Yuk, Simak 4 Tips Meningkatkan Partisipasi Peserta Rapat

Dalam tata kelola organisasi, rapat adalah kegiatan yang memiliki peran strategis. Rapat berguna untuk menunjang fungsi manajemen dalam organisasi seperti perencanaan, pengaturan kerja, monitoring dan evaluasi sampai memecahkan masalah (problem solving). Oleh karena itu, rapat-rapat yang dikelola dengan baik dan berjalan efektif memberi kontribusi yang positif pada peningkatan kinerja organisasi.

Sayangnya, banyak rapat yang berjalan tidak efektif karena berbagai macam hal, antara lain: rapat tidak terarah, banyak gangguan, peserta rapat tidak fokus, dan minimnya partisipasi peserta rapat dalam memberi kontribusi pemikiran.

Salah satu penyebab rendahnya partisipasi peserta rapat adalah multitasking. Peserta rapat mengikuti jalannya pembicaraan sambil melakukan kegiatan lain di gawainya, misalnya. Malah ada yang lebih fokus ke gawai dibanding menyimak pembicaraan, apalagi saat ini banyak rapat yang digelar secara daring.

Belum lama ini video Panglima TNI, Andika Perkasa, yang memarahi seorang peserta rapat daring karena bermain gawai, viral di media sosial. Panglima TNI sampai berkata demikian pada salah satu Kepala Staf Koram yang ditegurnya, "... ulangi coba apa yang saya bicarakan barusan," saking kesalnya.

Rapat-rapat yang melibatkan peserta dalam jumlah besar, apalagi dilaksanakan secara daring memang memiliki risiko seperti ini. Saat pimpinan rapat menjelaskan sesuatu, peserta rapat malah asyik dengan yang lain.

Belajar dari pengalaman mengelola rapat-rapat di kantor selama ini, ada beberapa kiat yang bisa dilakukan untuk meningkatkan partisipasi peserta rapat dalam memberi kontribusi pemikiran. Berikut kiat-kiatnya:

Manajemen Waktu

Waktu 1,5 -- 2 jam sudah ideal untuk durasi sebuah rapat. Untuk durasi yang lebih panjang, dikhawatirkan pikiran peserta sudah terbagi pada hal-hal lain. Tapi, kadang rapat-rapat tertentu bisa berlangsung lebih lama jika topik yang dibahas bejibun. Apalagi banyak pengambilan keputusan strategis yang membutuhkan waktu berpikir dan menganalisis data lebih lama.

Untuk rapat berdurasi panjang seperti ini, pemimpin rapat bisa menyelip beberapa ice breaking di antara sesi rapat untuk membuat peserta tetap fokus. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemimpin rapat harus memberi perhatian pada manajemen waktu rapat.

Misalnya, untuk pengaturan urutan topik rapat. Biasanya topik yang cenderung lebih ringan dibahas lebih dulu sebagai pemanasan, sebelum mengurai topik yang lebih berat. Kemudian, di pagi hari pikiran kita masih cenderung lebih fresh dibanding waktu di atas jam makan siang. Jadi kita bisa menggeber agenda rapat di pagi hari.

Berikutnya, beberapa topik rapat yang mirip, berhubungan satu sama lain atau membutuhkan data-data yang sama, sebaiknya diletakkan berdekatan dalam agenda rapat. Selain agar pikiran peserta lebih terarah, pemimpin rapat memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengeksplor pendapat peserta mengenai topik-topik tersebut.

Minimalkan Gangguan

Peserta bisa jadi enggan berkontribusi pemikiran karena banyak gangguan selama rapat berlangsung. Misalnya: sound system bermasalah, data-data penunjang tidak siap, gangguan dari peserta lain sampai peserta sibuk dengan gawainya.

Kita bisa meminimalkan munculnya beberapa gangguan dalam rapat dengan persiapan yang lebih baik. Sebelum rapat dimulai, cek perangkat atau peralatan yang akan digunakan: proyektor, kertas-kertas kerja, sound system, slide presentasi, data-data penunjang presentasi dan sebagainya. Bahkan snack (untuk konsumsi rapat singkat) sudah bisa disiapkan sebelumnya.

Sedapat mungkin agenda atau garis besar topik yang akan dibahas sudah disampaikan ke seluruh peserta rapat bersamaan dengan undangan rapatnya. Dengan demikian, peserta sudah membawa "bekal" ide atau pemikiran terkait pembahasan tersebut.

