Kiat Menjadi Pemimpin Rapat yang Efektif

Kemudian, seperti sudah dipaparkan sebelumnya, rapat berarti menyatukan pikiran-pikiran yang berbeda. Oleh karena itu pemimpin rapat sebaiknya sudah memiliki konsep untuk membantunya mengarahkan  rapat, bila perlu sudah memiliki cetak biru rekomendasi-rekomendasi apa saja yang akan diambil, seperti halnya seorang sutradara telah memiliki gambaran akan seperti apa film yang akan disutradarainya, bagaimana mengelola scene demi scene sampai bagaimana ending film-nya nanti.

Hal penting lainnya, pada saat rapat berlangsung pastikan semua orang berkontribusi maksimal dengan mengatur lalu lintas pembicaraan. Pemimpin rapat harus demokratis namun juga harus bersikap tegas terhadap peserta yang dapat membuat rapat menjadi kurang kondusif.

Pengambilan Keputusan
Setiap pembahasan rapat berujung pada pengambilan keputusan atau rekomendasi. Pada bagian ini pemimpin rapat harus mengarahkan peserta mengambil keputusan terbaik. 

Jika keputusan rapat adalah alternatif solusi terhadap sebuah permasalahan, sedapat mungkin keputusan-keputusan tersebut dibuat secara SMART (Spesific, Measureable, Achieveable, Realistic, Time Bound) agar tidak membingungkan orang-orang yang akan menindaklanjuti di lapangan nantinya.

Keputusan-keputusan ini bisa dibuat secara musyawarah atau bila perlu secara voting, jika cara pertama tidak berhasil. Kemudian sebelum rapat ditutup, tidak ada salahnya membacakan kembali semua keputusan-keputusan dalam notulen rapat agar tidak ada yang dilewatkan peserta.

Nah, dengan menerapkan kiat-kiat sederhana namun penting tersebut, diharapkan pemimpin rapat lebih mudah mengendalikan jalannya rapat sehingga rapat menjadi lebih efektif. Rapat tidak selamanya menyelesaikan masalah di lapangan. Tetapi banyak keberhasilan para eksekutor di lapangan diawali dari perbincangan di atas meja rapat. (PG)