Kiat Menjadi Pemimpin Rapat yang Efektif

Seorang pemimpin rapat bertanggung jawab menyatukan pikiran para peserta rapat menjadi keputusan-keputusan terbaik. Tantangannya, setiap orang memiliki perbedaan dalam cara berpikir, cara pandang terhadap suatu masalah, cara mencapai tujuan dan cara memperjuangkan kepentingan. Oleh karena itu menjadi seorang pemimpin rapat itu susah-susah gampang.

Semakin strategis level sebuah rapat, semakin strategis pula peran pemimpin rapat. Jika pemimpin rapat tidak bisa menjalankan perannya dengan baik, maka rapat tersebut bisa menjadi tidak efektif. Pembicaraan menjadi ngalor ngidul dan bias, rapat bisa deadlock, atau keputusan-keputusan yang diambil mengawang-awang, bahkan jauh dari solusi yang diharapkan. Pada skala organisasi tertentu, rapat yang tidak efektif berarti juga rapat tidak efisien karena ada sejumlah sumber daya yang dihabiskan tanpa hasil yang sepadan.

Sebenarnya kiat-kiat sukses memimpin rapat cukup mudah kita temukan jika kita rajin mencari referensi dari media cetak maupun elektronik, buku dan internet. Berikut saya bagikan beberapa kiat memimpin rapat agar rapat berjalan dengan berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini.

Persiapan yang Baik 
Gagal mempersiapkan berarti mempersiapkan kegagalan. Dalam banyak hal, ungkapan tersebut benar adanya, termasuk dalam hal memimpin rapat. Jika kita diberi amanah untuk memimpin sebuah rapat, keberhasilan (atau kegagalan) kita bisa jadi diawali jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. 

Kita bisa mulai dari membaca kembali notulen rapat sebelumnya, jika rapat yang akan kita pimpin merupakan rapat rutin atau rapat yang terkait dengan rapat-rapat sebelumnya. Membaca notulen membuat kita mengetahui perkembangan topik pembicaraan sehingga agenda rapat tidak terpisah satu sama lain.

Notulen rapat pada umumnya disertai dengan rekomendasi-rekomendasi kerja yang akan ditindaklanjuti para peserta rapat. Walaupun ada sesi untuk mengecek tindak lanjut rekomendasi ini, tidak ada salahnya pemimpin rapat telah mengetahui progress pelaksanaan tindak lanjut tersebut sebelumnya. Selain membantu mengingatkan para PIC (Person In Charge), pengecekan ini juga membuat mereka memastikan data atau informasi yang akan dibahas pada rapat nanti lebih valid dan lengkap.

Membaca notulen dan pengecekan tindak lanjut rekomendasi juga membuat pemimpin rapat lebih memahami permasalahan yang akan dibicarakan. Dengan demikian, pemimpin rapat sudah memiliki rancangan-rancangan skenario jalannya rapat, bahkan gambaran alternatif solusi sebelum rapat dimulai.

Persiapan lainnya adalah melihat siapa-siapa saja peserta rapat yang akan hadir. Dengan mengetahui peserta rapat, pemimpin rapat dapat mengantisipasi dan meminimalkan hal-hal yang dapat membuat rapat menjadi kurang efekfif. 

Ada orang tertentu yang sangat pandai retorika tetapi kurang pandai menemukan solusi. Jadi jika rapat dihadiri oleh peserta dengan tipe seperti ini, kita harus memastikan mereka tidak membuat rapat menjadi bertele-tele dengan mengarahkan mereka untuk fokus pada agenda, data dan alokasi waktu. Sebaliknya, ada orang yang memiliki analisis tajam dan ide-ide brilian, tetapi suka malu mengungkapkan pendapatnya. Kita harus cerdas memberi stimulus dan arahan agar peserta dengan tipe seperti ini lebih berani berkontribusi pada rapat.

gambar dari www.salesforce.com

Mengendalikan Pembicaraan
Pada saat rapat sedang berlangsung, pemimpin rapat harus mahir memandu lalu lintas pendapat dan pertanyaan agar rapat selalu berpatokan pada agenda, baik topik-topik pembicaraan maupun alokasi waktu.

Jika rapat yang dipimpin sifatnya operasional, teknis, apalagi strategis pastikan peserta berbicara sesuai dengan data-data pendukung agar pembicaraan tidak bias dan pengambilan-pengambilan keputusan lebih tepat sasaran. 

Pembicaraan yang tidak berbasis data sering membuat rapat menjadi bertele-tele dan pembahasan bisa jadi sangat subjektif. Jika demikian yang terjadi, keputusan-keputusan yang dihasilkan pun tidak maksimal (baca ilusi dalam ruang rapat).

Kemudian, seperti sudah dipaparkan sebelumnya, rapat berarti menyatukan pikiran-pikiran yang berbeda. Oleh karena itu pemimpin rapat sebaiknya sudah memiliki konsep untuk membantunya mengarahkan  rapat, bila perlu sudah memiliki cetak biru rekomendasi-rekomendasi apa saja yang akan diambil, seperti halnya seorang sutradara telah memiliki gambaran akan seperti apa film yang akan disutradarainya, bagaimana mengelola scene demi scene sampai bagaimana ending film-nya nanti.

Hal penting lainnya, pada saat rapat berlangsung pastikan semua orang berkontribusi maksimal dengan mengatur lalu lintas pembicaraan. Pemimpin rapat harus demokratis namun juga harus bersikap tegas terhadap peserta yang dapat membuat rapat menjadi kurang kondusif.

Pengambilan Keputusan
Setiap pembahasan rapat berujung pada pengambilan keputusan atau rekomendasi. Pada bagian ini pemimpin rapat harus mengarahkan peserta mengambil keputusan terbaik. 

Jika keputusan rapat adalah alternatif solusi terhadap sebuah permasalahan, sedapat mungkin keputusan-keputusan tersebut dibuat secara SMART (Spesific, Measureable, Achieveable, Realistic, Time Bound) agar tidak membingungkan orang-orang yang akan menindaklanjuti di lapangan nantinya.

Keputusan-keputusan ini bisa dibuat secara musyawarah atau bila perlu secara voting, jika cara pertama tidak berhasil. Kemudian sebelum rapat ditutup, tidak ada salahnya membacakan kembali semua keputusan-keputusan dalam notulen rapat agar tidak ada yang dilewatkan peserta.

Nah, dengan menerapkan kiat-kiat sederhana namun penting tersebut, diharapkan pemimpin rapat lebih mudah mengendalikan jalannya rapat sehingga rapat menjadi lebih efektif. Rapat tidak selamanya menyelesaikan masalah di lapangan. Tetapi banyak keberhasilan para eksekutor di lapangan diawali dari perbincangan di atas meja rapat. (PG)