Solusi Cerdas Mengatur Jam Kerja?

"Sibuk lagi....sibuk lagi "tentunya kerja" sibuk itu bagian dari pupuk semangat agar terus tumbuh dan berkembang dalam menjalankan aktivitas kerja di Perusahaan".

"Kerja lagi...kerja lagi walaupun lelah tetap gagah menjalaninya tugas dan tanggung jawab karena ada keluarga yang akan menikmati hasil kerjanya yakni 'nafkah hidup setiap bulannnya' ".

"Tugas lagi...tugas lagi membuat Anda terus bergegas dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan perusahan", suatu kehormatan bila dapat tugas yang lebih satu dari atasan?.

Waktu yang bermutu dalam bekerja diatur oleh diri Anda sendiri "tidak ada yang sibuk" sampai lupa makan apalagi yang kerjanya sampai larut malam "itu namanya kurang efektif dalam mengatur waktu" artinya karyawan yang produktif itu mempunyai kemampuan untuk memanage dan tidak terlihat sibuk sendiri dalam bekerja.

Kecuali orangnya tepikal sering ingin mencari muka atau selalu menonjolkan diri dibandingkan rekan kerja yang lain. Kebiasaan karyawan yang berbeda-beda, merupakan seni yang terkadang perlu Anda contoh dalam hal positif terutama dari sisi kedisiplinan, tanggung jawab, komunikasi yang baik, dan pekerjaan tidak ada terbangkalai.

Pahami betul waktu yang Anda lewati dalam bekerja "jangan kebanyak ngobrol, ngopi atau merokok" karena masing-masing ada waktunya seperti waktu makan siang, sholat dan sholat ashar, itu kesempatan karyawan untuk ngobrol atau diskusi dengan rekan kerja yang lain kecuali sedang meeting koordinasi atau diskusi terhadap objek tertentu.

Biasanya begini, waktu bagi karyawan A seolah-olah tidak cukup, sangking sibuknya padahal semua karyawan dengan waktu yang sama "8 jam kerja" bisa-bisa saja. Saya sibuk bro, banyak pekerjaan yang belum diselesaikan, pekerjaan dadakan, harus meeting klien, dan lain sebagainya.

Alasan itu terkadang ada benar dan baiknya juga untuk "ngeles jika ada kepentingan lainnya" untuk menutupi kesalahan dalam pekerjaan terutama lintas departemen. Namun, sesibuk apapun anda "agar mencari pekerjaan segala prioritas dan fokus mengerjakan pekerjaan yang harus diselesai pada waktu itu juga".

Supaya Anda terlihat karyawan yang luar biasa baik level pengawas maupun level manager yang mampu mengatur waktu dengan maksimal. Tidak terlihat sibuk sendiri, tidak pusing sendiri, tidak bingung sendiri, dan lain sebagainya. Anda bukan superman yang harus terlihat hebat sendiri, libatkan tim yang harus diperlukan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan Anda yang belum selesai.

Waktu harus dihubungkan dengan etika dan perilaku dalam bekerja, seperti contoh Anda bekerja sampai jam 12 malam di rumah "kemudian esok harinya terlambat berangkat ke kantor, karena alasannya semalam sudah bekerja" kalau menurut saya itu tidak sehat dan tidak profesional baik cara berpikir maupun dalam etos kerja.

Kembali pada kesehatan pikiran dan mental dalam menyelesaikan pekerjaan sebelum batas deadline dan biar tidak di kejar-kejar atasan Anda atau rekan kerja lain yang membutuhkan data, laporan, dokumen dari depertemen Anda "baik digunakan untuk meeting internal, audit eksternal, dan lain sebagainya.

Berikut solusi efektif dalam mengatur waktu atau istilah kreen "Time Management" untuk diri Anda sendiri, karyawan lain, perusahaan dan lingkungan kerja yang nyaman dan menyenangkan :

1. List Tugas dan Pekerjaan:

"Mengatur waktu dengan efektif saat bekerja bisa menjadi tantangan, tetapi ada beberapa strategi sebelum memulai hari kerja, buatlah list tugas dan pekerjaan yang perlu dikerjakan. Ini akan membantu Anda tetap fokus dan menghindari lupa akan tugas penting", sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing baik level supervisor sampai dengan level managerial.

Dari setiap departemen mempunyai tugas pokok yang berbeda-beda, namun secara sepesifik pekerjaan yang bisa ditetapkan ke dalam list tugas dan pekerjaan tersebut. Sehingga hal apapun pekerjaan baik teknis maupun non teknis, bisa masuk dalam list pekerjaan dan lebih mudah dalam membagikan tugas baik jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Atau lebih akurat lagi dibuatkan list pekerjaan setiap hari, minggu, bulanan, sampai dengan tahunan.

