OPTIMALISASI PELAKSANAAN TIME MANAGEMENT PROYEK RUMAH SAKIT KHUSUS INFEKSI PULAU GALANG

Menurut  WHO  (World  Health  Organization),  rumah  sakit  adalah  bagian integral  dari  suatu  organisasi  sosial  dan  kesehatan  dengan  fungsi  menyediakan pelayanan    paripurna    (komprehensif),    penyembuhan    penyakit    (kuratif)    dan pencegahan  penyakit  (preventif)  kepada  masyarakat.  Rumah  sakit  juga  merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.

Kegiatan proyek dimaksudkan untuk membangun sistem yang belum ada. Sistem tersebut selanjutnya akan digunakan dalam membantu aktivitas perusahaan. Sebelum melakukan sebuah proyek, pemilik proyek perlu menentukan terlebih dahulu proyek apa yang ingin dikerjakan. Hal ini dikarenakan terdapat berbagai jenis proyek yang dilihat dari komponenen kegiatan utamanya. Pembangunan proyek konstruksi terutama gedung terus mengalami peningkatan. Penyebab meningkatnya pembangunan gedung disebabkan beberapa hal, misalnya tingginya minat masyarakat Indonesia dalam sektor properti yang termasuk ke dalam jasa konstruksi dan pembangunan yang terencanakan karena keperluan bersama. Oleh karena itu, pemerintah dan perusahaa jasa konstruksi sebagai pengelola proyek harus menyusun dan melaksanakan penjadwalan proyek dengan optimal.

Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan meliputi manusia, anggaran, dan material dalam rangka mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan (Soeharto 1999: 28). Tak hanya itu, manajemen proyek juga menerapkan sistem (system approach to management) dan memiliki hierarki (arus kegiatan) vertikal serta horizontal karena sifatnya yang spesifik.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan. Penjadwalan dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana, durasi pengerjaan, kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, perlatan, dan material serta perkembangan waktu penyelesaian proyek. Penyususnan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih detail dan terperinci dalam proses penjadwalan sehingga akan membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan membantu pengalokasian waktu yang tersedia dengan melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam upaya menyelesaikan suatu proyek sehingga tercapai hasil yang optimal serta mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada.

Manajemen waktu proyek adalah  tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.

Sifat proyek yang dinamis menyebabkan proyek mengalami perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri dan teknologi. Hal ini mendorong pihak manajemen untuk selalu mampu mengelola sumber daya yang dimiliki agar menghasilkan produk yang berkualitas tinggi serta dapat bersaing di pasar. Oleh karena itu, pihak manajemen harus memiliki kemampuan pemahaman yang baik mengenai manajemen proyek sehingga menghasilkan produk yang berkualitas meskipun dengan adanya keterbatasan waktu, biaya, dan ruang lingkup pekerjaan

Pada masa pandemi Covid-19, pentingnya ketersediaan Rumah Sakit agar dapat mengobati masyarakat yang terinfeksi Covid-19. Salah satu Rumah Sakit yang akan dibangun selama masa Pandemi Covid-19 adalah Rumah Sakit Khusus Covid-19 Pulau Galang, Batam, Kepulauan Riau.

Setiap hari semakin banyaknya pasien yang terkonfirmasi terkena virus Covid-19 membuat pemerintah harus cepat tanggap dalam memberikan fasilitas Rumah Sakit rujukan yang memadai.  Rumuah sakit Pulau Galang sebelumnya diketahui sebagai tempat pengungsian para pengungsi Vietnam pascaperang saudara 1979-1997. Sehingga, pemerintah merancanakan Rumah Sakit khusus pasien Covid-19 menggunakan gedung lama yang sudah di perbaharui. Lokasi tersebut dianggap memiliki fasilitas yang memadai dan transportasi yang mudah di tempuh.

Pemerintah dalam melaksanakan proyek pembangunan rumah sakit infeksi Pulau Galang harus optimalisasi dalam waktu pengerjaan. Sehingga, pengerjaan proyek harus tepat waktu dan melaksanakan penjadwalan proyek dengan optimal.

Optimal berarti kondisi yang paling baik. Penjadwalan proyek yang optimal menunjukkan bahwa selama masa pelaksanaan rencana yang disusun dalam bentuk penjadwalan sudah efektif dan efisien. Apabila dalam pelaksanaan penjadwalan masih melebihi rencana semula, maka penjadwalan proyek belum bisa dikatakan optimal, sehingga optimalisasi penjadwalan proyek perlu dilakukan agar pelaksanaan proyek tercapai sesuai dengan kesepakatan. Optimalisasi bertujuan untuk mencapai solusi terbaik atas permasalahan yang ditimbulkan dalam penjadwalan proyek dengan mengetahui efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek.

