Sebentar lagi tahun 2022 akan berakhir dan kita akan memasuki tahun 2023. Meski masih ada seabrek pekerjaan yang harus diselesaikan di akhir tahun tapi perencanaan harus tetap dibuat untuk memrogramkan kegiatan-kegiatan di tahun yang akan datang.
Sedangkan kalender kerja memuat semua rencana dan program yang telah tersusun sesuai dengan waktu pelaksanaan beserta dengan tujuan dan hal-hal lain yang termuat di dalam perencanaan tersebut.
Namun sebelum membuat program kerja yang akan dikalenderkan perlu diadakan evaluasi dan assesment atas program atau kegiatan yang telah direncanakan tahun sebelumnya.
Evaluasi
Perencanaan yang matang yang didasarkan pada hasil evaluasi atas rencana kerja dan program sebelumnya mutlak diperlukan agar nantinya rencana kerja atau program yang direncanakan dapat berjalan dengan baik.
Evaluasi dibutuhkan untuk mengukur indikator ketercapaian sebuah program atau rencana kerja sebelumnya. Dari sana akan dibuat penilaian apakah program tersebut masih relevan untuk dilanjutkan atau harus dihentikan.
Selain itu evaluasi juga sangat penting untuk melihat sejauh mana program-program yang disusun di awal tahun berjalan sesuai rencana atau tidak terlaksana. Biasanya dari program-program yang tidak berjalan akan ditemukan kendala-kendala atau hambatan yang merintangi program tersebut.
Program-program yang berjalan dapat diukur dari indikator ketercapaiannya. Sementara program yang tidak dijalankan bisa kita lihat kendala-kendala yang menghambatnya dan kita bisa mencari alasan mengapa program-program tersebut tidak berjalan.
Dari hasil evaluasi kita juga bisa melihat keterpakaian dana untuk kegiatan-kegiatan yang sudah berjalan. Dengan demikian kantor atau perusahaan dapat mengukur kekuatan financialnya.
Evaluasi akan memberikan gambaran yang terang benderang tentang dampak positif atau negatif dari sebuah program kerja bagi perkembangan kantor.
Untuk setiap keberhasilan apresiasi dan reaward patut diberikan. Sedangkan untuk setiap kegagalan harus diberikan atensi untuk perbaikan. Semuanya demi kemajuan kantor atau  perusahaan.
Hasil evaluasi akan menjadi titik pijak perusahaan atau kantor berlangkah maju sambil berinovasi untuk kemajuan kantor atau perusahaan.
Evaluasi ini sangat penting untuk bisa menyusun perencanaan di tahun kerja yang baru.
Dengan demikian, dalam menyusun perencanaan yang harus ada adalah nama program, indikator ketercapaian, waktu, tempat, dan beberapa hal lain. Selain itu, bila kegiatan atau program tersebut melibatkan peserta, maka estimasi jumlah peserta harus dimasukkan.
Setelah perencanaan disusun, seluruh staf kantor atau perusahaan harus duduk bersama lagi untuk memplenokan perencenaan program-program yang dimaksud. Jika ada hal yang harus ditambahkan atau dikurangi, saat pleno inilah yang menjadi momen yang tepat.
Rencana Kerja atau Program Kerja
Berikut ini adalah beberapa tips agar rencana atau program kerja itu efektif.
Pertama, kita harus menentukan untuk apa program atau rencana kerja itu disusun.
Untuk diketahui, melalu rencana kerja yang jelas kita bisa tahu apa saja yang bisa kita capai.
Rencana kerja akan memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang akan kita lakukan, bagaimana cara kita melakukan, dan kapan kita akan menyelesaikannya.
Kedua, kita harus menentukan tujuan dan target dari rencana atau program kerja tersebut dibuat.
Tujuan dan target adalah dua hal yang saling terkait satu sama lain. Keduanya sama-sama bermuarah ke pencapaian hasil.
Tujuan akan memberikan gambaran secara menyeluruh atau umum dari seluruh rencana atau program yang hendak dijalankan. Sedangkan target akan memberikan gambaran secara spesifik dan nyata dari setiap rencana atau program.
Ketiga, rencana kerja yang disusun harus mempunyai target-target yang jelas dan smart.
Seperti yang telah digambarkan di atas, target dari sebuah rencana atau program lebih bersifat spesifik dan nyata. Untuk itu, target-target yang ingin dicapai harus disusun secara terperinci dan terukur (measurable).
Selain itu, target yang dibuat juga harus realistis sehingga dapat dicapai (achievable).
Di samping itu, target juga harus relevan dan harus terikat dengan waktu. Maksudnya kapan program atau rencana itu harus diselesaikan harus dicantumkam dengan jelas.
Keempat, apabila program kerja atau rencana tersebut membutuhkan dana maka perlu dicantumkan berapa besar dana yang dibutuhkan.
Dana selalu berkaitan dengan anggaran kantor atau perusahaan. Anggaran yang detail bisa dicantumkan untuk setiap program atau rencana kerja yang sifatnya formal.
Kelima, dalam menyusun program atau rencana kerja, kantor atau perusahaan harus melihat keterbatasan-keterbatasannya. Jangan sampai program atau rencana kerja yang disusun melampaui kemampuan kantor atau perusahaan.
Jika demikian, maka program atau rencana kerja yang disusun tidak realistis dan membuang-buang tenaga dan pikiran.
Setelah menyusun program atau rencana kerja itu, maka langkah berikutnya adalah menuangkannya dalam kalender kerja yang akan menjadi pedoman kerja satu tahun ke depan.
Kalender kerja merupakan hasil dari rangkuman program dan rencana kerja yang telah disusun.
Kalender kerja sangat penting bagi setiap orang, perusahaan, dan lembaga publik. Kalender kerja memungkinkan pemrogaman aktivitas kerja yang lebih produktif dan terarah.
Kantor atau perusahaan menggunakan kalender kerja sebagai petunjuk (Guidance) agar traffic program kerja menjadi teratur dan tidak mengalami benturan atau stagnan.
Kalender kerja yang disusun oleh kantor atau perusahaan harus mengacu kepada program atau rencana kerja yang telah disusun sebelumya.
**
Demikianlah urgennya evaluasi, penyusunan program atau rencana kerja serta kalender kerja bagi kantor atau perusahan.
Semuanya itu apabila dilakukan dengan tepat dan teratur maka kantor atau perusahaan akan maju dengan pesat.
Di samping itu, kantor atau perusahaan perlu selalu updated dengan perkembangan zaman dengan inovasi-inovasi yang dibutuhkan kantor atau perusahaan agar tetap survive.
Salam!
