Syarat-Syarat Penulisan Surat yang Baik dalam Komunikasi Bisnis

Dewasa ini, bentuk kemajuan juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan secara konvensional dan manual yang dulunya menggunakan cara sederhana berubah menjadi cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi. Salah satu contohnya adalah berubahnya  cara pembuatan surat dari yang sederhana beralih menggunakan cara modern.

Penggunaan cara modernlah yang dimaksud dengan memanfaatkan teknologi, dimana teknologi tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru dan tentunya dengan cara lebih singkat. Penggunaan teknologi tersebut adalah bentuk pemanfaatan aplikasi atau alat pembantu surat menyurat dengan tetap memperhatikan fungsi surat dan tujuan pembuatan surat.

Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, adanya kemajuan teknologi saat ini merubah sistem tersebut dapat berganti menjadi penggunaan alat seperti telepon, telegram, email atau faksimile. Namun tetap saja, akan lebih mudah dan efisien apabila proses persuratan yang ada menggunakan kecanggihan teknologi berupa bentuk surat menyurat.

Surat yang sesuai atau dianggap baik harus memenuhi persyaratan kompilasi berikut:

a. Memahami masalah utama yang dilaporkan

Agar dapat menulis surat dengan jelas, konsep surat itu dimaksudkan untuk dipahami dengan baik atau dipahami dengan masalah utama dan tujuan untuk di k0munikasikan dan cara terbaik untuk mengirimkannya ke penerima di masa depan.

b. Menurut tata bahasa standar

Karakter sebagai alat komunikasi resmi tentu harus menggunakan bahasa standar untuk memfasilitasi pemahaman tentang konten karakter, elemen tata bahasa seperti tema dan predikat dijelaskan secara eksplisit, dan tanda baca sesuai dan benar.

c. Gunakan bahasa yang sederhana

Bahasa yang digunakan haus sederhana dan singkat saja, tidak perlu menambahkan pernyataan yang memiliki arti ganda

d. Memiliki kata yang tepat

Gunakan istilah yang umum digunakan dalam korespondensi, jangan gunakan singkatan yang tidak umum dan gunakan kata kata yang sopan dan penuh hormat.

e. Pemilihan huruf formulir yang benar

Surat sebagai sarana komunikasi tertulis harus dalam bentuk yang menarik sesuai dengan pasal pasal yang berlaku dalam bentuk surat surat yang digunakan . 

f. Isi surat harus rinci dan jelas.

Sedangkan untuk membuat surat yang tepat, Anda harus mengetahui hal hal berikut:

a) Pra tentukan tujuan surat, subjek yang dikomunikasikan kepada penerima surat, apakah itu dalam tujuan pemberitahuan, pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau bentuk lainnya. 

b) Tentukan urutan penulisan pernyataan.

c) Buat subjek satu persatu dengan cara yang konsisten, logis, dan teratur menggunakan frasa dan ungkapan yang menarik, segar, sopan dan mudah ditangkap oleh pembaca.

d) Hindari penggunaan singkatan kata dan akronim, terutama bentuk yang tidak biasa dan singkat sendiri sebanyak mungkin.

e) Perhatikan bentuk surat dan deskripsi bagian

f) Ikuti pedoman untuk menulis ejaan dan tanda baca yang diuraikan dalam pedoman umum untuk meningkatkan ejaan bahasa indonesia dan pedoman untuk membuat istilah istilah dalam bahasa indonesia. 

Selain itu, terdapat pula syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik, diantaranya:

a. Memahami kedudukan masalah yang sebenarnya dikemukakan;

b. Memahami peraturan peraturan yang terkait dengan masalah yang dimaksud;

c. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya

Sumber:

Prof. Drs. M. Atar Semi. 2008. Terampil Menulis. Penerbit, Titian Ilmu

Puwanto Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga: Jakarta

https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2020/09/teknik-komunikasi-bisnis-melalui-surat.html

https://www.sipas.id/pentingnya-korespondensi-surat/