Batasan waktu artinya pelaksanaan proyek harus didasarkan pada kesepakatan atas penyelesaian atau penyerahan produk proyek kepada pihak yang berkepentingan. Proyek dapat dikatakan berhasil apabila selesai tepat pada waktu yang telah direncanakan. Jadi, jika proyek mengalami keterlambatan maka perusahaan pengelola proyek akan dipandang memiliki kredibilitas yang buruk bagi pengguna atau pemilik proyek. Hal ini juga akan berdampak negatif terhadap citra perusahaan pengelola proyek. Keputusan dalam suatu penjadwalan yang diartikan pada penugasan  adalah berupa mengurutkan pekerjaan (squencing) dan waktu (timing) untuk memulai pekerjaan, di mana untuk menentukan semuanya itu harus diketahui terlebih dahulu urutan operasi pekerjannya. Pinedo (2002:252), menjelaskan bahwa “penjadwalan selalu berhubungan dengan pengalokasian sumber daya yang ada pada jangka waktu tertentu, hal tersebut adalah proses pengambilan keputusan yang tujuannya adalah untuk optimalitas”.

Proses untuk menyiapkan jaringan proyek secara lengkap, seperti tugas-tugas perencanaa, menyusun jadwal pekerjaan, dan tolak ukur pengendalian, dibutuhkan proses yang panjang dan bertingkat-tingkat. Hal ini diawali dengan teknik membuat jaringan kerja dan diakhiri dengan meningkatkan kualitasnya dengan memasukkan faktor-faktor, seperti hasil analisis biaya yang efisien, pemerataan penggunaan sumber daya, dan lain-lain. Sebelum melanjutkan langkah untuk menyusun urutan kegiatan berdasarkan logika ketergantungan, maka terlebih dahulu perlu mengenal terminologi dan kaidah dasar jaringan kerja (Soeharto, 1999:243).

Optimalisasi  dapat  dilakukan  dengan  menerapkan  teknik  penjadwalan  yang  tepat yaitu  diagram  jaringan  kerja  (Network  Planning)  dengan  metodenya Precedence Diagram Method (PDM). Network Planning cocok digunakan untuk jenis proyek. Konstruksi  yang  memiliki  karakterisitik  seperti  proyek  Rumah  Sakit  Infeksi Pulau Galang.

6 LANGKAH MANAJEMEN WAKTU PROYEK:

1. Definisikan Aktivitas

Aktivitas atau tugas yang dilakukan dari awal pengerjaan proyek hingga akhir pengerjaan proyek dengan pengembangan dari work breakdown structure (WBS) yang lebih rinci untuk mendukung pekerjaan yang dilakukan sehingga pengerjaannya dalam setiap elemen (estimasi biaya, durasi, sumber daya, dll) menjadi realistis.

• Daftar Aktivitas:
  1. Nama Aktivitas : Memberikan nama pada aktivitas-aktivitas yang dilakukan selama pengerjaan proyek
  2. No aktivitas : Memberikan nomor pada setiap aktivitas proyek
• Milestone

Daftar Aktivitas Pengerjaan Proyek

2. Pengurutan Aktivitas
Semua aktivitas yang telah didefenisikan pada daftar aktivitas disusun menjadi tahap dan milestone.

Milestone Aktivitas Pengerjaan Proyek

Menurut  AZ  (2016),  diagram  jaringan  kerja  dapat  digunakan  sebagai  analisis terhadap  waktu  penyelesaian  proyek,  masalah  yang  muncul  saat  pelaksanaan mengalami  keterlambatan,  kemungkinan  penyelesaian  proyek,  dan  biaya  yang dibutuhkan untuk mempercepat penyelesaian proyek. Selain itu, melihat kegiatan proyek  yang  mengalami  ketergantungan  dan  item  pekerjaan  bisa  dikerjakan meskipun pekerjaan pendahulunya belum selesai 100% pengerjaan, maka metode yang  tepat  digunakan  dalam  penjadwalan  proyek  Rumah  Sakit  Infeksi Pulau Galang  adalah Precedence Diagram Method (PDM).

Precedence Diagram Method (PDM) dapat digunakan   untuk   proyek   berskala   besar   yang   memiliki   biaya   besar   dan kecendurangan  akan  bertambahnya  kompleksitas  proyek.  Apalagi  proyek  yang mengandung  beberapa  unit  yang  identik  serupa  seperti  segmen-segmen  lantai pada  bangunan  bertingkat,  unit-unit  rumah  pada  pembangunan  perumahan,  dan ruas-ruas  jalan  pada  proyek  jalan   raya.  PDM  mempunyai  empat  hubungan ketergantungan yang lebih spesifik, tetapi terlihat relatif sederhana sehingga lebih cocok untuk  penjadwalan  kegiatan  yang overlapping atau  berulang.  Kelebihan PDM  yang  lain  yaitu  mampu  menentukan  jalur  kritis  kegiatan  proyek  agar  jika terjadi  keterlambatan  pekerjaan  proyek  yang  dikoreksi  menjadi  mudah  dilakukan karena diprioritaskan.

