Konsep Integrasi Pelatihan dan Pengembangan Modern

Diera digitalisasi,dari setiap perusahaan yang menjalankan bisnisnya sudah seharusnya melek technology  untuk memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan modern terutama yang bergerak di bidang facility management  atau perusahaan yang menyediakan jasa pelayanan kepada pelanggan eksternal. Hal ini bisa dirasakan langsung oleh pengguna jasa yakni pelanggan, tentunya akan memberikan addide value  bila menerapkan concept  integration learning and development .

Perusahaan yang peduli terhadap karyawannya sudah pasti akan mempersiapkan  program pelatihan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Ukurannya untuk meningkatkan skill employee, menambah knowledge employee,  improvement attitude and behavior, perubahan culture organization dan ilmu pengetahuan lainnya. Tentu saja menjadi prioritas utama memberikan pelatihan terhadap baik level operator sampai dengan level managerial sebagai ujung tombak penggerak roda perusahaan.

Besar kecilnya perusahaan training and development  sudah tentu menjadi keharusan dalam menetapkan struktur organisasi terutama devision recruitment  and  selection. Tergantung dari perusahaannya bila masih kecil devisi rekrutmen mencakupi training sedangkan bila perusahaannya lebih besar maka devisi training berdiri sendiri, sehingga lebih fokus dalam memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan baik itu hard skill , soft skill, technical skill, advance skill, dan materi pelatihan yang berhubungan dengan sertifikasi eksternal  lainnya.

Dengan pentingnya learning and development  maka perlu memberikan konsep terintergrasi dalam memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan. Hal yang perlu diperhatikan diantaranya sumber daya manusia, materi pelatihan, peralatan dan perlengkapan pelatihan, metode pelatihan, sasaran dan objek pelatihan serta teknis lainnya baik internal maupun eksternal. Gabungan ini menjadi tahapan integrasi untuk pelatihan yang  programnya sudah direncanakan setelah melakukan TNA (Training Needs Analisys) atau LNA (Learning Needs Analisys).

Beberapa konsep terintegrasi yang  bisa membuat pelatihan berjalan efektif dan efisien sehingga mengajak para karyawan lebih produktif, baik sedang mengikuti pelatihan maupun hasil dari implementation  training sehingga menunjang pelaksanaan tugas lebih baik dan propesional. Berikut uraian yang bisa memberikan gambaran baik secara konsep, integrasi, sistem maupun praktik sehari-hari terutama dalam menjalankan aktivitas pekerjaan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

Learning Management System (LMS) : 

Pelatihan yang bebasis digital atau aplikasi untuk mengelola dan  penyampaian konten materi training yang telah disusun oleh tim management. Suatu pemikiran untuk meningkatkan keberlansungan pelatihan lebih cepat, mengurangi biaya dan lebih mudah dicari menggunakan teknologi ke dalam data base. Secara fungsional untuk mempersiapkan dan menggunakan konten pelatihan yang lebih menarik terutama menggunakan system leraning management system (LMS) tersebut.

Improvement  training  dalam implementasi menjadi kekuatan inovasi, selama proses pemberian training terutama antara instructor dan peserta yang mengikuti pelatihan tersebut. Sementara itu, penanggung jawab  training jauh lebih mudah mengevaluasi aktivitas pelatihan baik yang sedang berlangsung terutama materi yang diberikan, perubahan materi, maupun konten-konten yang perlu perbaikan secara terus-menerus.

Gabungan Learning management system ini  merupakan hasil dari upaya management untuk menjadi daya tarik dalam pelaksanaan training terutama module dan video pelatihan , sehingga dalam penggunaan aplikasi training lebih mudah dipahami baik dari isi training maupun aplikasi yang digunakan. Bisa juga materi tentang kebijakan perusahaan yang melekat, sehingga setiap karyawan wajib memahaminya seperti visi dan misi perusahaan, nilai-nilai perusahaan, peraturan perusahaan, dan materi internal perusahaan lainnya.

Syllabus and Curycullum :

Syllabus adalah rencana pelatihan atau program pelatihan yang dikelompok menjadi suatu materi pelatihan, standar kompetensi yang akan ditetapkan, materi pokok pekerjaan yang akan dicapai, kegiatan selama pelatihan, poin-poin penting penilaian, tempat pelatihan, sumber-sumber untuk mencapai  selama kegiatan pelatihan. Ini menjadi hal mendasar namun tetap didesign  berdasarkan bisnis dan kebutuhan perusahaan atau hasil analisa pelatihan sebelumnya.

Sedangkan currycullum adalah merupakan suatu sistem yang terencana untuk melakukan pengaturan aktivitas program pelatihan, sehingga menjadi pedoman atas keberlangsungan pelatihan harus dipahami bersama oleh departement yang bertanggung jawab atas program pelatihan tersebut. Oleh karena itu, kurikulum ini penting juga untuk disosialisasikan kepada departement yang ada didalam perusahaan agar bisa menyesuaikan dengan kebutuhan area kerja dan mendapatkan feedback  dari materi pelatihan atau pelaksanaan pelatihan yang diberikan kepada karyawan.

Syllabus and curycullum  tolok ukur dalam melaksanakan perencanaan pelatihan baik hard skill, soft skill maupun technical skill lainnya. Menjadi catatan kedalam buku besar untuk menyelenggarakan pelatihan jangka panjang, bisa juga melakukan inovasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan kerja baik internal dan eksternal seperti perubahan struktur organisasi, pengembangan teknologi, dampak ekonomi nasional, pengurangan karyawan, perubahan tata letak ruangan kerja, dan situasi bisnis juga bisa melakukan improvement  materi pelatihan terutama yang tertuang dalam  syllabus and curycullum.

