Silakan: Rapat atau Markombur atau Cangkruk

Rapat? Jenis binatang apa ini? Ntar dulu. Kita lihat minimal istilah rapat itu sendiri. Istilah itu diadopsi dari kaum bule yi "meeting" dari meet atau ketemuan. 

Lalu kaum Malayu ntah kapan menyambarnya dan memadankannya sebagai Rapat. Jadi-jadiannya keqnya seperti ini yi kerapatan, merapatkan, merapat, merapati, rapat-rapatan. Itu doang. 

Titik. Istilah "ketemuan" dari kaum bule sana dirasa kurang afdhol, nah kalau rapat dan merapatkan diri. Deket-deketan kl begitu. Ini bisa jadi cangkruk atau markombur atau ngegosip kata poliyo dan anak now. Cocok deh ama bawaan bangsa ini dari sononya.

Untuk gagah-gagahan, nih definisi formalnya bahwa rapat adalah pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan sebuah solusi atau pencapaian tertentu. Rapat juga berfungsi sebagai media komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. 

Dalam arti luas rapat adalah media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. 

Rapat digunakan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. Dalam pengertian manajemen, rapat adalah pertemuan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan dan pemberian motivasi. 

Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga ide atau pemikiran untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, dan peserta rapat pun dapat termotivasi untuk memahami setiap permasalahan yang dihadapi komunitasnya, sehingga mereka dapat berkontribusi bersama dalam pencapaian tujuan tertentu.

Singkatnya dalam bahasa now rapat adalah media ngebacot terstruktur dari sekelompok orang untuk mendapatkan ide atau pemikiran terbaik dalam rangka mencapai tujuan seperti mengorganisir acara natal dan tahun baru, lingkungan sekitar nggak kebanjiran Ciliwung lagi, cepet jadi kaya, cepet menang pilkada, cepet dapet jodoh dan cepet-cepet lainnya. He He ..

Bagaimana biar efektif

Sepertinya zaman now tidak ada lagi orang yang berkumpul bersama seperti definisi di atas untuk sekadar kumpul dengan hasil mabok atau kosong. Coba, kumpul begitu saja untuk omong-omong dalam sebuah keluarga, paling tidak harus ada suguhannya minimal kopi dan teh manis. 

Diformalkan lagi dalam sebuah katakanlah big family, itu harus lebih gres lagi suguhannya, bahkan ditarik kontribusi doku sekian-sekian, membesar ke atas meski tidak harus wah, tapi tetap terjitak oleh cost untuk gedung pertemuan dan makan-minum yang lebih besar lagi porsinya. 

Syukur-syukur ada penyantun disitu yang rajin berdiri dan bukan rajin tiarap. Maklum doku untuk disantunkan ya sangat bergantung pada karakter asli ybs, apakah ybs model Arab, model Chinese, model Bolanda, model Batak, Jawa, Sunda dst.                                                                                                                                                                                                     

Bagaimanapun itu, demi efektifitas rapat, professional-lah, siapkanlah agenda rapat sejak awal. Jangan terburu-buru ntar konyol; atur waktu dengan sebaik mungkin; cari masukan secukupnya dari bakal peserta rapat; kenalilah seluruh peserta; buat daftar pertanyaan; tentukan proses atau pengolahan materi yang nanti dirapatkan; di akhir cerita setelah menyaring semua ide yang relevan dengan topik, buatlah abstract atau kesimpulan.

Mendahului semua itu buatlah hand-out atau bahan baku rapat yang berisi ringkasan materi tentang pokok persoalan yang dirapatkan. Handout inilah yang jadi pedoman peserta rapat dalam ngebacot secara terstruktur tentang materi rapat. 

Jangan dilupakan buatlah seringkas mungkin dalam lembar tersendiri aturan main rapat seperti waktu maksimal untuk menyampaikan pendapat atau gagasannya. Ini akan sangat membantu, utamanya menghindarkan kita dari kultur cangkruk atau markombur atau ngegosip atau kultur lapo tuak yang bicara muter-muter keq drunken master dan ending dengan bantingan gelas.

Rapat Paripurna sebuah Clan di Jakarta. Dok: Keluarga Besar Hutanamora Pakpahan Jabodetabek.

Pimpinan, Moderator dan Pencatat

Dengan berpedoman sepenuhnya pada materi rapat dan menguasai sasaran rapat, pimpinan rapat mutlak harus piawai dalam mengantarkan apabila perlu menghanyutkan seluruh peserta rapat kedalam obyek rapat dengan segala harapan yang disangkutkan disitu. 