Menurut  Pastiarsa  (2015:80),  terdapat  empat  tahapan  dalam  membuat Precedence Diagram Method (PDM), yaitu sebagai berikut.

• Membuat denah node segiempat sesuai dengan jumlah kegiatan
• Menghubungkan  antar node dengan  anak  panah  yang  sesuai  dengan  jenis ketergantungan dan konstrain.
• Menyelesaikan  diagram  PDM  dengan  melengkapi  atribut  dan  simbol  yang dibutuhkan.
• Menghitung   ES, EF,   LS,   dan   LF   untuk   mengidentifikasi   total   waktu penyelesaian proyek, jalur kritis, kegiatan kritis, dan float

Berdasarkan   data   yang   didapat   peneliti,  pembangunan fasilitas observasi penampungan, dan karantina untuk pengendalian infeksi penyakit menular dilakukan selama 31 hari yaitu 9 Maret – 8 April 2020. Proses yang dilakukan lebih cepat dari kontar yang dilakukan oleh kontraktor yang berkerja sama yaitu,  PT Waskita Karya (Persero) Tbk.

Upaya  dalam  mencapai  target  dapat  dilakukan  sejak  awal  oleh  kontraktor seharusnya dengan  menggunakan   metode  penjadwalan   yang  tepat. Maka    metode    penjadwalan    dengan network    planning menggunakan Precedence Diagram Method (PDM) dapat digunakan dalam analisis data. Berikut   langkah-langkah   yang   dapat   dilakukan   oleh   penyusun   penjadwalan proyek dengan PDM.

1. Mengetahui seluruh kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek.
   Langkah  untuk  mengetahui  seluruh  kegiatan   dapat  dilakukan  dengan mengkaji   dan   mengidentifikasi   lingkup   proyek   kemudian   menguraikannya menjadi komponen yang lebih kecil yang disebut kegiatan. Kegiatan ini yang akan dijadikan  dasar  untuk  menyusun  estimasi  waktu  dan  biaya  proyek  serta  untuk memantau   dan   mengendalikan   pelaksanaan   proyek.
2. Menentukan ketergantungan   antar   kegiatan,   yaitu   kegiatan   pendahulu (predecessor) dan kegiatan pengikut (successor).
   Sebelum  membuat network  planning,  perlu  untuk  logika  ketergantungan antar  kegiatan  dan  menentukan  urutan  kegiatan.  Logika  ketergantungan  dalam network  planning digunakan  untuk  mengetahui  urutan  kegiatan  dari  awal  hingga berakhirnya  pelaksanaan  proyek.  Pada Precedence Diagram Method (PDM), terdapat   dua   jenis   ketergantungan   antar   kegiatan yaitu   kegiatan   pendahulu (predecessor) dan kegiatan pengikut (successor). Selain itu, karena menggunakan PDM,  maka  aturannya  kegiatan  pengikut  dapat  dikerjakan  meskipun  kegiatan pendahulunya belum selesai 100%. Hal itulah yang menyebabkan tumpang tindih (overlapping) dan timbulnya konstrain.
3. Membuat denah node segiempat sesuai dengan jumlah kegiatan.
   Pada  denah node segiempat  dibuat  sejajar  karena  melihat  jenis konstrain  yang  diketahui. Semua  kegiatan memiliki   jenis   konstrain   sehingga   peneliti   membuat agar  mudah menggambar  anak  panahnya  dan  mudah  dipahami.  Oleh karena  itu,  cara  meletakkan  denah node segiempat  pada  PDM  tergantung jenis konstrain yang ditentukan.
4. Menghubungkan  antar node dengan  anak  panah yang  sesuai  dengan  jenis ketergantungan dan konstrain.
   Setelah   membuat   denah node segiempat   yang   berdasarkan   jumlah kegiatan, maka langkah selanjutnya menghubungan antar node dengan anak panah yang  disusun  sesuai  dengan  jenis  ketergantungan  dan  konstrain  kegiatan.
5. Menyelesaikan  diagram  PDM  dengan  melengkapi  atribut  dan  simbol  yang dibutuhkan.
   Setelah   menghubungkan node dengan   anak   panah,   maka   langkah selanjutnya  yaitu melengkapi node segiempat tersebut dengan atribut atau simbol seperti durasi, ES, EF, LS, dan LF.
6. Menghitung   ES,   EF,   LS,   dan   LF   untuk   mengidentifikasi   total   waktu penyelesaian proyek, jalur kritis, kegiatan kritis, dan float
   Hasil  ES,  EF,  LS,  LF,  dan float akan  mempermudah  untuk  menentukan total    waktu    penyelesaian,    jalur,    dan    kegiatan    kritis    dalam    pelaksanaan penjadwalan proyek. Berikut penjelasan langkah-langkah tersebut.

