Oursource, Outsourcing, Out of the Box

Bekerja dengan outsource adalah pengalaman menarik. Bekerja sebagai outsource ternyata pengalaman yang jauh lebih menarik. Suatu keberuntungan bagiku yang sempat mengalami keduanya, sebagai user company (UC) lalu malah menjadi karyawan di outsourcing company (OC). Di bawah ini aku coba tuturkan selengkap yang aku bisa.

Pemberi Dana, Pemberi Kerja, Pemberi Perintah, dan Pemberi Pengetahuan
Lama juga aku ditugaskan Perusahaan tempatku bekerja untuk bekerja sama dengan salah satu OC yang sudah sangat berpengalaman, bahkan sebelum aku memulai perjalanan hidup sebagai karyawan setamat dari kuliah mereka sudah ada. Punya cabang di hampir seluruh kota-kota besar di Indonesia.

Baca juga: Outsourcing Company, Tidak Seburuk Gambaran Khalayak

Sebagai perusahaan fast moving consumer goods (FMCG) kami memberikan pekerjaan kepada OC berupa tenaga sales promotion girl (SPG) di supermarket (tim promosi yang berada di samping pajangan produk untuk mengenalkan produk kami ke konsumen), motorbike taskforce (salesman yang mendistribusikan produk ke warung-warung kecil dengan mengendarai sepeda motor), sampling team (tim yang mempersiapkan produk dan membagikan secara gratis ke sekolah, pasar, swalayan, dan lain-lain), merchandiser (memajang produk di pelanggan), dan tenaga administratif lainnya.  

Walau tidak memakai seragam resmi sama dengan kami, tenaga kerja OC memakai seragam khusus buat mereka yang mencantumkan merek produk yang menjadi tanggung jawab mereka. Oleh sebab itu, secara tidak langsung mereka juga mewakili perusahaan kami, karena masyarakat tahunya brand tersebut adalah milik perusahaan FMCG kami. Oleh sebab itu pula, kami harus memastikan bahwa mereka bekerja sesuai standar dan ekspektasi kami. Oleh sebab itu pula (ini yang ketiga kali, ya ...) menjadi tanggung jawab kami untuk memberikan training, product knowlede, product briefing, dan penjelasan standar yang penting diketahui oleh konsumen.

Jadi komplitlah, kami sebagai UC menjadi pemberi dana (dengan memberikan budget untuk dikelola oleh OC), pemberi kerja (berupa proyek periodik sesuai kebutuhan dan juga kemampuan OC), pemberi perintah (instruksi kerja yang harus dilakukan OC), dan sekaligus pemberi pengetahuan (pelatihan itu tadi). Dan satu lagi: melakukan evaluasi terhadap kinerja OC yang menentukan apakah kontrak masih layak diperpanjang atau harus digantikan. Dengan posisi istimewa ini, biasanya kami juga sangat diistimewakan bila sedang berkunjung ke lokasi kerja OC. Untungnya kami sudah dibekali code of conduct untuk selalu bersikap profesional kepada OC.

Demikian jugalah nanti jika sudah dilaksanakan, Pemerintah tidak bisa lepas tangan begitu saja, malah harus menjadi pihak yang paling peduli dengan kompetensi dan kualitas kerja pegawai yang sudah dialihdayakan ini karena merekalah yang menjadi "wajah" dan "ujung tombak" Pemerintah yang berinteraksi dengan masyarakat yang dilayani.

Baca juga: Kok Masih Ragu dan Sangsi?

Hidup dari Management Fee, Tapi Tidak Memotong Gaji
Mungkin karena dianggap salah seorang yang bersikap baik selama jadi karyawan UC, setelah pensiun aku malah direkrut oleh salah satu OC yang dulu aku supervisi. Jadi konsultan, resminya. Maka mulailah aku pelajari, lalu mengajari (namanya juga konsultan, 'kan?) untuk menjadikannya qualified and competitive. 

