Fundamental Training and Development

                   

Dalam perkembangan dunia bisnis yang semakin hari semakin melekat terhadap inovasi dan teknologi tentunya untuk mendukung menghadapi persaingan yang semakin ketat juga terutama bergerak dibidang jasa "facility management" . Seperti dengan perlombahan dan pertandingan yang harus mendapatkan juara dalam setiap kegiatan tersebut, namun berbeda dengan bisnis harus memenangkan tender yang disyaratkan oleh calon pengguna jasa facility management.

Hal mendasar yang perlu digaris bawahi adalah bagaimana perusahaan menerapkan sistem pelatihan terhadap karyawannya "baik yang masih baru atau yang sudah bekerja" artinya ini bisa menjadi kekuatan yang akan dipresentasikan didepan klien bahwa platform pelatihan untuk karyawan sudah tersedia. Terkadang kurang melek-nya atau kesadaran "karena pelatihan dibutuhkan jika terjadi permasalahan saja" justru sebaliknya sebelum ada permasalahan yang serius pelatihan tetap diberikan kepada karyawan.

Pada prinsipnya pelatihan dan bisnis dalam perusahaan penting diperhatikan karena saling  memberikan keuntungan untuk mendukung maju dan berkembangnya perusahaan, dengan demikian meningkatkan kepercayaan klien untuk menggunakan jasa pelayanan facility management. Selain itu juga yang dirasakan oleh karyawan pasti merasa bangga dan puas karena sebelum bekerja sudah dibekali ilmu dan pengetahuan serta tidak ada keraguan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerja.

Pokok pemikiran kenapa ada pelatihan? Terutama 80 % karyawannya bekerja ditempat klien "level operator sampai dengan supervisor" sedangkan 20 % karyawan yang bekerja dikantor dari semua departement "level back office, manajer sampai dengan direktur perusahaan". Secara otomatis bahwa karyawan level operator wajib diberikan pembekalan yang mumpuni baik dari budaya kerja, sikap dan perilaku dalam bekerja, pengetahuan dan keterampilan menjalankan pekerjaan,dan kebutuhan teknis lainnya. 

Siklus sederhana dalam lingkungan bisnis dan pelatihan? Ada 4 indikator yang menjadi nilai utama untuk mendobrak pundi-pundi keuntungan untuk perusahaan diantaranya "klien-tempat bekerja oleh karyawan, oepartor-karyawan yang bekerja ditempat klien, customer-merasakan pelayanan yang diberikan oleh karyawan, perusahaan-pemberi pekerjaan kepada operator". Sehingga dari ke-4 indikator diatas menjadi rantai bisnis yang tidak boleh terputuskan, oleh sebab itu operator menjadi bola panas yang harus dimonitor secara berkala.

Dinamika ini menjadi keseriusan dalam mengembangkan BCB2C artinya antara bisnis ke bisnis untuk kepentingan customer atau klien dalam kegiatan unit-unit bisnis yang bisa diimplementasikan dalam hubungan kerja sama yang saling menguntungkan. Jawaban dari pelatihan akan memberikan rasa aman dan nyaman dan meningkatkan rasa kepercayaan baik dari karyawan internal maupun karyawan eksternal, sehingga dilingkungan kerja lebih harmonis dan humanis serta secara emosional lebih stabil dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya masing-masing.

Menetapkan Tujuan Pelatihan : 

Objek utama dalam menetapkan tujuan pelatihan untuk menganailsa sebelum pelaksanaan pelatihan agar berjalan dengan maksimal serta persiapan dan perencanaan yang matang dalam arti tetap sasaran dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Jangan hanya pelatihan saja diberikan, namun harus berdampak terhadap perubahan dan perbaikan karyawan dalam hal attitude, skill, knowledge, culture baik secara individu maupun kelompok.

Menurut teori "Marwansyah (2016:156) tujuan pelatihan adalah agar individu, dalam situasi kerja dapat memperoleh kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugas atau pekerjaan tertentu secara memuaskan, mencegah keusangan keterampilan pada semua tingkat organisasi". Setiap karyawan mempunyai kekurangan dan kelebihan baik pekerjaan teknis maupun pekerjaan non teknis, sehingga tujuan pelatihan untuk memilah dan memilih karyawan mempunyai potensi atau sebaliknya.

Output yang akan dicapai dari tujuan pelatihan adalah memastikan karyawan memahami materi yang diberikan oleh trainer bertambahnya ilmu dan pengetahuan untuk menjalankan pekerjaan, meningkatnya kepedulian dan kesadaran dari karyawan terhadap situasi dan kondisi lingkungan kerja sehingga mengurangi kelalaian dalam bekerja, tidak terjadi pelanggaran kerja, dan tidak melakukan penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan baik individu maupun kelompok. Oleh sebab itu, sebelum mengadakan pelatihan tentukan tujuan awal dan tujuan akhirnya sehingga biaya yang dikeluarkan berdampak untuk perusahaan.

