Tips Mendaftar Beasiswa Studi ke Luar Negeri agar Lebih Efektif

Setelah berkali-kali gagal seleksi, saya pun memutuskan untuk bertanya pada seorang dosen,"Gimana sih Pak, caranya dapat beasiswa?" Tanya saya kala itu. Namun, tanpa disangka-sangka, beliau menjawab dengan gamblangnya, "Ya mana saya tau, lha wong saya dapat beasiswa saja baru sekali"

Jawaban yang cukup 'nyelekit' kala itu, tapi setelah saya pikir baik-baik, betul juga sih. Bagaimana mungkin seseorang bisa mengetahui apa yang membuatnya lolos seleksi beasiswa saat mendapatkannya saja baru sekali seumur hidup.

Kecuali, ada hasil soal ujian dan terima rapor seperti anak sekolahan, pasti sudah bisa diketahui indikator apa saja yang membuatnya terlihat berprestasi.

Namun, untuk hal seleksi beasiswa yang hasil wawancara atau hasil seleksinya pun tak disebutkan dalam bentuk nilai secara gamblang, mustahil rasanya kita bisa menerka-nerka faktor apa yang membuat tim seleksi memilih kita. Betul tidak?

Jawaban dosen saya tersebut sontak saja membuat saya berhenti bertanya-tanya tentang bagaimana caranya lolos seleksi.

Saya pun mulai mencari sudut pandang lain, yakni terus berusaha mendaftar, melengkapi persyaratan dengan sangat baik, berdoa, dan berpasrah. Maklum, hemat saya setelah itu, pada akhirnya semua bergantung pada ridho Tuhan, keberuntungan, dan juga rezeki.

Nah, daripada mempertanyakan bagaimana caranya lolos, lebih baik memikirkan bagaimana caranya mempersiapkan kesiapan pendaftaran kita agar lebih efektif, ya kan?

1. Catat tanggal pendaftaran
Kebanyakan beasiswa mempunyai skema waktu pendaftaran yang relatif sama atau paling tidak berdekatan setiap tahunnya.

Nah, ini bisa jadi jalan pintas untuk kita agar bisa mempersiapkan berkas-berkas dengan lebih tepat waktu dan tidak mendadak. 

Maklum, biasanya kalau mendadak mengurusnya, pasti ada saja yang terlewat atau kurang sempurna. Dan juga, membuat tenaga kita terkuras lebih banyak karena bersinggungan dengan kepentingan lainnya yang juga harus kita kerjakan.

Ilustrasi mencatat jadwal penting dalam program beasiswa (Sumber gambar: Pixabay/Pexels)

Rentang waktu pendaftaran pun tidak akan singkat, paling tidak satu bulan atau bahkan lebih. Hal ini justru menguntungkan kita sebagai pendaftar, karena kita akan mempunyai cukup waktu untuk mempersiapkan semua berkas-berkas yang harus dikumpulkan.

Tidak ada salahnya melihat informasi skema waktu pendaftaran di laman daring secara berkala. Kalaupun kita belum bisa mendaftar tahun ini, setidaknya kita sudah tahu kapan kira-kira pendaftaran tahun berikutnya akan dibuka, sehingga kita bisa lebih siap dalam melengkapi berkas-berkas yang disyaratkan.

2. Pahami persyaratan
Selain tanggal pendaftaran yang relatif sama, dokumen-dokumen yang menjadi syarat pendaftaran pun umumnya sama setiap tahunnya. Jika ada tambahan atau perbedaan, pastilah tidak banyak, hanya satu atau dua dokumen saja.

Memahami persyaratan dokumen juga penting agar kita tak terlewat satu dokumen pun ketika mendaftar beasiswa. Jika perlu, buat daftar kelengkapan dokumen secara pribadi sebagai catatan.

Misalnya, jika tahun ini kita belum memiliki sertifikat bahasa, maka kita harus mengusahakannya di tahun berikutnya. Toh, sertifikat bahasa biasanya berlaku selama dua tahun lamanya. Jadi, tak apa jika dilakukan di tahun sebelumnya.

Memahami persyaratan ini pun penting sebagai salah satu tolok ukur agar lolos seleksi administrasi. Setidaknya, jika satu tahap di awal berhasil dilalui, kemungkinan untuk lolos ke tahap berikutnya pun akan lebih besar.

Memahami persyaratan secara dini juga diperlukan untuk menyempurnakan persyaratan yang belum bisa dipenuhi.

