Kesulitan Menentukan Persediaan Minimum di Gudang? Inilah Cara Menentukan Persediaan Minimum di Gudang Secara Efektif

Gudang adalah tempat yang biasanya digunakan untuk menyimpan bahan inventaris. Apapun jenis usahanya, persediaan pasti dibutuhkan untuk seluruh kegiatan operasional perusahaan. Jumlah stok masing-masing yang ditetapkan perusahaan tentu saja berbeda satu sama lain karena hal ini berhubungan dengan tujuan utama dan target yang ditetapkan perusahaan pada customernya. Dengan mengelola persediaan di gudang, Anda akan memiliki peluang yang baik untuk mengurangi biaya operasional. Bagi perusahaan komersial, gudang merupakan pionir dalam menentukan margin. Apalagi untuk produk yang sulit ditemukan atau hanya tersedia dalam edisi terbatas, nilainya cenderung meningkat.

Metode Pencatatan Perusahaan

Ada beberapa metode penilaian persediaan itu sendiri, yaitu FIFO atau First In First Out (memprioritaskan barang yang datang lebih dulu di gudang untuk diberikan atau digunakan lebih dulu), lalu LIFO atau Last In First Out (mengutamakan barang yang datang terakhir untuk dijual terlebih dahulu), Bisa juga menggumnakan strategi Average Cost atau Harga rata-rata (Harga barang yang tiba pertama atau terakhir di gudang dianggap sebagai nilai rata-rata). Untuk pencatatan persediaan anda bisa memilih metode periodic yakni mencatat dengan mengecek fisik barang pada periode tertentu saja. Metode kedua yakni metode perpectual yakni lebih terperinci dan mendetail sehingga setiap barang masuk dan keluar dicatat pada waktu tersebut.

Metode LIFO biasanya digunakan untuk produk yang cepat berubah nilainya karena proses berjalannya waktu, seperti produk fashion yang sering berubah mengikuti trend misalnya. Sedangkan metode FIFO biasanya digunakan untuk produk yang mudah kadaluarsa, seperti makanan misalnya. Umumnya, supermarket, apotek, hingga pengolah makanan lebih suka memakai FIFO untuk menilai persediaan barang mereka.

Cara Manajemen Persediaan:

Walau sudah mengenal metode pencatatan dan penilaian persediaan namun pasti anda juga penasaran bagaimana memanage persediaan. Untuk menjaga dan menentukan minimum persediaan di gudang maka perlu mengikuti beberapa tips berikut ini :

Jangan Lupa Untuk Melakukan Safety Stock

Langkah pertama untuk mengamankan persediaan barang anda adalah dengan menentukan safety stock. Safety stock bisa dibuat dengan melihat penggunaan persediaan pada kurun waktu 3 bulan sebelumnya. Anda juga perlu melihat berapa banyak produksi pada bulan ini untuk memperkirakan berapa banyak persediaan bahan baku yang harus anda persiapkan. Cek pula sisa persediaan di bulan sebelumnya. Ada pula yang membuat safety stock dengan mempertimbangkan average usage, maximum usage hingga minimum usage pada periode sebelumnya.

Siapkan Reorder Point (ROP)

Setelah anda mendapatkan gambaran proyeksi persediaan maka siapkan jadwal persediaan melalui reorder point (ROP). Jadwalkan pada posisi nilai persediaan berapa anda akan melakukan pembelian persediaan. Untuk menghitung reorder poin anda bisa mengkalikan average usage dengan lead time lalu tambahkan dengan safety stock.

Hitung Anggaran Persediaan

Setelah itu langkah selanjutnya adalah menghitung anggaran persediaan. Pembeliaan dalam jumlah besar akan lebih murah dibanding secara eceran. Dalam menghitung anggaran persediaan anda bisa menggunakan data reorder point yang kemudian dikalikan dengan harga pasaran barang tersebut. Pertimbangkan pula biaya angkut barang dan inflasi yang menyebabkan kenaikan harga atas barang tersebut.

Tentukan SOP

Selanjutnya penting bagi anda untuk menentukan standard operating procedure atau biasa dikenal dengan SOP. SOP ini akan berisi tentang bagaimana seharusnya persediaan disimpan, pencatatan, pelaporan stok dan keluar masuknya barang hingga bagaimana packing nya yang dipimpin oleh supervisor ataupun manajer. Tentu saja ada beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam mengelola persediaan ini seperti kartu stok, surat jalan, purchase order dan lain -- lain sebagainya.

Audit

Walau sudah ada supervisor maupun manajer yang bertanggung jawab atas persediaan anda namun melakukan audit secara periodic atau random juga sangat diperlukan. Audit pada persediaan digunakan untuk memastikan bahwa barang yang ada di gudang sudah sesuai dengan laporan. Anda juga bisa mengecek apakah persediaan dilapangan diperlakukan sesuai standar SOP atau belum. Dari audit ini anda akan mendapatkan informasi tentang sistem penyimpanan persediaan apakah sudah maksimal atau belum. Pasalnya terkadang barang persediaan juga bisa rusak karena penyimpanan yang tidak  tepat.

Ada baiknya pula jika anda mengklasifikasikan persediaan anda yakni melabeli persediaan barang mana saja yang rusak, paling baik hingga kurang baik namun masih layak untuk digunakan.

Menggunakan Software ERP

Software ERP adalah kemajuan teknologi yang memiliki fungsi utama mengintegrasikan seluruh proses bisnis di dalam satu sistem yang dinamakan ERP. Dari deskripsi tersebut, kita dapat mengetahui bahwa Software ERP dapat sangat mempermudah menjaga persediaan minimum di gudang karena anda dapat mengetahui jumlah persediaan secara real time di gudang manapun, kapanpun dan dimanapun. Dan salah satu ERP yang sudah menyediakkan fitur tersebut adalah Ukirama ERP. Selain harga yang murah, fitur yang lengkap dari inventory hingga akuntansi, finance, dan human resource juga merupakan keunggulan Ukirama dibanding software ERP lainnya.

Itulah beberapa tips dan cara terkait menentukan dan menjaga persediaan minimum di gudang yang bisa saya bagikan kepada anda sekalian. Semoga bermanfaat...!