Strategi Hadapi Meeting Bulanan dengan Pimpinan?

Bulan ganti lagi, tidak terasa ganti bulannya cepat banget? Makin hari aktivitas semakin padat dengan tugas dan pekerjaan yang berbeda-beda. Baik itu tugas dadakan dari atasan, tugas tambahan dari depertemen lain, kebutuhan untuk mendukung lintas devisi, dan pekerjaan rutin lainnya.

"Meeting lagi...meeting lagi" setiap hari hampir ada kegiatan meeting" dengan macam-macam topik seperti perisapan training, new project, promosi pengawas, proses pemilihan karyawan terbaik, konsep dari pimpinan global, pembuatan new silabus dan kurilulum pelatihan, prosedur kerja, persiapan audit eksternal dan hal teknis lainnya.

Melalui diskusi atau meeting koordinasi baik tim internal maupun departemen lain, intinya tetap menjalin komunikasi untuk mencari solusi dari setiap permasalahan yang ada. Terkadang tidak hanya masalah yang harus diselesaikan, bisa juga diskusi yang berkaitan dengan konsep, stretagi, sistem, prosedur, inovasi dan ide untuk objek yang dibahas.

Biasanya aktivitas kerja itu, bukan fokus terhadap pekerjaan individu, melainkan sering juga support departemen lain namun tidak mengabaikan tugas pokok, lihat segala prioritas yang mana lebih penting terutama kegiatan yang bisa mendukung operasional perusahaan.

Dasar yang kuat kegiatan harian dan pekerjaan rutin serta tugas yang terprogram merupakan bahan utama untuk pembahasan meeting setiap bulannya, sebagai pimpinan tengah tentu mempunyai tanggung jawab untuk mengatur mengelolah semua pekerjaan di setiap departemen masing-masing.

Obrolan bersama tim yang biasa ikut meeting "bro gimana laporan untuk di update meeting sudah selesai belum, men- rekap kegiatan sudah belum, bro mau nanya dong poin apa yang dibahas bulan lalu 'lupa gue', mencocokan data yang saling berkaitan atau bersingungan hubungan pekerjaan, dan update kegiatan lainnya.

Sampai jumpa di ruang meeting ya bro? Setelah bertemu esok harinya di ruang meeting, masih berbincang-bincang kecil terkait apa saja bisa menjadi tema sembari  canda dan ketawa terutama hal yang lucu, itupun kalau pimpinan atau atasan belum masuk ke dalam ruang meeting. Seni bersama rekan kerja yang selalu memberikan semangat dan motivasi satu sama lain.

Tidak hanya motivasi terkadang tugas dan pekerjaan "bisa saling membantu" dengan keterbatasan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan masing-masing individu, meskipun rata-rata semua sudah berada di posisi senior manager. Artinya sebagai pribadi-pun tidak menutup diri untuk lebih terbuka dan transparan dengan segala kelebihan dan kelemahan, itulah menjadi tantangan untuk memperbaiki kualitas diri.

Secara keilmuan dan pengalaman dalam satu tim meeting, mempunyai keunikan karena ahlinya dibidang masing-masing terutama di devisi HR seperti "bagian Training and development, Recruitment and selection, Comben and benefit, Talent aquisition and performance mamagement, General affair, Human resources business partner, Industrial relation, Employee relations, Career development, Organization Development, People Management, dan lain sebagainya".

Sebagian di HR diatas disamarkan biar tidak sama persis dengan teori, maksudnya dari rekan kerja yang menduduki posisi tersebut "mempunyai kemampuan di bidangnya masing-masing". Oleh karenanya, semua tim HR sebagai rekan kerja juga "saling mengisi dan mendukung satu sama lain".  

Selanjutnya meeting dimulai langsung dibuka oleh admin sebagai moderator yang bertanggung jawab mengumpulkan data dari masing-masing departemen "digabungkan jadi satu power poin". Sehingga lebih mudah dalam menyampaikan yang akan dipersiapkan bahan meeting setiap bulannya.

