Pengembangan Karyawan dalam Bisnis Facility Services

Gambar: Hadirr.com

Pengembangan karyawan atau SDM (Sumber Daya Manusia) adalah kegiatan manajemen dalam memberi kesempatan kepada karyawan yang memiliki potensi untuk terus belajar serta ingin berkembang baik dari prestasi kerja maupun semangat kerja secara konsisten menjalankan tugas dan pekerjaannya tanpa celah, kelalaian, pelanggaran, dan penyimpangan prosedur kerja lainnya. Tinjauan pengembangan karyawan lebih kepada perusahaan yang bergerak "facility services"  lebih kenal alih daya atau outsourching yang bekerja sama dengan penyedia jasa. 

Perusahaan yang bergerak dibidang facility services hampir 90 % karyawan bekerja ditempat klien artinya penyedia jasa hanya mempersiapkan karyawan untuk bekerja ditempatnya customer untuk menjalankan pekerjaan sesuai dengan kontrak kerja. Implementasi kerja melalui SLA (Service Level Agreement) yang pekerjaannya tertuang dalam KPI (Key Indikator Performance) sehingga antara kedua bela pihak menyetujui apa yang menjadi tanggung jawabnya baik dari penyedia jasa maupun pengguna jasa, biasa mendapatkan evaluasi setiap bulannya dari pencapaian KPI tersebut.

Antara pengembangan karyawan dengan bisnis facility services mempunyai hubungan yang melekat terutama dari kinerja masing-masing karyawan yang bekerja dilingkungan kerjanya klien. Maka dari itu, dalam memberikan penilaian dan pengembangan karyawan perlu mendapatkan feedback dari setiap pengguna jasa, sehingga potensi dari setiap karyawan lebih terarah dan terukur untuk mengembangkan karyawan terutama dari skill, knowledge, behavior, culuture, pekerjaan teknis baik shop skill dan hard skill.

Penilaian pengembangan karyawan jangan hanya dilihat dari sisi yang positif saja seperti disiplin kerja, kualitas kerja, prestasi kerja, semangat kerja, dan penilaian teknis lainnya. Namun yang perlu perbaikan juga dari sisi negatif seperti kurangnya dalam berkomunikasi, kehadiran ditempat kerja tampil buruk, sikap dan perilaku tidak bisa menyesuaikan terhadap rekan kerja yang lain, terlambat melaporkan hasil pekerjaan baik harian, mingguan dan bulanan, kurang cepat dalam memberikan respon baik melalui group WA, telepon pribadi, WA pribadi, dan melalui rekan kerja.

Positif dan negatifnya karyawan ini menjadi tanggung jawab manajemen perusahaan baik itu melalui level operator,supervisor, level manajerial sampai dengan level director, logikanya begini anggap saja "karyawan A kinerja baik dan karyawan B kinerja menurun" kedua hal tersebut sama pentingnya untuk memberikan pengembangan terhadap karyawan tersebut. Kalau kinerja yang baik bisa saja promosi jabatan sedangkan kinerja menurun target terhadap karyawan  tentu agar bisa berubah menjadi lebih terutama dari hal yang sudah disampaikan diatas.

Teori Dasar Pengembangan Karyawan : 

Berdasarkan pengalaman bahwa pengembangan karyawan intinya adalah bagaimana seluruh karyawan diberikan ilmu dan pengetahuan yang memadai sehingga setiap tantangan pekerjaan yang dihadapi ditempat kerja bisa diselesaikan dengan baik, terutama menerima komplain dari customer, menyelesaikan permasalahan yang terjadi, memberikan keputusan yang tepat saat menghadapi situasi dan kondisi tidak menentu. Artinya mampu memberikan solusi atau langkah-langkah yang kongkrit dalam mengatasi masalah yang akan muncul.

Fenomena yang terjadi "karyawan A mempunyai pikiran bahwa kenapa secara personal tidak pernah diberikan pembekalan atau pengetahuan ditempat kerja, karyawan B berpikir bahwa yang diharapkan jenjang karir dan promosi jabatan, karyawan C mempunyai pandangan sendiri bahwa pengembangan melalui diri sendiri jauh lebih baik, bisa saja mengikuti pelatihan eksternal, seminar diluar perusahaan, dan melanjutkan belajar di perguruan tinggi. Terdapat juga yang ambisinya bahwa ditemukan karyawan dengan konsisten minta diberikan pelatihan baik secara internal maupun secara eksternal. 

