Rutinitas pada saat meeting bulanan yang saya ikuti, bahwa masing-masing departemen akan mempersentasikan hasil dan pekerjaan baik "yang sudah maupun yang belum dikerjakan". Bisa juga berbeda ditempat lain, namun secara umum harus mempersiapkan bahan untuk meeting yang dilaksanakan sebulan satu kali.
Persentasi meeting harus disampaikan dengan fakta dan diiringi dengan contoh "supaya atasan lebih jelas menyimaknya". Semua informasi yang disajikan mudah dipahami secara bersama-sama baik informasi yang tertulis atau informasi yang tidak tertulis, yang jelas jika ragu-ragu "jangan semuanya mengatakan ya dan siap pak, semuanya pasti bisa" dan lain sebagainya.
Â
3. Tujuan Meeting Bulanan:
Seperti diketahui namanya juga meeting bulanan, secara otomatis tujuannya untuk mengevaluasi semua kegiatan yang sudah dikerjakan baik yang di progress maupun yang sudah selesai dikerjakan. Keberlangsungan perusahaan, gabungan tujuan atasan saat meeting bulanan, karena bisa melakukan perbaikan secara bersama-sama dengan tim yang lain.
Pencapaian dari tujuan meeting bulanan itu mencakupi beberapa aspek seperti "tujuan besar perusahaan, rencana kerja jangka panjang, target dari setiap tugas dan pekerjaan, dan lain-lain". Kebenaran data yang disampaikan menjadi bahan untuk review dan evaluasi bersama meeting managemen diluar devisi sebelumnya.
4. Antisipasi Pertanyaan Saat Meeting:
"Jika ada hal yang tidak kamu mengerti atau butuh klarifikasi, jangan takut untuk bertanya. Ini menunjukkan bahwa kamu aktif dan berpartisipasi dalam diskusi". Terkadang malu bertanya "takut salah" pimpinan sudah tahu karakter masing-masing bawahannya, jadi sampaikan apa adanya terutama yang berhubungan dengan pekerjaan.
Bisa saja, anda yang bertanya atau ditanya oleh rekan kerjanya atau atasan juga, meskipun sudah dipersiapkan dengan maksimal, terkadang ada hal yang tidak perlu diungkapkan melainkan "bisa diam saja" atau jadi peserta meeting dengan rekan kerja yang lain "diam lebih baik jika ada diskusi". Â
5. Etika Dalam Meeting:
"Bersikaplah profesional, tetap tenang dan konsisten sepanjang waktu. Jika kamu merasa tegang, cobalah teknik pernapasan atau relaksasi sebelum meeting". Ini bagian dari kunci keberhasilan seorang manager dalam mengelolah dirinya sendiri terutama menunjukkan sikap dan perilaku, saat meeting sedang berlangsung.
Fenomena yang sering terjadi etika saat meeting "nyeletuk rekan yang lain saat sedang bicara, memprovokasi atau membersar-besarkan keadaan dengan tujuan seolah-olah rekan kerjanya yang salah, ikut campur terhadap pekerjaan depertemen lain, sok tahu dalam segala hal, mau muncul dan kesempatan cari muka, dan lain sebagainya.
6. Mencatat Poin-poin Penting:
