Implementasi 9-Box Model dalam Learning and Development

Pernahkah anda tahu atau mendengar, 9-Box itu apa? 9-box adalah suatu konsep atau metode untuk melakukan penilaian terhadap karyawan yang mempunyai bakat atau "tallent management" supaya lebih mudah untuk dikembangkan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Dalam melakukan mapping karyawan atau pemetaan "karyawan yang mempunyai potensi bagus" tentu menjadi penilaian untuk ditetapkan sebagai generasi penerus atau 'calon pemimpin perusahaan' dimasa akan datang baik level, supervisor, trainer sampai dengan level manager.

"Menurut teori" metode 9-box dikembangkan pertama kalinya oleh McKinsey pada tahun 1960-an untuk menilai potensi individu karyawan dalam bisnis milik GE. Memastikan juga untuk membandingkan hasil asesmen karyawan dengan kinerja, maka dari itu perlu membuat alat ukur atau metode untuk melakukan penilaian kerja karyawan dan mengembangkan potensial karyawan secara individu dengan membuat matrix "perubahan dan perkembangan karyawan baik masa akan datang maupun masa sesudah penilaian sebelumnya".

"Hubungan 9-box dengan learning development" untuk memastikan metode penilaian kerja secara individu yang berada dalam departement berjalan optimal, pada umumnya departement pelatihan dan pengembangan tergabung kedalam struktur organisasi 'HR-Human resources' namun dibeberapa perusahaan yang maju dan berkembang terutama penyedia jasa pelayanan atau 'facility management' untuk learning and development mempunyai departement sendiri itupun tergantung besar dan kecil perusahaan.

Menentukan bakat karyawan dalam training perlu mempunyai "historis atau rekam jejak karyawan" baik dan buruk hasil pekerjaan tetap menjadi catatan, sehingga lebih mudah melakukan perbaikan dan perubahan terhadap hasil kinerja karyawan yang belum mencapai target atau kurang maksimal. Hubungan bawahan dengan atasan sebagai dasar untuk melakukan penilaian "namun jangan biarkan ada unsur suka atau tidak suka karena pribadinya" inilah membuat karyawan menjadi kurang termotivasi dalam hal mengembangkan potensi yang ada didalam dirinya.

Oleh sebab itu, pendekatan 9-box ini harus diisi sesuai dengan fakta yang terjadi terhadap karyawan terutama dalam departement training "jangan hanya karena ada kedekatan antara pimpinan dengan bawahan". Walaupun tidak bisa dihindari juga dengan beraneka ragam karakter karyawan, tentu pimpinan juga mempunyai penilaian sendiri baik itu "secara kualitas kerja atau karyawan potensial yang cocok untuk dikembangkan" contoh ada karyawan kinerjanya bagus namun tidak pandai bicara atau sebaliknya karyawan pintar bicara kinerjanya biasa-biasa saja 'mencari muka' ini hal yang bisa terjadi dilingkungan kerja.

Beberapa pandangan terhadap 9-box yang akan dimplementasikan dalam kegiatan learning and development baik secara teori maupun secara praktik. Hal ini berdasarkan analisa dan pengalaman selama bekerja di perusahaan facility service tentunya lebih semakin spesifik penerapan 9-box ini. Uraian model 9-box akan membantu para pimpinan atau departement head terutama yang mempunyai tim atau anak buah "jauh lebih mudah dalam melakukan pembuatan matrix penilaian kerja karyawan".

Pokok Pikiran 9-Box Model : 

Bagaimana cara mengidentifikasi karyawan yang bekerja sebagai trainer atau yang berada dalam struktur organisasi learning and development. Dari uraian diatas pokok utama yang dinilai seperti "kegiatan harian - pekerjaan rutinitas, bulanan - perencanaan selama satu bulan sedangkan kegiatan tahunan - yang dilakukan tidak secara terus menerus tapi menjadi event besar dalam perusahaan" yang menjadi pengamatan dan penilaian diantaranya baik dari perilaku, pengetahuan, keterampilan, dan interaksi atau saling berhubungan terkait pekerjaan baik pihak internal maupun pihak eksternal.