Baca juga: Alih Daya Solusi Masalah Sumber Daya Manusia

Hidup sebagai OC mengandalkan fee yang diberikan oleh UC. Berkisar 6% sampai 12% dari nilai kontrak sesuai jenis pekerjaan, bergantung "kebaikan hati" UC yang cenderung turun dari tahun ke tahun. Kalau gaji, insentif, THR, BPJS, pajak, dan penghasilan lainnya semua ditentukan UC. Juga sistem kerja. OC sekadar memberikan pertimbangan. Di sinilah salah satu letak kesalahpahaman yang mengira OC mengurangi gaji karyawan. Tidak! Malah kalau penghasilan karyawan makin tinggi, maka makin tinggi pulalah management fee yang OC terima secara absolut.  

Semua pengeluaran yang disebutkan di atas yang akan diklaim OC kepada UC setiap bulannya. Yang tidak bisa diklaim ke UC, misalnya sewa kantor, gudang, kendaraan operasional dan gaji manajemen OC itulah yang harus ditutupi oleh management fee yang 6% - 12% tersebut. Oh ya, karena klaim diajukan setelah dilakukan pembayaran ke karyawan (misalnya gaji) maka OC harus punya kemampuan finansial yang sangat cukup untuk menalangi semua pembayaran sebelum diklaim ke UC.

Seakan sudah jadi tradisi manakala akan Lebaran maka kami akan pontang-panting mencari suntikan dana dari berbagai sumber (biasanya Owner, sih ...) karena harus membayar THR karyawan yang sama artinya membayar gaji dua bulan sekaligus!

Ini perlu jadi perhatian Pemerintah untuk menunjuk OC yang profesional yang sekaligus punya modal besar untuk memastikan tidak terjadi kemacetan pembayaran hak-hak karyawan. Lebih bagus lagi jika Pemerintah sudah memberikan dana talangan di awal kepada OC.

Ketidakpastian Masa Depan?
Sesuai kontrak kerja dengan UC, maka OC membuatkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) bagi kandidat yang lulus seleksi ketika akan memulai bekerja sebagai karyawan OC. Nah, di sinilah karyawan harus teliti membaca klausul yang tertera dalam PKWT tersebut. Sebagai OC yang profesional, di tempat kami, semua hal dicantumkan dengan jelas. Butir demi butir kami pastikan dibaca, diketahui, dan dipahami oleh setiap penandatangan PKWT. Tak lupa satu copy diberikan kepada karyawan.

Karyawan akan bekerja sesuai kontrak. Bisa diperpanjang sesuai kebutuhan UC dan jika karyawan dinilai memenuhi kualifikasi untuk melanjutkan masa kerja berikutnya. Karena ada ketentuan bahwa kontrak hanya diperbolehkan diperpanjang satu kali (atau dua kali?) maka biasanya kami alihkan ke pekerjaan lain dengan UC lain bagi karyawan yang dievaluasi memenuhi persyaratan. Bagi OC, perekrutan karyawan adalah mahal, maka sudah pasti karyawan berkualifikasi akan berupaya untuk dipertahankan. Kalau 'nggak qualified, tentu tidak akan dipertahankan sebagaimana juga berlaku di perusahaan mana pun, 'kan?

Faktanya, kami merekrut banyak orang juga sebagai karyawan tetap di OC kami. Karena bagus -- daripada diambil oleh OC yang lain, kan? -- orang-orang pilihan tersebut kami angkat sebagai karyawan tetap dengan fasilitas memadai sesuai dengan posisinya. Bahkan, lumayan banyak juga yang harus kami relakan saat diminta UC untuk di-hire sebagai karyawan tetap mereka. Berat hati sekaligus bangga, karena itu berarti kami mampu men-develop karyawan kami sesuai dan setingkat dengan kualifikasi UC yang mempekerjakan kami. Tanpa harus menyebutkan nama-nama perusahaan tersebut, lumayan banyak juga posisi manajerial di UC yang dulunya adalah karyawan kami.  