Karakter masing-masing karyawan mempunyai pandangan tersendiri, terhadap strategi perusahaan dalam pengembangan karyawan, dengan demikian perlu diberikan keputusan bahwa pada dasarnya salah satu contoh pengembangan karyawan yang efektif adalah bagian dari pelatihan yang diberikan secara menyeleluruh dan konsisten dalam setiap waktu tertentu. Lantas, apa yang harus dilakukan oleh manajemen yakni membuat perencanaan pelatihan tahunan, kemudian diberikan sebelum sekali atau bisa juga pertiga bulan sekali.

Menurut teori "Saydam (2011) menyebutkan bahwa pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia), merupakan kegiatan yang harus dilaksanakan organisasi, agar pengetahuan (knowledge), kemampuan (ability), dan keterampilan (skill) mereka sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang mereka lakukan". Tanggung jawab perusahaan tetap menjadi prioritas agar setiap karyawan memiliki kompetensi yang sama artinya mempunyai standar agar tidak ada kesalahan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan ditempat kerja.

Kemampuan karyawan perlu diberikan matrik kompetensi sehingga lebih mudah mengetahui sejauh mana skill dan knowledge yang sudah dimiliki. Dalam hal ini, bila ditemukan banyak perbedaan signifikan maka perlu diberikan pembekalan dan kemampuan yang sama terutama melalui training, coaching and counseling, dan refresh training atau pelatihan yang diulang-ulang sampai dengan karyawan memahami dan secara standar keilmuan ditempatkan kerja mampu diterapkan dengan profesional.

Konsep dan Dinamika Pengembangan Karyawan  :

Menciptakan generasi penerus mencerminkan keberhasilan dari perusahaan yang mampu mempersiapkan  calon pemimpin masa depan baik dari level operator, supervisor, manajer sampai dengan level direktur. Tidak ada yang tidak mungkin bila pimpinan perusahaan memberi kesempatan kepada karyawan yang mempunyai kemampuan dalam pekerjaan baik itu pekerjaan teknis maupun pekerjaan non teknis, ini lah menjadi pertimbangan seorang leader untuk memberikan panduan calo-calon pemimpin ditempatkan dalam kesempatan masa akan datang.

Kepercayaan seorang pemimpin perusahaan melebihi segalanya terutama ucapan dan tindakannya tentu akan dicontoh anak buahnya, makanya jangan sekali-kali memandang tim atau bawahan anda tidak mengerti dan memahami pekerjaan yang lebih baik terutama dari sisi komunikasi, pekerjaan administrasi, berpikir strategis, penguasaan pekerjaan shop skill dan hard skill, dan yang paling penting kemampuan bersikap dewasa dan mandiri dalam menyelesaikan pekerjaannya masing-masing. Ini menjadi tanggung jawab antara atasan dan bawahan yang saling mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama.

Analisa dari pengalaman hampir rata-rata seorang pimpinan perusahaan terutama bagian manajer kebawah lebih cenderung memilih bawahannya lebih dekat atau yang lebih dominan mendukung dan memberikan respon cepat setiap pekerjaan diberikan dan memilih bawahan yang lebih akrab terhadap atasannya. Sehingga kesempatan karyawan yang berpotensi lainnya, akan menjadi buah simalakama dan ujun-ujungnya hanya bisa mengeluh dan curhat sesama rekan kerjanya saja artinya kebanyakan berbicara dibelakang pimpinan untuk hal-hal yang dianggap tidak penting baik secara pribadi, kemampuan atau  lteknisainnya.

Kualitas kepemimpinan akan diuji saat menentukan kandidat atau calon akan dijadikan promosi jabatan atau menilai karyawan terbaik, harus benar-benar secara objektif karena akan menjadi integritas pimpinan tidak terlihat secara langsung namun menjadi role model  baik bawahan maupun atasan didalam perusahaannya. Tantangan adalah memastikan karyawan lain mempunyai kesempatan yang sama baik dari sisi karir maupun mendapat penghargaan menjadi karyawan yang berprestasi.

Produktivitas karyawan menjadi tolok ukur dalam penilaian sebagai karyawan yang pantas dikategorikan terbaik menjalankan tugas dan pekerjaan ditempat kerja. Prioritas utama dari perusahaan untuk mempersiapkan manpower planning sebagai pengganti karyawan yang akan dipromosikan ke jenjang berikutnya, dalam hal ini baik secara mental dan kemampuan sudah teruji terutama dari operator menjadi pengawas (Team Leader dan Supervisor), menjadi area manager, site manager, operational manager, menjadi general manager bahkan yang lebih tinggi lagi seorang direktur perusahaan.