Hal yang mendasar dalam penilaian 9-box dalam kegiatan learning and development adalah "bagaimana mengetahui sosok pribadi masing-masing trainer atau tim lainnya" selama waktu tertentu terutama dalam menjalankan kegiatan diperusahaan tentu sebagai trainer, dengan melihat dari istilah "5K" - 'Kedisiplinan, kepribadian, kedewasaan, Kemandirian, kemahiran' ini pengembangan dan analisa dari penulis saja dengan terjemahan dari kegiatan trainer tersebut yang pada intinya melihat dari "bagaimana potensial trainer dan bagaimana juga performance dari trainer itu sendiri" sehingga lebih mudah dalam mengisi 3 penilaian.

Contoh dari yang akan dinilai adalah 'kedisiplinan - berhubungan dengan kehadiran bekerja dan menaati peraturan perusahaan', Kepribadian - pendekatan Interaksi dengan rekan kerja dan mempunyai prinsip terhadap sifat individunya masing-masing'.

'Kedewasaan - bisa menempatkan diri dalam hubungan pekerjaan baik terhadap atasan maupun bawahan terutama dilihat dari sikap dan komunikasi', Kemandirian - seorang trainer mampu bekerja secara individu dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan', Kemahiran - hal sangat menunjang karena berhubungan dengan keahlian, keterampilan dan pengetahuan dalam menjalankan tugas pekerjaannya'. 

Dari sisi lain bisa diukur dengan KPI (key Performance Indicator) baik dari KPI perusahaan maupun KPI Masing-masing individu trainer. Kemudian uraian dari KPI tersebut bisa diterjemahkan kembali menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing trainer, sehingga lebih mudah mengevaluasi dari pencapaian kinerja yang sudah dituangkan kedalam KPI tersebut. Walaupun terkadang kecenderungan lebih banyak subjektif, minimal penilaian ini menjadi tolok ukur dalam memberikan perbaikan terhadap kualitas kerja yang belum tercapai.

Objektif dan subjektif sudah pasti terjadi? Tergantung pimpinan yang melakukan penilaian "meskipun sudah sangat profesional menjalankan tugas pekerjaan" jika pimpinan merasa tidak cocok atau hasil pekerjaan tidak sesuai yang diharapkan, tentu akan berdampak terhadap penilaian. Jadi, bila ditarik benang merahnya 'tetap melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ruang lingkup pekerjaan masing-masing dan yang paling penting pimpinan mengetahuinya, serta tetap sejalan dengan pimpinan yang berdasarkan tujuan perusahaan.

Indikator 9-Box Model : 

Aspek yang menjadi indikator penilaian karyawan adalah "potensi karyawan dan performance karyawan" kemudian kedua poin ini saling berhubungan, jika potensi dan kualitas baik tentu perusahaan lebih mudah merencanakan karir kedepannya. Dalam hal ini dipromosikan ke jabatan baru di tempat yang berbeda maksudnya diberikan kesempatan departement lain seperti finance, commercial, human resources, dan ke bagian operasional. Bila keduanya berjalan baik dari sisi potensial maupun dari sisi kinerja, harus mempersiapkan diri juga untuk menjadi generasi penerus atau menjadi seorang pemimpin.