Dan moderator rapat di sampingnya akan berfungsi sebagai katakanlah polisi lalu lintas yang menyemprit, apabila lidah tak bertulang mencoba merajalelai rapat. Lihat handout. Titik. 

Dan di sebelah satunya lagi ya si pencatat rapat. Ini seharusnya bukan orang yang cerewet atau genit lirak-lirik keq pemain sinetron cinta, tapi pastikan dia seorang pendiam yang penuh konsentrasi dan tekun dengan penanya. 

Tak mesti stenograf. Paham kode pencatatan anak-anak zaman now juga nggak masalah sejauh dikuasainya. Kalau itu juga nehi, maka bagaimanapun dia harus mampu mencatat atau menyaring setiap pendapat yang dilontarkan peserta rapat dengan cara dan gayanya sendiri.

Jangan anggap enteng para penulis cepat, atau kalau bisa sih yang tahu stenografi atau bahasa kode anak zaman now. Mengapa? Lha rapat kan urusan bacot membacot yang terstruktur sesuai aturan main dalam rapat. 

Bayangkan lidah itu kan nggak bertulang. Meski sudah kita kasi handout, tapi bacot tetaplah bacot. Itu pasti banyak menghamburkan kata. Ini harus diatur dengan sebaik-baiknya oleh moderator professional dan pencatat rapat professional harus dapat menyaring mana omongan mabok dan mana omongan dari akal sehat.

Katakanlah waktu rapat dibatasi 4 jam dengan jeda 15-25 menit coffee break plus penganan ringan setelah 2  jam pertama, agar tu otak kreatif lagi nanti. Bagi para perokok nah ini kesempatannya, kepulkan asap Dji Sam Soe kalian setinggi-tingginya, apabila perlu dibulet-buletin dalam candaria komunitas rapat untuk menghilangkan stress.

Begitu gabung lagi. Pimpinan kembali mengarahkan rapat sesi terakhir dengan bahasa singkat padat informatif melegakan. Pastikan tak menggunakan bahasa langit. Bahasa sederhana tepat sasaran saja. Itulah pimpinan rapat yang match dengan masa kini yang pastinya berdarah efisiensi.

Profesional dan berbayar

Tak pelak lagi bahwa rapat adalah sebuah media penting dalam pengambilan keputusan dengan mengintegrasikan pikiran-pikiran terbaik dari dialektika sebuah rapat.

Nah, ini semua berpulang kepada komunitasnya, apakah itu paguyuban keluarga, kantor, ormas, bahkan DPR/MPR. Tak ada makan siang gratis bukan. 

Kalau gratisan kita kagak ketemu dengan moderator dan pencatat piawai. Kita tak punya ruang khusus untuk mengelola semua perkembangan kita dari waktu ke waktu dengan sistem Informatika yang diawaki oleh tenaga-tenaga informatika yang professional yang nggak bakal salah lagi salah lagi dalam mendokumentasikan event apapun, termasuk hasil-hasil rapat. 

Kalau rapat keluarga, mungkin masih gratis ya, bergantung ada nggak anggota keluarga yang bersedia mengelola sistem informatikanya. Tapi kalau keluarga sudah menggembung dalam sebuah clan misalnya. 

Ini nggak bisa lagi gratisan jadul-lah. Sebab rapat dan apapun kegiatan kita disitu bukan lagi sekadar cangkruk atau markombur, apalagi ngegosip. Oh no. Itu kultur jadul yang serba meneketehek, lalu menguap begitu saja.

Hal-hal teknis seperti Itu semua harus diawaki tenaga professional dan berbayar. Tanpa itu, monggo lanjutkan kultur cangkruk atau markombur. Mangan ora mangan yo kumpul ae. Urusan belakangan. itu kan makna rapat dari sononya. Hayyoo!

At the end, biasakan Buka-Tutup Rapat itu tepat waktu. Dan biasakan juga agar pimpinan tertinggi menutup rapat dengan memberi apresiasi kepada seluruh peserta rapat tanpa kata-kata hipokrit kosong-melompong, melainkan kata-kata terimakasih dan kata-kata motivasi secukupnya ibarat air segar, bukan api yang menghanguskan. 

Dan terakhir bukan penghabisan selambatnya 2 hari setelah rapat hasil konkret rapat telah dapat dibagikan kepada seluruh peserta rapat melalui station keeping informatika yang diawaki oleh tenaga-tenaga berbayar yang professional yang kalaupun salah hanya salah 1-3 persen, setelah jauh sebelumnya telah teruji secara maksimal tentu.

Selamat berapat dan ngebacot dengan bacot masa kini yang terstruktur rapi.

Depok Bolanda, Tue', Nov' 30, 2021.