Silakan: Rapat atau Markombur atau Cangkruk

Diformalkan lagi dalam sebuah katakanlah big family, itu harus lebih gres lagi suguhannya, bahkan ditarik kontribusi doku sekian-sekian, membesar ke atas meski tidak harus wah, tapi tetap terjitak oleh cost untuk gedung pertemuan dan makan-minum yang lebih besar lagi porsinya. 

Syukur-syukur ada penyantun disitu yang rajin berdiri dan bukan rajin tiarap. Maklum doku untuk disantunkan ya sangat bergantung pada karakter asli ybs, apakah ybs model Arab, model Chinese, model Bolanda, model Batak, Jawa, Sunda dst.                                                                                                                                                                                                     

Bagaimanapun itu, demi efektifitas rapat, professional-lah, siapkanlah agenda rapat sejak awal. Jangan terburu-buru ntar konyol; atur waktu dengan sebaik mungkin; cari masukan secukupnya dari bakal peserta rapat; kenalilah seluruh peserta; buat daftar pertanyaan; tentukan proses atau pengolahan materi yang nanti dirapatkan; di akhir cerita setelah menyaring semua ide yang relevan dengan topik, buatlah abstract atau kesimpulan.

Mendahului semua itu buatlah hand-out atau bahan baku rapat yang berisi ringkasan materi tentang pokok persoalan yang dirapatkan. Handout inilah yang jadi pedoman peserta rapat dalam ngebacot secara terstruktur tentang materi rapat. 

Jangan dilupakan buatlah seringkas mungkin dalam lembar tersendiri aturan main rapat seperti waktu maksimal untuk menyampaikan pendapat atau gagasannya. Ini akan sangat membantu, utamanya menghindarkan kita dari kultur cangkruk atau markombur atau ngegosip atau kultur lapo tuak yang bicara muter-muter keq drunken master dan ending dengan bantingan gelas.

Rapat Paripurna sebuah Clan di Jakarta. Dok: Keluarga Besar Hutanamora Pakpahan Jabodetabek.

Pimpinan, Moderator dan Pencatat

Dengan berpedoman sepenuhnya pada materi rapat dan menguasai sasaran rapat, pimpinan rapat mutlak harus piawai dalam mengantarkan apabila perlu menghanyutkan seluruh peserta rapat kedalam obyek rapat dengan segala harapan yang disangkutkan disitu. 

Dan moderator rapat di sampingnya akan berfungsi sebagai katakanlah polisi lalu lintas yang menyemprit, apabila lidah tak bertulang mencoba merajalelai rapat. Lihat handout. Titik. 

Dan di sebelah satunya lagi ya si pencatat rapat. Ini seharusnya bukan orang yang cerewet atau genit lirak-lirik keq pemain sinetron cinta, tapi pastikan dia seorang pendiam yang penuh konsentrasi dan tekun dengan penanya. 

Tak mesti stenograf. Paham kode pencatatan anak-anak zaman now juga nggak masalah sejauh dikuasainya. Kalau itu juga nehi, maka bagaimanapun dia harus mampu mencatat atau menyaring setiap pendapat yang dilontarkan peserta rapat dengan cara dan gayanya sendiri.