Yuk, Buat Acara Tukar Kado di Tempat Kerja

Sudah jadi budaya kantor kami untuk menghelat acara tukar kado di awal tahun seperti ini. Biasanya acara ini dirangkai dengan kegiatan Organizational Development yang memang menghadirkan seluruh komponen organisasi.

Tempat saya bekerja adalah salah satu Credit Union sehingga komponen organisasi yang terlibat adalah Pengurus, Pengawas, Komite, dan Manajemen.

Setahu saya beberapa perusahaan atau organisasi lain juga punya budaya serupa. Kantor tempat kerja istri saya, misalnya. Mereka sudah membuat acara tukar kado setelah libur tahun baru yang lalu, sedangkan kantor kami baru akan melangsungkannya beberapa hari ke depan.

Walaupun terkesan hanya untuk seru-seruan bersama teman atau kolega, acara tukar kado ini sebenarnya memiliki banyak manfaat untuk organisasi atau perusahaan. Manfaatnya antara lain sebagai berikut:

Pertama, untuk menjalin keakraban di antara peserta. 

Di kantor kami, contohnya. Ada sejumlah sekat-sekat sumber daya manusia mulai dari usia, peran, dan tanggung jawab sampai level di struktur manajemen. Saat acara tukar kado berlangsung, semuanya jadi setara dan lebur dalam suasana penuh persaudaraan.

Kedua, sesuai judulnya, acara tukar kado jadi momen untuk memberi hadiah bagi kawan atau teman sekomunitas. 

Bedanya dengan menyerahkan kado secara langsung, misalnya ke pasangan atau kekasih, acara tukar kado secara kolektif ini lebih seru karena kita tidak pernah tahu sebelumnya akan sampai ke siapa kado kita nantinya. Begitu pula sebaliknya, hadiah siapa yang akan kita terima nantinya. Di sinilah seni dari acara tukar kado ini.

Ketiga, acara tukar kado bisa disesuaikan dengan perayaan khusus di organisasi atau perusahaan. 

Acara yang biasa kami lakukan di awal tahun seperti ini adalah momentum untuk selebrasi atas kinerja atau pencapaian selama tahun yang baru saja berlalu. Tidak lupa tersemat harapan untuk tahun baru yang akan dijalani.

Nah, demikian manfaat kegiatan tukar kadonya. Lalu bagaimana teknis acara tukar kadonya? Ini mungkin pertanyaan yang langsung muncul di benak kita, terutama bagi pembaca yang belum pernah melakoni kegiatan ini sama sekali.

Sebenarnya sederhana saja. Tujuan acara tukar kado adalah semua orang menerima hadiah dan semua orang memberi hadiah. Jadi tentu saja semua peserta wajib membawa kado masing-masing. Kalau hadir tangan kosong, lalu berharap dapat kado dari orang lain kan jahat namanya. Hehehe.

Jadi mekanisme tukar kadonya silakan dimodifikasi sedemikian rupa, yang penting tujuannya tercapai. Di kantor kami sendiri biasa ada dua cara yang digunakan.

Cara pertama adalah pada saat sesi tukar kado dimulai, seluruh peserta berdiri membentuk lingkaran besar di tengah-tengah ruangan. Setiap orang memegang kadonya masing-masing dengan jarak yang rapat antara satu orang dan yang lainnya. 

Setelah itu panitia memutar musik atau lagu yang dinyanyikan bersama-sama. Lagunya bisa apa saja: lagu rohani, lagu perusahaan, lagu pop, yang penting irama lagunya jangan terlalu cepat.

Nah, sambil bernyanyi, kado pun digilir (terserah putarannya CW atau CCW) sesuai dengan irama lagu. Jadi misalnya putarannya CW (sesuai putaran jarum jam) maka setiap orang mengoper kadonya dari peserta di sebelah kanan ke peserta di sebelah kirinya. Yang penting adalah gerakan semua orang harus simultan. 

Saat mengoper kado, posisi tangan semua orang harus sama. Begitu pula saat menerima kado, posisi tangan semua orang harus berada pada posisi menerima kado. Dengan demikian tidak ada kado yang tersendat operannya.

Biasanya pada awal-awal aliran pergerakan kadonya kurang mulus. Ada yang sudah bertumpuk dua atau tiga kado di tangannya dan ada orang yang kosong sama sekali. Tapi seiring waktu, biasanya flow operan kado dari satu orang ke orang lain sudah lebih mulus. 