Pendekatan dengan potensial tentu sangat berhubungan erat dengan individu-individu trainer yang meliputi 'menyelesaikan tugas dengan tepat terutama dari waktu yang diberikan', 'dapat diandalkan tentu dipercaya dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab bahkan menyelesaikan dan mendapatkan tugas tambahan', memberikan solusi dalam setiap permasalahan baik yang dihadapi dalam training maupun kegiatan operasional atau departement lainnya', membantu pimpinan dalam hal "problem solving dan decisions maker" ini menjadi nilai ++ potensi yang sangat mendukung.
***
Yang harus diantisipasi "setiap kegiatan dilaporkan kepada pimpinan" agar mendapat evaluasi atau perbaikan dari setiap yang dilakukan artinya jangan sampai tindakan berlebihan sehingga pimpinan tidak menyetujui hal yang anda lakukan. Sebetulnya tidak menjadi permasalahan yang serius, asalkan tetap dikomunikasi baik itu dalam menyelesaikan tugas, hal yang dapat dipercayakan, solusi yang diberikan, dan dalam menyelesaikan masalah serta keputusan yang diberikan. Kata kuncinya "karyawan potensial" bisa menempatkan diri kapan harus bertindak dan kapan harus komunikasi, dan hal lainnya.

Sedangkan pendekatan performance karyawan terutama kepada trainer adalah 'perilaku dan sikap - bagaimana seorang trainer  mampu berperilaku baik, 'tepat waktu - berhubungan dengan kehadiran, kedisiplinan, laporan dan pelaksanaan kegiatan training 'karakter kepemimpinan - mampu memimpin diri sendiri dan mempengaruhi yang positif peserta training, rekan kerja dan orang berada dilingkungan kerja, 'kualitas dan kuantitas pekerjaan - ini lebih kepada berapa banyak kegiatan yang dilakukan tentunya mampu membuat perubahan dan berkontribusi untuk perusahaan.
***
Selain yang di uraikan diatas ada beberapa poin penting juga yang perlu dibahas seperti : 'kerja sama tim - bisa berkomunikasi dan berkoordinasi yang baik dengan tidak mementingkan ego individu trainer masing-masing, 'bertanggung jawab - wewenang yang diberikan bisa diselesaikan dengan baik tanpa memberatkan beban kerja kepada tim yang lain, 'inisiatif - melakukan hal yang benar dan menanggung risiko segala perbuatan dan tindakan yang dilakukan artinya bila melakukan inisiatif bertentangan dengan departement lain maka harus mendapatkan solusi atau jalan keluar dari permasalahan tersebut.

Dari penjelasan indikator 9-box diatas antara  "potential dengan performance" mempunyai hubungan dan pengaruh untuk saling memberikan  dampak positif dan dampak negatif terhadap potensi perkembangan dan perubahan karyawan serta kualitas kerja karyawan. Contohnya begini, terkadang "potensi karyawan bagus namun kinerjanya kurang bagus dan sebaliknya kinerjanya bagus namun potensi sulit untuk dikembangkan" ini menjadi fenomena situasi karyawan dilingkungan kerja ada juga potensi dan kinerjanya bagus menjadi penilaian dari pimpinan kepada individu trainer.

Pengisian 9-Box Model :

Dari pokok pikiran dan indikator 9-Box menjadi acuan dalam mengisi penilaian dari setiap individu karyawan dalam hal ini yaitu "Trainer". Kolom 9-Box Dibuat dalam bentuk "power point atau excel" dari setiap trainer sehingga lebih terukur melakukan penilaian dari setiap trainer tersebut. Perlu melakukan "1 one 1" atau memanggil satu persatu dengan pertanyaan diantaranya evaluasi kinerja bulanan maupun tahunan, presetasi yang dicapai selama bekerja, karir atau posisi apa yang diharapkan, hal apa saja yang bisa perusahaan support terkait pengembangan personal, dan kepribadian trainer lainnya.

Gambaran secara umum dalam penilaian menggunakan 9-Box model ini, tentu pimpinan sudah memiliki catatan penting dari masing-masing trainer artinya tidak hanya pada saat penilaian saja, namun dari keseluruhan kegiatan pelatihan dan pengembangan sudah ada penilaian sebelumnya. Sehingga keakuratan dalam mengisi form penilaian tersebut lebih terarah dan sesuai dengan kriteria 9-Box model, baik atau tidaknya karyawan tergantung bimbingan dari seorang pimpinan namun kedewasaan karyawan akan menjadi penilaian jika ada perubahan atau perbaikan dari karyawan tersebut.