• Perhitungan Maju: Perhitungan  maju  dimulai  dengan  mencari  jumlah  ES,  EF,  dan  kurun waktu  penyelesaian  proyek.
• Perhitungan Mundur: Perhitungan  mundur  dilakukan  setelah  hasil  perhitungan  maju  dari  setiap kegiatan yaitu ES dan EF diketahui.
• Perhitungan float: Perhitungan  total float dapat  diketahui  jika  hasil  ES,  EF,  LS,  dan  EF diketahui. Float dianggap  kritis  apabila  LF  dikurangi  EF  atau  LS  dikurangi  ES sama  dengan  nol.  Namun,  jika  dalam  perhitungan  diketahui  nilai float yang negatif, dapat dianggap bahwa kegiatan sangat kritis.

  Apabila nilai ES (Earlier Start), EF (Earlier Finish), LS (Latest Start), LF (Latest  Finish),  TF  (Total  Float) telah  diketahui,  maka langkah selanjutnya memasukkan nilai tersebut ke dalam denah node Precedence Diagram Method (PDM).

3. Estimasi Kebutuhan Aktivitas

Kebutuhan-kebutahan yang diperlukan selama melakukan aktivitas

Kebutuhan Aktivitas

4. Estimasi Durasi Aktivitas

Melakukan pengukuran durasi dalam setiap aktivitas yang dilakukan

Durasi Aktivitas Pengerjaan Proyek

5. Membangun Jadwal

Gunakan hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk mambangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas, tujuan utama dari proses ini adalah untuk membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis dan critical chain scheduling.

6. Mengendalikan Jadwal

• Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur
• Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja dengan kapasitas 100% setiap saat
• Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal

Kementerian PUPR terus menyelesaikan pembangunan fasilitas observasi/penampungan/karantina untuk pengendalian infeksi penyakit menular, utamanya COVID-di Pulau Galang, Kota Batam,Kepulauan Riau keseluruhan progres konstruksi hingga 31 Maret 2020 sudah 92%. Semula fasilitas ini ditargetkan selesai 28 Maret 2020, karena kendala faktor pengiriman barang, termasuk material konstruksi, akibat cuaca buruk, target penyelesaian bergeser menjadi 5 April 2020 .

Rencana kapasitas tampung Fasilitas Penampungan/Karantina/Observasi adalah 1.000 tempat tidur. Tahap I dibangun 2 gedung bertingkat 2 menampung 340 tempat tidur diprioritaskan untuk diselesaikan terlebih dahulu sebanyak 240 tempat tidur untuk orang Dalam Pengawasan (ODP) dan 100 tempat tidur untuk Pasien Dalam Pengawasan (PDP). Adapun 340 tempat tidur tersebut merupakan fasilitas observasi non ICU, sedangkan 20 tempat tidur lainnya merupakan fasilitas ICU.

Pembangunan fasilitas observasi penyakit menular di Pulau Galang dibagi menjadi 3 Zonasi, yakni Zona A (Renovasi Eks Sinam) meliputi gedung penunjang seperti mess petugas, dokter dan perawat, gedung sterilisasi, gedung farmasi, gedung gizi, laundry, gudang dan power house

Keseluruhan pekerjaan berlangsung dibawah supervisi Balai Prasarana Permukiman Wilayah Kepulauan Riau, Ditjen Cipta Karya. Bertindak selaku kontraktor pelaksana adalah PT Wijaya Karya (Persero), sedangkan konsultan Manajemen Konstruksi PT Virama Karya (Persero). (Informasi: Akun resmi intagram Kementerian Pekerjaan Umum & Perumahan Rakyat, Republik Indonesia)

Sumber: 

Anisa Indraini.2020.Sudah Operasi, RS Corona di Pulau Galang Tangani ABK KM Kelud. https://finance.detik.com/infrastruktur/d-4982044/sudah-operasi-rs-corona-di-pulau-galang-tangani-abk-km-kelud

Lia.2020. Pulau Galang (Eks Kamp Vietnam) Untuk RS Khusus Covid-19.https://www.inspira.tv/news/561/pulau-galang-eks-kamp-vietnam-untuk-rs-khusus-covid19 [Diakses pada 16 Juni 2020)

Soeharto, I. 1997. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional.Jakarta: Erlangga.

Soeharto, I. 1999. Manajemen Proyek. Edisi 2. Jakarta: Erlangga.

Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Manajemen. Bandung: Alfabeta.