Bisa juga sebelum lagu diputar, peserta gladi resik singkat dulu, agar saat lagu putar atau dinyanyikan pergerakan oper-mengoper kadonya sudah lebih fasih.

Nah, saat lagu berhenti proses mengoper kado juga berhenti. Hadiah yang saat itu berada di tangan peserta, itulah yang akan menjadi hadiahnya. Cara pertama ini sebenarnya sederhana dan praktis jika bisa dilakukan dengan baik. 

Memang tantangan dari cara ini adalah menjaga agar aliran kado tetap mulus saat lagu dinyanyikan. Yang kedua, cara ini kurang cocok digunakan kalau ada peserta yang membawa kado berukuran besar. Ribet saat proses oper-mengoper kadonya.

Kita sekarang melangkah ke cara kedua. Cara kedua ini mirip undian arisan, jadi persiapannya sedikit lebih panjang. Setiap orang yang hadir harus menyetor kado ke panitia untuk diberi nomor. 

Panitia akan mencatat nama orang dan nomor kado yang dimilikinya. Kado-kado ini lalu dikumpul di depan ruangan, di atas meja khusus dan diatur sedemikian rupa agar nomor kadonya mudah terlihat.

Setelah seluruh peserta menyetor kado, panitia membuat kertas-kertas undian berisi nomor kado setiap orang. Kertas ini biasanya digulung agar nomornya tidak nampak, lalu diletakkan pada wadah khusus untuk nantinya diambil secara acak oleh setiap orang.

Nah, saat acara tukar kado dimulai, setiap orang maju satu per satu ke depan mengambil nomor undian tersebut. Bisa pakai cara lotere arisan (kertas undiannya dijatuhkan dari wadah) atau pakai sistem ambil undian doorprize. 

Nomor yang didapat setiap orang adalah nomor kado yang akan diterimanya. Jadi setelah membuka kertas berisi nomor tersebut, setiap peserta dipersilakan mengambil kado dengan nomor yang sama pada tumpukan kado yang sudah disusun oleh panitia.

Panitia hanya perlu mengecek agar orang yang maju tidak menerima kadonya sendiri. Jadi jika yang bersangkutan mendapat nomor kadonya sendiri (yang sudah dicatat pada saat awal penyerahan kado) panitia hanya perlu meminta peserta tersebut mencabut nomor lainnya.

Dengan cara ini, tidak ada masalah lalu lintas kado macet seperti cara yang pertama tadi. Ukuran kado pun tidak jadi masalah. Hanya saja cara ini membutuhkan durasi yang lebih panjang, apalagi kalau pesertanya cukup banyak. 

Biasa ada juga peserta yang keberatan kalau dapat giliran belakangan, karena secara pilihannya jadi jauh lebih sedikit dibanding yang dapat giliran di awal-awal.

Demikian mekanisme tukar kadonya. Lalu biar fair dan semua orang senang dengan kado yang diterimanya, panitia sudah menentukan syarat dan ketentuan kado yang harus disiapkan setiap peserta sejak awal.

Syarat dan ketentuan hadiah yang selama ini kami gunakan adalah:

(1) Harus ada patokan harga minimal untuk setiap hadiah. Misalnya minimal Rp50.000 atau minimal Rp100.000 per hadiah. Mau beli hadiah yang lebih mahal, silakan, yang penting harganya jangan lebih rendah dari patokan tersebut. 

(2) Hadiah bisa dipakai untuk jangka waktu yang lebih panjang. Jangan berupa makanan, minuman atau barang sekali pakai. 

(3) Hadiah harus bersifat unisex, artinya bisa dipakai untuk perempuan atau laki-laki, karena kita tidak tahu siapa yang nantinya akan menerima hadiah kita. 

(4) Bungkusan kadonya juga harus seragam. Kalau disepakati pakai kertas koran bekas, misalnya, berarti semua kado harus dibungkus menggunakan kertas koran.
Kalau kertas kadonya beda-beda, bisa-bisa ada kado tertentu yang jadi incaran semua orang kalau ketahuan siapa atau apa hadiah di dalamnya. Bisa jadi bahan rebutan nanti, apalagi kalau tukar kadonya pakai cara yang pertama.

Bagaimana ide acara tukar kado ini? Ada yang tertarik ikut menghelatnya di tempat kerja atau bersama teman-teman sekomunitas? Bagaimana pengalaman pembaca yang juga sudah sering melakukan acara seperti ini bersama teman-teman? Silakan bagikan pengalaman kalian di kolom komentar ya.

Salam sehat semuanya (PG)