputusan tertentu.

Dengan demikian tidak terjadi banyak ruang ide atau pemikiran kritis dari peserta rapat secara keseluruhan. Konsekuensinya, bisa saja ada ide atau pemikiran kritis yang terlewatkan.

Berpihak pada Pemangku Kepentingan Tertentu

Semakin tinggi dan strategis aras rapat, biasanya pembahasannya juga semakin terkait dengan pemangku kepentingan yang lebih luas. Misalnya pada rapat direksi sebuah perusahaan yang agendanya membahas isu-isu internal dan eksternal perusahaan, pemangku kepentingan yang terkait bisa jadi customer, karyawan, supplier, pemerintah selaku regulator sampai para pemegang saham.

Jika para peserta rapat tidak berpikir secara komprehensif, bisa saja keputusan-keputusan yang dihasilkan cenderung berpihak pada pemangku kepentingan tertentu, disadari atau tidak. Misalnya: hasil rapat yang cenderung berpihak pada pemegang saham dengan memacu perusahaan menghasilkan laba sebesar-besarnya. Pemegang saham tentu senang dengan hal tersebut. Tapi ternyata keputusan ini diambil dengan memangkas biaya-biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan SDM atau litbang. Dengan demikian keputusan tersebut mengabaikan kepentingan perusahaan dalam jangka menengah dan panjang yang justru lebih penting.

Keputusan-keputusan rapat yang terlalu berat pada pemangku kepentingan tertentu dan mengabaikan kepentingan pemangku kepentingan yang lain akan membuat organisasi tersebut tidak banyak bertumbuh atau malah mengalami kemunduran, cepat atau lambat. 

Nah, demikian beberapa hal yang membuat rapat menjadi tidak efektif, baik pada saat pelaksanaan rapat sampai pada keputusan-keputusan yang dihasilkan dari rapat tersebut.

Beberapa kiat bisa dilakukan untuk menunjang pelaksanaan rapat yang lebih baik, misalnya kesepakatan untuk mematikan atau membuat mode silent perangkat komunikasi selama rapat, agar peserta lebih fokus. Bisa juga dibuat sistem kerja untuk pengiriman dan reminder notulen rapat agar pihak-pihak terkait tidak melewatkan hasil rapat begitu saja. Peran strategis pemimpin rapat juga harus dimaksimalkan. Tapi tetap saja arah dan keberhasilan rapat secara keseluruhan sangat bergantung pada komitmen dan pemikiran dari peserta rapat sesuai dengan peran dan kapasitasnya masing-masing.

Semoga bermanfaat. (PG)