Setelah pengarahan dan tanya jawab dari atasan dalam percakapan dan saling ngobrol saat meeting, terutama dari hasil departemen head yang mempersentasikan atau meng-update kegiatan seperti "pekerjaan bulan sebelumnya, pekerjaan yang sedang berjalan, dan rencana pekerjaan bulan depan". Ini seperti rutinitas yang dibahas, meski setiap bulannya beda-beda  tapi format dan alur komunikasi menjadi satu tujuan.  

Dinamika dalam meeting tidak jauh dari "update pekerjaan yang sudah selesai dan progress pekerjaan yang belum selesai" semua harus fokus terhadap "apa yang disampaikan oleh atasan sekaligus pemimpin meeting". Karena bisa jadi menjadi tugas dan pekerjan baru, baik solusi dan ide yang harus dikerjakan sesegera mungkin, dan lain sebagainya.

Catatan yang penting dari hasil meeting adalah "komentar dari atasan  yang harus dikerjakan", solusi membutuhkan eskalasi terhadap pekerjaan yang belum diselesaikan. Pekerjaan ini bersifat teknis maupun non teknis, dari setiap poin yang dibahas "mungkin saja menjadi bagian penting" yang harus direspon, meskipun terlihatnya biasa-biasa saja.

Poin besarnya bahwa setiap masukan atau  kekurangan agar menjadi perbaikan baik itu "kesalahan dalam data atau dokumem yang disajikan, pekerjaan yang belum mencapai target, konsep inovasi yang berkelanjutan, dan lain sebagainya. Hal tersebut tidak perlu diperdebatkan, karena akan menambah pekerjaan baru "walaupun apapun yang disampaikan atasan belum tentu benar semuanya".

Kalau mau membantah, sebaik dijelaskan bertemu langsung diluar kegiatan meeting? Itu jauh lebih mempunyai adab, kemudian jelaskan sebaik mungkin atas kekeliruan apa yang disampaikan oleh atasan tersebut. Dengan komunikasi yang sopan, tentu lebih mudah dalam menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Yang harus dihindari dalam meeting "suka ikut-ikutan jika ada rekan kerja yang salah, bahkan menjadi provaktor dan membesar-besarkan masalah". Walaupun terkadang sembari canda, asal jangan kelewatan karena bisa tidak harmonis hubungan kerja antara sesama rekan kerja yang lainnya.

Maka dari itu sebelum pelaksanaan meeting agar dipersiapan dengan matang diantaranya sebagai berikut :

1. Mengetahui Agenda Meeting:

Meeting bulanan biasanya sudah terjadwal, kondisi seperti itu bisa menegangkan bila persiapan belum maksimal baik data atau dokumen lainnya belum dilengkapi sebaik mungkin atau ada beberapa egenda lain yang bersamaaan alias "bentrok" tetap percaya diri terhadap situasi yang terjadi.

Sebelum meeting pastikan semua pertanyaan yang bisa muncul agar mempersiapkan jawaban yang relevan dan  diterima oleh atasan dan didengar juga oleb rekan kerja yang lainnya. Atau mungkin pertanyaan diluar apa yang sudah dipersiapkan, siapa tahu atasan menguji pengetahuan atau ruang lingkup yang ada di lingkungan kerja.

2. Mempersiapkan Materi Sebaik-baiknya:

Rutinitas pada saat meeting bulanan yang saya ikuti, bahwa masing-masing departemen akan mempersentasikan hasil dan pekerjaan baik "yang sudah maupun yang belum dikerjakan". Bisa juga berbeda ditempat lain, namun secara umum harus mempersiapkan bahan untuk meeting yang dilaksanakan sebulan satu kali.

Persentasi meeting harus disampaikan dengan fakta dan diiringi dengan contoh "supaya atasan lebih jelas menyimaknya". Semua informasi yang disajikan mudah dipahami secara bersama-sama baik informasi yang tertulis atau informasi yang tidak tertulis, yang jelas jika ragu-ragu "jangan semuanya mengatakan ya dan siap pak, semuanya pasti bisa" dan lain sebagainya.
 
3. Tujuan Meeting Bulanan:

Seperti diketahui namanya juga meeting bulanan, secara otomatis tujuannya untuk mengevaluasi semua kegiatan yang sudah dikerjakan baik yang di progress maupun yang sudah selesai dikerjakan. Keberlangsungan perusahaan, gabungan tujuan atasan saat meeting bulanan, karena bisa melakukan perbaikan secara bersama-sama dengan tim yang lain.

Pencapaian dari tujuan meeting bulanan itu mencakupi beberapa aspek seperti "tujuan besar perusahaan, rencana kerja jangka panjang, target dari setiap tugas dan pekerjaan, dan lain-lain". Kebenaran data yang disampaikan menjadi bahan untuk review dan evaluasi bersama meeting managemen diluar devisi sebelumnya.

4. Antisipasi Pertanyaan Saat Meeting:

"Jika ada hal yang tidak kamu mengerti atau butuh klarifikasi, jangan takut untuk bertanya. Ini menunjukkan bahwa kamu aktif dan berpartisipasi dalam diskusi". Terkadang malu bertanya "takut salah" pimpinan sudah tahu karakter masing-masing bawahannya, jadi sampaikan apa adanya terutama yang berhubungan dengan pekerjaan.

Bisa saja, anda yang bertanya atau ditanya oleh rekan kerjanya atau atasan juga, meskipun sudah dipersiapkan dengan maksimal, terkadang ada hal yang tidak perlu diungkapkan melainkan "bisa diam saja" atau jadi peserta meeting dengan rekan kerja yang lain "diam lebih baik jika ada diskusi".  

5. Etika Dalam Meeting:

"Bersikaplah profesional, tetap tenang dan konsisten sepanjang waktu. Jika kamu merasa tegang, cobalah teknik pernapasan atau relaksasi sebelum meeting". Ini bagian dari kunci keberhasilan seorang manager dalam mengelolah dirinya sendiri terutama menunjukkan sikap dan perilaku, saat meeting sedang berlangsung.

Fenomena yang sering terjadi etika saat meeting "nyeletuk rekan yang lain saat sedang bicara, memprovokasi atau membersar-besarkan keadaan dengan tujuan seolah-olah rekan kerjanya yang salah, ikut campur terhadap pekerjaan depertemen lain, sok tahu dalam segala hal, mau muncul dan kesempatan cari muka, dan lain sebagainya.

6. Mencatat Poin-poin Penting:

"Mencatat Poin-poin penting selama meeting seperti, keputusan yang dibuat, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Ini akan membantu anda tetap terorganisir dan memastikan semua kegiatan tidak melewatkan". Rencana perbaikan kualitas tim, perubahan struktur organisasi, progress kerja tahunan, update pekerjaan mingguan dan lain-lain.

Zaman sekarang sudah modern, hampir rata-rata sudah sedikit membawa buku tulis untuk bahan catatan, jika ada yang terlewat bisa melihat apa yang sudah dilakukan pencatatan. Intinya semua kegiatan dalam meeting, bisa dibuatkan laporan sesuai dengan tugas dan tanggung  jawabnya masing-masing.

7. Feedback dan Review:

" Jika kamu memiliki ide atau saran, jangan ragu untuk berbagi. Pimpinanmu mungkin menghargai pandangan segar dan pendekatan baru". Ini bisa disampaikan diakhir meeting sebelum ditutup atau disampaikan pada waktu prrsentasi selesai oleh masing-masing departemen. Jika malu didepan rekan kerja yang lain, bisa menghadap atasan untuk menyampaikan ide untuk perbaikan dan perubahan dalam kegiatan organisasi yang sangat dinamis.

"Setelah meeting, luangkan waktu untuk mereview apa yang telah dibahas dan merenungkan bagaimana Anda bisa berkontribusi lebih banyak di masa depan". Perusahaan sangat membutuhkan karyawan yang jujur dan transparan dalam mengevaluasi kegiatan baik secara tim dan individu terutama apa yang sudah direncanakan dan yang sudah dikerjakan.

Jadi, uraian diatas gabungan dari beberapa teori yang diterjemahkan berdasarkan kegiatan bulanan sebagai karyawan di perusahaan, dengan pengalaman dan ide agar karyawan serta rekan kerja yang lain menjadi produktif di berbagai macam kegiatan.
 
Salam Karyawan Sejati !!!