Yang perlu digaris bawahi operator dalam bisnis facility services yaitu cleaning services, security service, receptionist, high risk "gondola dan rope access", gardening, pest control, Office boys dan office girls, administrasi, dan bisnis lainnya. Jadi, ini lah sumber daya yang perlu dikembangkan terutama karyawan bekerja diatas 2-3 tahun tergantung perusahannya masing-masing baik dilihat dari sisi pengalaman, leadership, komunikasi, kedisplinan, dan unsur penilaian lainnya.

Proses dan Tahapan Pengembangan Karyawan : 

Pertama : Persiapkan data base karyawan untuk membuat biodata masing-masing karyawan agar semua teridentifikasi terutama perlengkapan administrasi dan data secara personal, baik itu tempat tinggal, asal daerah, latar belakang pendidikan, keahlian dan bakat karyawan, dan catatan lainnya. Ini penting diketahui untuk semua stockholder baik operator, pengawas sampai dengan level manajer agar memastikan karyawan yang akan di development lebih dikenal baik secara individu maupun kelompok dalam mencapai tujuan perusahaan.

Kedua : Mapping atau pemetaan karyawan bagian dari melakukan screning awal setelah data base karyawan serta memilih dan seleksi karyawan melalui test tertulis dan wawancara untuk mengetahui "kelemahan dan kelebihan" dari setiap karyawan yang akan dikembangkan. Terkadang karyawan mempunyai karakter yang berbeda seperti test wawancara bagus namun tertulis tidak memuaskan bahkan sebaliknya. Oleh sebab itu, itu lah pentingnya pengembangan karyawan yang menjadi kelemahan diperbaiki sedangkan yang menjadi kelebihan terus ditingkatkan sehingga lebih mudah mempelajari hal-hal yang baru kedepannya.

Ketiga : Training atau pelatihan untuk menjawab dari kelemahan dan kelebihan karyawan, sehingga bila kelemahan karyawan bisa diberikan materi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dengan karyawan tersebut sedangkan kelebihan karyawan lebih fokus terhadap materi pengembangan seperti kepemimpinan, komunikasi efektif, train the trainer, public speaking, presentation skill, basic administration, dan materi lainnya yang berhubungan dengan kegiatan teknis dan non teknis ditempat kerja. 

Keempat : Coaching and Counseling bagian kegiatan memberikan panduan kepada karyawan yang dapat diartikan "coaching untuk mengarahkan dari yang belum dipahami menjadi lebih paham dan mampu melaksanakannya" sedangkan "counseling untuk menggerakan karyawan dari yang tidak mau menjadi mau menjalankannya". Kedua ini pasti ditemukan dalam berbagai aktivitas dilingkungan kerja, sehingga bisa melakukan penilaian setiap temuan karyawan baik sedang memberikan coaching maupun counseling. 

Kelima : Pengawasan dan Evaluasi dari seluruh kegiatan menjadi catatan perbaikan terhadap hasil pekerjaan karyawan, dengan mempertimbangkan dan melakukan penilaian secara personal sehingga data lebih akurat dan fakta sesuai tinjauan dengan hasil analisa yang tepat. Kegiatan ini merupakan hal terakhir untuk menentukan calon-calon karyawan yang berpotensi baik serta mampu menghadapi tantangan dimasa akan datang terutama dalam perubahan teknologi, sistem, prosedur, dan aktivitas teknis lainnya.

Dari kelima penjelasan konsep dan tahapan pengembangan karyawan rangkaian penting untuk dimplementasikan ditempat kerja terutama perusahaan yang bergerak di bidang facility services atau facility management. Maka dari itu, karyawan yang diberikan penilaian dan pengawasan untuk membuat raport  masing-masing karyawan bisa mendapat rangking dari bawah sampai atas, artinya masuk rangking 10 besar atau diperkecil menjadi 5 besar dengan catatan pengembangan karyawan dan yang di prioritas dari yang tertinggi rangking tersebut.

Dengan demikian pengembangan karyawan harus bisa diukur dengan baik terutama dari calon karyawan atau sebagai kandidat yang akan dikembangkan baik itu diberikan pelatihan maupun promosi jabatan. Pastikan data base karyawan berfungsi dengan semestinya, supaya tidak ada unsur kegiatan antara bawahan dengan atasan, secara rangking dalam raport masing-masing karyawan menjadi data yang lebih valid untuk dijadikan tolok ukur mengembangkan karyawan dimasa akan datang atau dalam kurun waktu perencanaan jangka panjang.

Oleh : Noto Susanto, SE, MM, CSTMI, CPS, CPI, CNHRP, CHLP, CCSRMP, CPRM.
Sebagai : Penulis harian lepas, Penulis 14 Buku, Dosen Manajemen, Head Of L&D, Intrerprenership.