Misalnya, jika beasiswa tersebut mewajibkan para calon pendaftar untuk memiliki pengalaman kerja minimal dua tahun lamanya, tetapi pada tahun tersebut kita baru memiliki satu tahun pengalaman kerja saja, sehingga kita masih harus menunggu satu tahun lagi untuk bisa mendaftar.

Di sinilah pentingnya pemahaman akan persyaratan, agar kita bisa menjamin kelengkapan dan kesempurnaan dari dokumen kita.

3. Terjemahkan dan legalisir dokumen
Mendaftar beasiswa untuk studi di luar negeri sudah pasti membutuhkan dokumen dengan bahasa asing, paling tidak dalam bahasa Inggris.

Jika memaksa mengumpulkan dokumen dalam bahasa Indonesia, sudah pasti pihak universitas atau pemberi beasiswa di negeri seberang tidak akan mengerti isi dari dokumen tersebut, iya kan?

Meski kebanyakan universitas di Indonesia saat ini sudah menerbitkan ijazah dan transkrip dalam dua bahasa, namun banyak dokumen-dokumen resmi lainnya yang masih dalam bahasa ibu. Sebut saja, akte kelahiran, KTP, dan banyak dokumen lainnya yang bisa jadi menjadi salah satu persyaratan mendaftar beasiswa.

Ilustrasi kelengkapan dokumen (Sumber gambar: Pexels/Anete Lusina)

Maka dari itu, kita perlu menjermahkan dokumen-dokumen tersebut pada pernerjemah resmi atau tersumpah sebelum mengumpulkannya sebagai persyaratan beasiswa.

Setelah diterjemahkan, jangan lupa juga dilegalisir agar keasliannya tidak dipertanyakan. 

Untuk menerjemahkan dokumen pun, kita memerlukan persiapan khusus. Misalnya, mencari informasi penerjemah tersumpah di daerah setempat. 

Setelahnya, mencari informasi berapa biaya yang harus dibayarkan untuk proses penerjemahan yang umumnya dihitung biaya per lembar.

Setelah proses penerjemahan selesai, kita pun harus memikirkan bagaimana cara melegalisir dokumen-dokumen tersebut. Apalagi, jika harus berpindah-pindah ke beberapa tempat sekaligus, misalnya legalisir ke kampus dan juga badan pemerintahan, biasanya akan memakan banyak waktu dan juga biaya.

Maka dari itu, untuk memastikan efektivitas dari persiapan pendaftaran beasiswa kita, kita pun perlu memastikan jadwal kita sendiri untuk menerjemahkan dan juga melegalisir dokumen tepat pada waktunya, yakni sebelum pendaftaran ditutup.

4. Sertifikat kemampuan bahasa
Studi di luar negeri sudah pastilah menggunakan bahasa asing. Tak heran jika semua program beasiswa menginginkan kelengkapan sertifikat bahasa asing dalam aplikasi pendaftaran. Setidaknya, kemampuan bahasa Inggris dalam bentuk IELTS ataupun TOEFL.

Nah, mengapa kelengkapan dokumen ini sangat penting? Saran saya justru melengkapinya sebelum pendaftaran beasiswa dibuka.

Hal ini mengingat ujian bahasa asing di berbagai lembaga ini tidak bisa dilakukan secara mendadak. Umumnya, kita akan memilih jadwal paling tidak dua minggu sebelumnya atau bahkan sebulan sebelumnya. Hasilnya pun tidak serta-merta diumumkan pada hari yang sama, tapi ada jeda setidaknya dua minggu berikutnya.

Belum lagi, jika kita belum yakin dengan kemampuan bahasa asing yang kita miliki. Artinya, kita harus menyiapkan ekstra waktu beberapa minggu atau beberapa bulan sebelumnya untuk belajar ataupun kursus bahasa. 

Hematnya, sebelum tanggal pendaftaran dibuka, sertifikat bahasa kita sudah siap. Karena sertifikat bahasa ini yang bisa jadi menyita cukup banyak waktu dan juga biaya nantinya. Mulai dari persiapan (bisa kursus atau sekadar membeli buku), hingga biaya pendaftaran yang tak sedikit.

Selain itu, ada kriteria tersendiri yang harus dipenuhi, yakni nilai tertentu yang menjadi syarat dari program beasiswa. Melakukan tes bahasa beberapa bulan sebelum pendaftaran akan memberikan kita banyak waktu untuk melakukan tes ulang seandainya nilai tes bahasa pertama kita belum memenuhi.