Matrix 9-Box model memudahkan pimpinan dalam menampatkan setiap trainer berada dikolom yang mana diantara 9 kotak yang ada di matrix tersebut, walaupun tidak sesuai dengan isi kolom matrix yang menjadi acuan lain adalah hasil dari evaluasi dan penilaian kerja dari setiap masing-masing trainer. Oleh karena itu, setiap penilaian pasti akan ada evaluasi terhadap karyawan baik yang mempunyai potensi dan kinerja bagus maupun sebaliknya. Membutuhkan proses management untuk memberikan perbaikan dan perubahan terhadap trainer tersebut.

Low potential dan low performance : pengelompokan karyawan yang memerlukan perhatian khusus karena banyak mendapatkan teguran dan surat peringatan, tentunya kinerja menurun yang mengakibatkan potensi tidak menjadi penilaian. Langkah yang harus diambil tetap diberikan tugas dan diberikan panduan, pengawasan dan evaluasi secara berkala terhadap pencapaian dan perubahan yang dilakukan oleh karyawan. Contoh dari performence adalah sering terlambat, absensi kurang baik, tidak menjalin komunikasi karyawan internal dan eksternal, pelaporan tidak tepat waktu, penampilan tidak professional dan lain sebagainya.

Medium potential dan medium performance : pengelompokan karyawan yang tidak terlalu bagus baik dari potensial maupun performance artinya sulit untuk dikembangkan dan kinerja standar-standar saja baik dalam pencapaian KPI dan kegiatan rutinitas. 

Perlu diberikan motivasi dan bimbingan "agar tidak menjadi low potensial dan low kinerja" targetnya meningkatkan menjadi high potensial dan high performance, walaupun hasil kedepannya tetap bertahan di medium. Karena karakter karyawan seperti ini sudah berada dizona nyaman,terhambatnya pekerjaan administrasi, cara berpikir sulit diajak maju dan dikembangkan, dan sulit dalam pembelajaran ilmu baru, dan kegiatan lainnya.

High potential dan high performance :  pengelompokan karyawan yang dalam penilaiannya bagus "baik dalam kinerja dan mempunyai potensi untuk dikembangkan". Perlu diberikan pengembangan terhadap kebutuhan pribadi karyawan yang berkaitan dengan tujuan perusahaan baik itu pelatihan atau sistem penghargaan lainnya, agar karyawan tetap konsisten dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 

Sisi lain perlu dikontrol juga terutama dalam komunikasi,mengendalikan emosional dan egois saat berhadapan dengan karyawan lainnya, menjalankan pekerjaan rutinitas, berpikir strategis, dan memiliki tujuan kedepannya, tentu menjadi kebanggaan perusahaan dan pimpinan bila menjadi generasi penerus.

Dari penentuan penilaian 9-box ini bisa saja didalam kolom 9-box seluruh karyawan berada di kolom tersebut, tergantung dari potensi dan kinerja karyawan selama menjalankan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerja. Ada juga di kolom yang sama artinya semua karyawan mempunyai potensi dan kinerja yang berbeda-beda, untuk memastikannya melalui pimpinan langsung yang memberikan penilaian dan pengawasan terhadap karyawan. Kemudian baru dimontioring dan melihat perkembangan dari setiap karyawan yang sudah diberikan pemahaman setelah diberikan evaluasi. "Salam Pengembangan"

Oleh : Noto Susanto, SE, MM, CSTMI, CPS, CPI, CNHRP, CHLP, CCSRMP, CPRM.
Sebagai : Penulis harian lepas, Penulis 14 Buku, Dosen Manajemen, Head Of L&D,