Demikian juga hendaknya nanti jika Pemerintah menemukan beberapa karyawan OC yang layak dipromosikan menjadi ASN dan atau PPPK, silakan merekrut mereka karena biasanya orang-orang seperti itu adalah loyalis yang sangat bangga pada pekerjaannya. Mudah dimotivasi, 'kan?

Penutup: Perubahan Mental dan Perbaikan Kompetensi
Sebelum makin panjang, maka sampailah kita kepada penutup tuturan. Apa yang aku lakukan sebagai konsultan OC?

'Nggak banyak, karena waktuku juga singkat. Tak lama -- cukup sebulan -- setelah mempelajari "isi perut" OC, maka aku lakukan beberapa perubahan. Yang aku mau sampaikan hanya tiga di antaranya berikut ini:

Pertama, memperbaiki tampilan kantor dan orang-orang yang bekerja di frontline. Yang dulu kusam, semrawut, dan rada kotor segera aku mintakan bantuan office boy dan lainnya untuk memperbaikinya. Tanaman dengan bunga warna-warni, harum, bersih, dan jernih itulah suasana kantor setelah "reformasi". "Pastikan yang datang melamar ke kantor kita ini, baik sebagai calon tenaga kerja maupun calon pemberi kerja langsung berimpresi positif tentang kantor dan kita", demikian yang aku sampaikan berulang-ulang sampai benar-benar terbukti.

Kedua, aku berikan pelatihan yang berhubungan dengan pekerjaan mereka, teknis dan non teknis. Dari pengambilan data, pengolahan data, sampai penyajian data. Bahkan presentasi pun aku latih dengan praktik berulang-ulang. Selain penguasaan materi, juga perbaikan mentalitas yang sangat berat. Itu yang aku akan sampaikan berikutnya sebagai yang ketiga ...

Ketiga, ini yang paling berat. Ada anggapan pada (hampir) semua karyawan pada semua tingkatan bahwa UC itu adalah "raja" dan "dewa" dalam artian pihak yang harus dilayani dengan menuruti segala titahnya dan ditakuti karena mengancam "periuk nasi". Untuk ini, berulang-ulang juga aku sampaikan: "Kawan-kawan, kita diberikan pekerjaan ini oleh mereka karena kita dinilai mampu melakukannya dengan baik, dan sebaliknya karena mereka merasa 'nggak mampu melakukannya. Artinya, kita membantu mereka di ketidakmampuan mereka. Oleh sebab itu, ayo tunjukkan bahwa kita memang lebih mampu daripada mereka untuk pekerjaan ini. Caranya? Tingkatkan kompetensi supaya meningkat pula percaya diri.".

Selain itu, ada yang seringkali aku ucapkan kepada karyawan kami: "Kamu bekerja dengan mereka dan berinteraksi dengan mereka dengan menunjukkan kemampuanmu yang jauh di atas rata-rata. Masa' sudah beberapa tahun menjalaninya kamu masih belum layak direkrut jadi karyawan mereka? Itu berarti kamu belum berhasil 'menjual' diri kamu di mata mereka. Aku 'nggak mau melihat kalian bertahun-tahun bekerja di perusahaan ini karena itu berarti kalian 'nggak ada kemajuan.", mereka kaget, saling pandang, lalu aku lanjutkan, "Biar urusan kami Manajemen mempersiapkan pengganti kalian berikutnya. Kita harus memberikan kesempatan kepada lebih banyak orang untuk bekerja di sini maupun di tempat lain yang lebih baik".

Hasilnya? Belakangan ini setelah tidak lagi berkantor di OC tersebut, aku beberapa kali ketemu dengan orang yang menyapaku: "Pak, saya dulu ketemu bapak di perusahaan outsourcing. Sekarang saya bekerja di perusahaan prinsipal ini.". Tanpa berucap terima kasih padaku pun aku sudah langsung mengucap syukur kepada Tuhan ...

Happy weekend, kawan-kawan semua.