Mengidentifikasi Manfaat Pelatihan : 

Memberikan pelatihan kepada karyawan secara otomatis sudah teridentifikasi dari awal bahwa manfaat pelatihan untuk karyawan sangat luas dalam arti bahwa karyawan tersebut merasa diperhatikan oleh pimpinan dan perusahaan untuk tetap konsisten dan memiliki inisiatif yang tinggi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di tempat kerja. Karyawan dan perusahaan ibaratkan rantai yang tidak boleh putus, karena selalu bergerak bersama untuk keberhasilan dimasa akan datang baik dari perusahaan itu sendiri maupun oleh karyawan.

Menurut teori yang dijelaskan oleh "Simamora dalam (Priansa, 2017) menyatakan bahwa manfaat dari progam pelatihan adalah : 1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas produktivitas. 2. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan pegawai untuk mencapai standar- standar kinerja yang dapat diterima". Seimbang dengan tujuan perusahaan yang mengedapankan bahwa manfaat pelatihan akan membentuk kedisiplinan dan konsistensi karyawan dalam menjalankan tugas dan pekerjaan ditempat kerja.

Dari penjelasan teori diatas dapat diterjemahkan bahwa manfaat pelatihan akan membentuk karakter dan kebiasaan karyawan seperti kehadiran ditempat kerja, kedisiplinan dalam bekerja, kecepatan dan ketepatan dalam menyelesaikan pekerjaan, kedewasaan dan kemandirian terutama bersikap terhadap rekan kerja, memahami aturan dan prosedur kerja dan lain sebagainya. Sehingga prestasi kerja lebih mudah dicapai dengan catatan tetap konsisten dalam menjalankan tugas dan pekerjaan yang sudah berjalan dengan baik.

Indikator-indikator penjelasan manfaat pelatihan menjadi pertimbangan bahwa pelatihan sangat penting untuk mendukung kinerja karyawan agar tetap sesuai dengan prosedur perusahaan baik teknis maupun non teknis dan prosedur tertulis maupun tidak tertulis. Fenomena ini masih banyak dinilai atau dianggap oleh karyawan "ya tidak apa-apa karena prosedurnya tidak tertulis", "santai saja pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa yang anda kerjakan karena tidak pengawasan", dan "ada juga kan tidak tahu aturannya, padahal yang dilakukan sangat tidak pantas terutama dilingkungan kerja", itulah bagian contoh dalam kegiatan sehari-hari ditempat kerja.

Mengembangkan Metode Pelatihan : 

Metode pelatihan adalah merupakan cara untuk memilih perencanaan pelatihan yang tepat sasaran dan berjalan efektif dan efisien seperti pelatihan karyawan baru, pelatihan untuk pengawas, pelatihan untuk manajerial, pelatihan pengembangan karyawan yang mempunyai bakat, pelatihan karyawan yang sudah bekerja berdasarkan departement masing-masing, dan jenis pelatihan lainnya. Penetapan metode pelatihan menjadi keharusan, biasanya materi dan penyampaiannya berbeda-beda terutama melihat dari level dan jabatan karyawan, karyawan junior dan karyawan senior serta pada situasi lainnya.

Metode pelatihan menurut teori "Endah (2018) jenis-jenis metode pelatihan yaitu ceramah, diskusi, peragaan, latihan/praktek, instruksi kerja, studi kasus, permainan, bermain peran, in-tray, simulasi dan online learning". Dari teori ini lebih menitikberatkan, bagaimana pelaksanaan pelatihan bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan berdasarkan perusahaan tempat anda bekerja yakni yang lebih spesifik dibagian "facility management". Selain itu juga, metode ini bisa digunakan untuk perusahaan yang bergerak dibidang berdasarkan segmentasi atau market dengan berbagai produck "baik itu jasa dan barang yang dipasarkan dimasyarakat luas.
***
Penjelasan singkat metode pelatihan diatas seperti ceramah suatu kegiatan untuk menyampaikan materi berdasarkan kompetensi yang sudah tersusun didalam sillabus dan kurikulum, metode study kasus kemudian berhubungan dengan mencari solusi atau langkah-langkah dalam pemecahan masalah yang dihadapi ditempat kerja, metode latihan atau praktek lebih kepada implementasi setiap materi yang diberikan bisa diberikan role play dan contoh oleh pembawa materi sehingga bisa diikuti oleh peserta pelatihan, metode instruksi kerja bagian dari prosedur kerja yang perlu disosialisasikan kepada karyawan dan dibuatkan buku saku atau dipasangdip papan informasi management.
***
Sedangkan metode pelatihan yang lain metode diskusi untuk mencari ide dan strategi dalam mengembangkan sistem pekerjaan, perbaikan area kerja, inovasi dan lain sebagainya. Metode permainan dan bermain peran adalah kegiatan yang mendorong semangat karyawan agar melibatkan diri agar lebih aktif dalam menghadapi situasi dan kondisi tidak menentu di tempat kerja " contohnya karyawan A berperan sebagai manager, karyawan B berperan sebagai staff dan seterusnya" kemudian diberikan tugas latihan dalam menghadapi kejadian, masalah atau komplain dari klien baik internal maupun eksternal.
***
Metode pelatihan selanjutnya "simulasi" langsung berhubungan dengan semua karyawan yang berada dalam gedung, seperti contoh pelatihan simulasi "kebakaran" maka perlu berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti "tim pemadam kebakaran, ambulance dan tim rumah sakit dan dari pihak kepolisian". Penting dipahami untuk seluruh karyawan dan pihak penanggung jawab gedung memberikan pelatihan secara berkala, jika kedepannya mengalami keadaan darurat "seluruh stockholder sudah siap menghadapinya" karena keadaan darurat bisa terjadi bencana alam.
***
Selanjutnya metode pelatihan secara online menjadi trend selam musim pandemi covid-19 tahun-tahun lalu, sehingga sekarang lebih familiar pelatihan secara online, walaupun terkadang kurang efektif namun jangkauan sangat luas untuk mendukung karyawan yang berada diluar cabang Jabidetabek atau cabang lainnya. Artinya kapasitas untuk memberikan metode apapun bisa berjalan itu tergantung dari konsep perusahaan baik itu pelatihan secara online maupun pelatihan secara ofline, metode pelatihan yang lain bisa menyesuaikan tempat anda bekerja.