Jika rapat digelar secara daring, sebaiknya tautan rapat sudah bisa diakses paling tidak 15 menit sebelum rapat dimulai, agar peserta dan pemimpin rapat bisa mengecek audio-video dari perangkat yang akan digunakan serta memastikan kualitas sinyal internet memadai.

Membuat kesepakatan atau komitmen bersama untuk meminimalkan gangguan sebelum rapat dimulai juga bisa dilakukan. Misalnya: tidak menghidupkan HP selama rapat, atau membuat handphone dalam mode senyap, peserta yang tertidur kena denda dan kesepakatan-kesepakatan lainnya.

Ajukan Pertanyaan

Pemimpin rapat memiliki peran terbesar untuk mendorong partisipasi seluruh peserta. Oleh karena itu pemimpin rapat harus terampil memberi stimulus untuk mengajak peserta berpikir menanggapi topik yang sedang diperbincangkan.

Cara termudah untuk memimpin brainstorming adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Pertanyaan yang diajukan pun lebih banyak pertanyaan terbuka (open-ended) agar peserta lebih tertantang untuk mengeluarkan ide atau pemikirannya.

Bila perlu sapalah sejumlah peserta. Sebut nama mereka dan minta pendapatnya secara langsung. Taktik ini biasanya cukup berhasil, apalagi jika topik yang sedang diperbincangkan sesuai dengan bidang kerja atau skill peserta tersebut. Selain untuk meminta pendapat, mengajukan pertanyaan juga bisa digunakan untuk mengembalikan fokus peserta jika terlihat beberapa peserta sudah mulai terbagi fokusnya.

Gunakan Metode Jigsaw

Metode Jigsaw sebenarnya adalah metode yang biasa digunakan pada training atau pelatihan. Dengan metode Jigsaw, kelas dibagi menjadi beberapa grup. Masing-masing grup diminta untuk mendalami satu topik tertentu melalui diskusi. 

Setelah itu, pada akhir sesi setiap grup harus menampilkan hasil diskusinya di depan kelas. Dengan demikian semua peserta mengetahui seluruh topik yang didiskusikan.

Pada kondisi tertentu, misalnya peserta rapat cukup banyak dan topik yang akan dibahas cukup panjang, metode ini juga bisa digunakan. Metode Jigsaw memungkinkan forum mengurai topik rapat yang panjang, karena beban pembicaraannya dibagi ke dalam grup-grup yang lebih kecil. Di dalam grup kecil, peluang peserta untuk berpartisipasi aktif lebih besar. Ide-ide atau pikiran peserta pun dapat diserap lebih baik.

Pada metode Jigsaw versi aslinya, setiap grup mendapat topik yang berbeda. Setelah setiap grup melakukan presentasi di depan forum, barulah semua peserta mendapat insight yang lengkap dari seluruh topik. Tentu saja kesempatan dari grup lain untuk menanggapi atau memberi tambahan pemikiran tetap terbuka lebar.

Tapi metode ini bisa saja dimodifikasi sesuai tujuan rapat. Misalnya setiap grup mendapat topik yang sama. Dengan topik yang sama dan didiskusikan di dalam beberapa grup yang berbeda, hasil diskusinya akan semakin kaya.

Sebagai contoh, pemimpin rapat mengajukan pertanyaan yang sama pada setiap grup: bagaimana strategi meningkatkan penjualan untuk semester kedua? Kemungkinan ada sejumlah jawaban yang sama atau mirip. Tapi bisa juga kemudian lahir jawaban yang berbeda atau baru sama sekali. Tugas pemimpin rapat kemudian adalah merangkum jawaban-jawaban tersebut.

Dengan cara ini setiap peserta mendapat kesempatan lebih besar untuk mengungkapkan ide sehingga semakin banyak ide atau pemikiran yang bisa diserap.

Nah, demikianlah beberapa kiat yang bisa dilakukan untuk meningkatkan partisipasi peserta rapat. Kata kuncinya adalah bagaimana membuat peserta rapat antusias. Dengan demikian mereka akan lebih fokus dan tidak sungkan mengungkapkan pemikirannya. Semoga bermanfaat (PG)

---

Baca juga:

Rapat Deadlock? Ini Tipsnya.