Peserta bisa jadi enggan berkontribusi pemikiran karena banyak gangguan selama rapat berlangsung. Misalnya: sound system bermasalah, data-data penunjang tidak siap, gangguan dari peserta lain sampai peserta sibuk dengan gawainya.
Kita bisa meminimalkan munculnya beberapa gangguan dalam rapat dengan persiapan yang lebih baik. Sebelum rapat dimulai, cek perangkat atau peralatan yang akan digunakan: proyektor, kertas-kertas kerja, sound system, slide presentasi, data-data penunjang presentasi dan sebagainya. Bahkan snack (untuk konsumsi rapat singkat) sudah bisa disiapkan sebelumnya.
Sedapat mungkin agenda atau garis besar topik yang akan dibahas sudah disampaikan ke seluruh peserta rapat bersamaan dengan undangan rapatnya. Dengan demikian, peserta sudah membawa "bekal" ide atau pemikiran terkait pembahasan tersebut.
Jika rapat digelar secara daring, sebaiknya tautan rapat sudah bisa diakses paling tidak 15 menit sebelum rapat dimulai, agar peserta dan pemimpin rapat bisa mengecek audio-video dari perangkat yang akan digunakan serta memastikan kualitas sinyal internet memadai.
Membuat kesepakatan atau komitmen bersama untuk meminimalkan gangguan sebelum rapat dimulai juga bisa dilakukan. Misalnya: tidak menghidupkan HP selama rapat, atau membuat handphone dalam mode senyap, peserta yang tertidur kena denda dan kesepakatan-kesepakatan lainnya.
Ajukan Pertanyaan
Pemimpin rapat memiliki peran terbesar untuk mendorong partisipasi seluruh peserta. Oleh karena itu pemimpin rapat harus terampil memberi stimulus untuk mengajak peserta berpikir menanggapi topik yang sedang diperbincangkan.
Cara termudah untuk memimpin brainstorming adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Pertanyaan yang diajukan pun lebih banyak pertanyaan terbuka (open-ended) agar peserta lebih tertantang untuk mengeluarkan ide atau pemikirannya.
Bila perlu sapalah sejumlah peserta. Sebut nama mereka dan minta pendapatnya secara langsung. Taktik ini biasanya cukup berhasil, apalagi jika topik yang sedang diperbincangkan sesuai dengan bidang kerja atau skill peserta tersebut. Selain untuk meminta pendapat, mengajukan pertanyaan juga bisa digunakan untuk mengembalikan fokus peserta jika terlihat beberapa peserta sudah mulai terbagi fokusnya.
Gunakan Metode Jigsaw
Metode Jigsaw sebenarnya adalah metode yang biasa digunakan pada training atau pelatihan. Dengan metode Jigsaw, kelas dibagi menjadi beberapa grup. Masing-masing grup diminta untuk mendalami satu topik tertentu melalui diskusi.Â
Setelah itu, pada akhir sesi setiap grup harus menampilkan hasil diskusinya di depan kelas. Dengan demikian semua peserta mengetahui seluruh topik yang didiskusikan.
Pada kondisi tertentu, misalnya peserta rapat cukup banyak dan topik yang akan dibahas cukup panjang, metode ini juga bisa digunakan. Metode Jigsaw memungkinkan forum mengurai topik rapat yang panjang, karena beban pembicaraannya dibagi ke dalam grup-grup yang lebih kecil. Di dalam grup kecil, peluang peserta untuk berpartisipasi aktif lebih besar. Ide-ide atau pikiran peserta pun dapat diserap lebih baik.