Mengevaluasi Kegiatan Training :

Point 1 : Gambaran umum dalam mengevaluasi kegiatan training yang saling berkaitan dengan tujuan pelatihan diawal sampai dengan selesai pelaksanaan pelatihan karyawan "lebih terukur" baik internal maupun eksternal. Oleh karena itu, proses penyelenggara pelatihan hendaknya jauh lebih matang sehingga hasil yang diharapkan lebih berkualitas terutama perubahan dari karyawan seperti perilaku, pengetahuan dan keterampilan, hal ini untuk untuk mendukung pertumbuhan perusahaan yang lebih optimal.

Point 2 : Perencanaan pelaksanaan pelatihan suatu kegiatan untuk menentukan tujuan dalam jangka waktu tertentu "jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang" seperti membuat training plan, agenda dalam waktu satu tahun, dan perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan lainnya. Hal ini menjadi kekuatan dasar dalam mempersiapkan pelatihan yang lebih tepat sasaran baik dari sisi waktu, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, metode dan konsep pelatihan, dan kegiatan teknis lainnya.

Point 3 : Administrasi, dokumentasi dan pelaporan kegiatan pelatihan merupakan unsur penting dalam menyajikan sebelum dan sesudah pelatihan kepada karyawan seperti contoh "agenda training dalam satu bulan, training plan dalam satu tahun, laporan training, rekap training, laporan hasil meeting koordinasi internal dan eksternal, laporan kegiatan harian", dan semua kegiatan pelatihan yang berhubungan dengan dokumentasi baik administrasi maupun laporan. Ini menjadi fokus dalam menghadapi audit perusahaan dari bagian pelatihan, intinya jangan sampai setiap kegiatan tidak membuatkan laporannya terutama tertulis serta terdokumentasi dengan baik.

Point 3 : Pedoman perusahaan dan organisasi dalam menetapkan pelatihan karyawan menjadi kewajiban, karena pada dasarnya karyawan merupakan aset terbesar "terutama dalam menjalankan bisnis facility management" sebab hampir 80 % karyawannya bekerja ditempat klien, yang mana "mau tidak mau atau suka tidak suka" karyawan tersebut memberikan pelayanan dirasakan oleh customernya customer atau tidak hanya dirasakan oleh pengguna jasa saja, namun semua customer yang berada dilingkungan kerja tersebut baik internal maupun eksternal. Jadi, itulah pentingnya pelatihan untuk meningkatkan kemampuan karyawan yang bekerja ditempatnya klien.

Point 4 : Materi pelatihan dan trainer menjadi fokus untuk diberikan pengawasan dan evaluasi karena kedua hal ini sangat berkaitan "bagaimana kemampuan trainer dalam menyampaikan materi dan bagaimana juga materi yang dipersiapkan" oleh karena itu, pelatihan harus berdampak positif oleh perusahaan terutama karyawan yang diberikan  pelatihan tersebut. Keahlian trainer dan materi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bagian dari hasil yang dievaluasi, sehingga pelatihan yang diberikan sesuai dengan kompetensi yang dijelaskan didalam silabus dan kurikulum.

Point 5 : Meningkatkan sistem pelatihan karyawan melalui sistem evaluasi baik dari sisi penilaian maupun feedback dari peserta pelatihan. Faktor ini bisa mempengaruhi dalam pelaksanaan pelatihan karyawan, efektifnya pelatihan tentu melalui proses awal dari identifikasi TNA (Training Needs Analisys) sampai dengan evaluasi dan perencanaan pelatihan diperiode berikutnya. Kemampuan karyawan sebagai bahan pertimbangan dalam mengevaluasi hasil pelaksanaan training dan perbaikan baik sisi teknis dan non teknis terutama dilihat dari perubahan sikap dan perilaku, keterampilan, pengetahuan serta pemahaman budaya dilingkungan kerja.

Oleh : Noto Susanto, SE, MM, CSTMI, CPS, CPI, CNHRP, CHLP, CCSRMP, CPRM.
Sebagai : Penulis harian lepas, Penulis 14 Buku, Dosen Manajemen, Head Of L&D, Intrerprenership.