Tapi, coba bayangkan jika kita mengambil jadwal tes bahasa mendekati tanggal pendaftaran beasiswa, lalu ternyata kita gagal mendapatkan nilai yang menjadi prasyarat. Alhasil, kita harus menunda mendaftar beasiswa ke tahun berikutnya hanya karena nilai tes bahasa yang belum memenuhi.

5. Surat motivasi
Bukan hanya melamar pekerjaan yang membutuhkan surat lamaran kerja, melainkan melamar beasiswa pun membutuhkan surat lamaran beasiswa yang biasa kita sebut sebagai surat motivasi (motivation letter).

Pasti ada saja pertanyaan bagaimana cara membuat surat motivasi yang baik atau yang bisa lolos beasiswa. Menjawab pertanyaan ini, sederhananya, banyak contoh di internet yang bisa kita rujuk sebagai bahan referensi. Begitu pula video-video yang menjelaskan bagaimana menulis surat motivasi yang baik.

Ilustrasi menulis surat motivasi (Sumber gambar: Pexels/Pixabay)

Kalau hemat saya, surat motivasi harus orisinil dan juga unik. Dalam artian, motivasi tersebut harus benar-benar bersumber dari cerita dan pengalaman pribadi kita yang membedakannya dari motivasi orang lain.

Namun, tetap saja, penilaian nantinya akan diputuskan oleh tim seleksi yang mungkin saja mempunyai perspektif yang berbeda dari kita.

Nah, untuk menulis surat motivasi yang kira-kira bisa diterima oleh orang lain, biasanya saya akan meminta beberapa teman atau kolega yang saya anggap lebih berpengalaman untuk membaca surat saya. Dari situ, mereka akan memberikan masukan untuk perbaikan yang bisa kita lakukan.

Istilahnya, kita berikan uji keterbacaan untuk surat motivasi kita agar menjadi lebih baik lagi sebelum dikumpulkan pada program beasiswa.

6. Surat referensi
Terakhir, semua program beasiswa studi ke luar negeri pasti menginginkan surat referensi atau rekomendasi, setidaknya dua buah surat.

Umumnya, satu surat adalah rekomendasi dari atasan di tempat kerja, serta satu surat lainnya adalah rekomendasi dari bidang akademik, misalnya dosen di kampus saat kuliah S1.

Rekomendasi ini sifatnya penting, karena sudah pasti tim seleksi ingin mendengarkan pendapat tentang orang lain mengenai kita, terlebih orang-orang yang pernah bekerja bersama kita.

Nah, untuk kepentingan surat rekomendasi ini, yang harus kita lakukan pertama kali adalah menemukan siapa saja yang kira-kira bersedia untuk memberikan kita rekomendasi untuk mendaftar beasiswa. 

Idealnya, kita harus meminta izin dan juga menginformasikan kepada mereka kapan tepatnya kita memerlukan surat tersebut. 

Hal ini sebagai bentuk kerja sama agar kepentingan kita akan pemenuhan surat rekomendasi ini tidak menganggu kepentingan si pemberi rekomendasi untuk menulis surat rekomendasi kita.

Jangan sampai, kita meminta surat rekomendasi secara mendadak, karena kita tidak pernah tahu kesibukan orang lain di luar sana. 

Jika perlu, informasikan satu bulan sebelumnya agar mereka punya cukup waktu untuk membuat surat rekomendasi.

Ada dua skema surat referensi yang biasa ditemui dalam aplikasi beasiswa. Pertama, surat rekomendasi kita kumpulkan bersama dengan dokumen-dokumen lainnya. Kedua, si pemberi rekomendasi harus menuliskan rekomendasinya langsung dan mengumpulkannya langsung ke pihak beasiswa.

Untuk skema kedua ini, tentu kita perlu menjelaskan lebih lanjut kepada si pemberi rekomendasi, agar mereka pun memahami skema yang dimaksud dan tidak kebingungan saat menerima permintaan rekomendasi secara langsung dari si pemberi beasiswa.

Ilustrasi mencari referensi informasi beasiswa (Sumber gambar: Pixabay/StartupStockPhotos)

Nah, tidak sulit kan untuk membuat persiapan pendaftaran beasiswa kita menjadi lebih efektif? Kuncinya adalah niat dan tekad yang kuat serta disiplin dalam kesiapan dan kelengkapan dokumen. 

Jangan sampai, kita gagal dalam mendaftar beasiswa hanya karena terlewat sedikit dokumen atau justru terlewat tenggat waktu mendaftar. 

Buat catatan pribadi sebagai pengingat dalam mempersiapkan kelengkapan pendaftaran serta perbanyak referensi untuk kelengkapan persyaratan nantinya!