Seperti contoh, membagikan waktu meeting bulanan bersama tim, membagikan waktu evaluasi kinerja karyawan, memberikan pelatihan kepada karyawan, membalas e-mail, membuat rekap laporan bulanan, review SOP dan bussiness plan, bertemu klien, observasi ke site, dan kegiatan lainnya sesuai dengan list tugas dan pekerjaan diatas.

2. Waktu Pekerjaan Serius:

Pekerjaan yang serius dapat dikategorikan seperti mengalami permasalahan yang harus diselesaikan hari itu juga, kemudian menyelesaikan konflik dalam pekerjaan yang melibatkan pihak internal dan eksternal, krisis managemen  bisa berhubungan dengan berhentinya kegiatan operasional, dan deadline atau batas waktu pekerjaan, yang akan diselesaikan sesegera mungkin.

3. Pekerjaan yang Prioritas:

Pekerjaan prioritas dapat dikategorikan melakukan tindakan pencegahan baik dan melakukan pengawasan atau membuat konsep berupa instruksi atau prosedur kerja, membuatkan perencanaan dalam pekerjaan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, melakukan tindakan perawatan dan pemeriharan, perlengkapan dan peralatan kerja serta melaksanakan koordinasi dan komunikasi kepada pihak terkait dalam menjalinkan hubungan kerja.

4. Waktu Pekerjaan Dadakan:

Pekerjaan dadakan dapat dikategorikan seperti pertemuan dadakan "meeting dadakan" diminta laporan dadakan, kegiatan atau hal-hal yang mendesak lainnya, pekerjaan menumpuk yang belum diselesaikan, dan mementingkan aktivitas populer terutama yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

5. Waktu Banyak Terbuang:

Pekerjaan banyak terbuang dapat dikategorikan seperti menunda-nunda pekerjaan, membuat kesibukan tidak penting, bersenang-senang dengan rim atau rekan kerja contoh agenda jalan-jalan atau makan-makan dan lainnya, zona nyaman membuat anda tidak ingin perubahan, dan kebanyakan ngerumpi atau ngobrol pada saat jam kerja.

6. Tugas dan Pekerjaan Yang Penting:

Menentukan tugas penting dan segala prioritas berdasarkan list tugas yang sudah dijelaskan diatas. Bisa menggunakan metode rangking pekerjaan yang beehubungan dengan akrivitas departemen atau devisi lain yang salin berkaitan seperti jalur koordinasi, komunikasi, laporan, data, dokumen, adminsitrasi, dan kegiatan perusahaan lainnya.

7. Catatkan Berdasarkan Jam Kerja:

Anda sudah mulai membiasakan dengan mencatat baik dibuku tulis maupun di kelender teams sebagai pengingat yang mengikat dalam menjalankan kegiatan rutinitas seperti contoh dibawah ini.

Simulasi Mencatat Pekerjaan rutinitas:
- Jam 08.00 - 09.00 Wib berangkat kerja.
- Jam 09.00 - 10.00 Wib membalas e-mail dan mengirim e-mail yang harus didespon atau kegiatan penting lainnya.
- Jam 10.00 - 12.00 Wib membuat perencananaan dan evaluasi kegiatan jangka panjang.
- Jam 12.00 - 13.00 Wib Istirahat
- Jam 13.00 - 15.00 Wib melaksanakan koordinasi terkait konsep, sistem, strategi perusahaan bersama semua tim.
- Jam 15.00 - 17.00 Wib mengerjakan tugas penting lainnya yang tidak menentu.

8. Jangan Bangga dengan Kegiatan Serba Bisa:

Sering terjadi di kantor, mendapatkan tugas diluar dari pekerjaan pokok "terkadang di tolak ada perasaaan tidak enak dan akhirnya terpaksa diterima" meskipun agak terpaksa. Tugas ini, menyita waktu yang signigikan "sebab akan mengurangi produktivitas kerja" meskipun kepentingan organisasi dan lain sebagainya.

Bisa ditolak dengan catatan ada pengganti tim lain atau ada pekerjaan yang harus diselesaikan juga kecuali permintaan dari atasan. Menjaga keseimbangan juga antara pekerjaan pribadi dengan kegiatan perusahaan seperti mengatur, waktu bersantai sejenak, istirahat makan, dan yang harus digaris bawahi "jangan lupa makan siang" jangan terlihat sibuk yang tidak berujung.

Ingatlah !!! bahwa setiap karyawan mempunyai karakter yang berbeda-beda, jadi apa yang dikerjakan untuk orang lain dan untuk perusahaan, coba menggunakan strategi yang sudah diuraikan diatas, supaya anda terlihat berkualitas terhadap waktu dalam menjalankan tugas sesuai tanggung jawabnya masing-masing.