Report and Administration : 

Hasil dari pelaksanaan kegiatan training berupa laporan dengan bukti secara fakta, bisa juga dengan proses perencanaan training and development, prosedur trainining, bussines process training dan yang berhubungan dengan dokumentasi lainnya. Ini salah satu kekuatan sebagai bahan laporan pekerjaan yang wajib dilaksanakan seperti absensi pelatihan, laporan pelaksanaan training dan hasil dari evaluasi kegiatan training tersebut. Tidak hanya laporan, jika ditelusuri lebih jauh bahwa pekerjaan administrasi penting saat diperlukan contohnya bila ada audit, bukti penagihan, laporan KPI, dan quality improvement.

Yang lebih menonjol adalah laporan sangat bermanfaat bila terjadi permasalahan yang serius atau kejadian luar biasa terutama terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran, penyimpangan atau kelalaian kerja baik sengaja maupun tidak sengaja. Biasanya hal yang ditanya pertama kali, bagaimana prosedurnya, laporan sebelumnya apakah tersedia, fungsi pengawasan berjalan tidak, dan lain sebegainya. Maka dari itu, sebaik apapun pekerjaan yang berhubungan pelatihan jika tidak ada laporan, tidak akan berarti apa-apa.

Apa saja bagian dari report and administration ?  Penjelasan ini menitikberatkan terhadap seluruh kegiatan training dari awal sampai akhir, namun bukan berarti selesai artinya harus didokumentasi dengan baik dan benar seperti penyimpanan file, plan activity, monitoring  hasil pelaksanaan training dan lain sebagainya. Contoh yang bisa diterapkan agenda training, training plan, time table training, module training, report fraining dan dokumentasi laporan lainnya. Sehingga laporan dan administrasi bagian dokumentasi yang wajib dipahami terutama para pelaku training dilingkungan perusahaan.

Communication and Coordination : 

Komunikasi dan koordinasi sama pentingnya dengan laporan dan administrasi? Bukan berarti yang lain tidak penting, namun difungsikan pada saat hal yang prioritas atau yang utama digunakan dalam pelaksanaan training. Seperti contoh ketika akan memulai training tentunya memerlukan koordinasi baik kepada pimpinan secara langsung maupun kepada departement atau devision lain. Untuk diketahui bersama baik berupa informasi maupun jadwal pelaksanaan training.

Koordinasi ini dilaksanakan lebih sederhana seperti bisa melalui ofline, online, melalui telepon pribadi, whatshap group, whatshap pribadi atau media lainnya. Sedangkan komunikasi lebih formal bisa aja mengadakan meeting baik ofline maupun secara online, bisa diskusi melalui teams atau hal yang lainnya, memang perlu didiskusikan terutama kepada level supervisor, level managerial sampai dengan level director. Sehingga hal ini tidak dipandang sebelah mata atau istilah lain mengampangkan hal yang mudah untuk menghindari komunikasi dan koordinasi atas kebutuhan organisasi dalam pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

Keberhasilan dari pada training tentu perlu komunikasi dan koordinasi agar bisa mendapatkan feedback training yang memberikan evaluasi dan perbaikan secara langsung baik ditempat kerja terutama melalui coaching and counseling. Kemudian perlu juga di monitoring secara berkala, sebab training sesungguhnya ketika bisa implementasi saat sedang bekerja dan dirasakan oleh customer baik internal maupun eksternal. Secara sadar komunikasi efektif adalah memberikan panduan kepada tim yang sedang menjalankan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerja.

Equipment and Tools : 

Perlengkapan dan peralatan kerja bagian penting untuk menunjang keberlangsungan pelaksanaan training baik secara online maupun ofline. Dari mulai persiapan training sampai dengan evaluasi pelaksanaan training, sudah harus dianalisa keperluan dan kebutuhan terkait peralatan dan perlengkapan training yang akan digunakan. Hal ini ada hubungannya juga dengan syllabus and curycullum, karena dijelaskan juga metode pelaksanaa training dan/atau hasil komunikasi dan koordinasi dari user dan/atau pihak yang membutuhkan training tersebut.

Fenomena dalam situasi training masih banyak belum ada kesadaran dalam melengkapi peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan seperti contoh laser pointer, laptop, metode digunakan untuk praktek dan/atau role play. Ini menjadi nilai tambah khususnya bagi pembawa materi atau orang yang mempersentasikan didepan karyawan lainnya baik internal dan eksternal, untuk itu perlengkapan dan peralatan training menjadi fokus diperhatikan untuk keaktifan dan kefektifan selama pelaksanaan berlangsung baik teori maupun praktek dikelas atau dilapangan.

Walaupun bukan seorang trainer atau instructor perlengkapan dan peralatan training harus dipersiapkan oleh Karyawan atau pimpinan yang menyajikan materi presentasi kepada karyawan lainnya atau bawahannya baik itu kegiatan hanya sharing knwoldege, training pengembangan skill employee, mempersiapkan materi meeting dan kegiatan training lainnya. Ini menjadi perhatian dan di contoh dari peserta yang mengikuti training atau meeting, bila persiapannya sudah mateng seperti yang diuraikan diatas.

Supervision and Evaluation : 

Supervision and evaluation training bagian penting untuk dilaksanakan secara terus menerus, supaya hasil pelaksanaan pelatihan bisa diukur baik perubahan dari sikap dan perilaku maupun dari pengetahuan dan keterampilan. Walaupun tidak bisa dirasakan secara langsung, namun evaluasi training menjadi lebih bermanfaat bila mendapatkan feed back dari klien baik internal maupun klien  eksternal. Sehingga pelatihan tersebut dapat berkontribusi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawab dilingkungan kerja.

Hasil pelaksanaan pelatihan dievaluasi oleh team yang terlibat dalam organisasi terutama dalam menempatkan pengawas dan manager sebagai  penanggung jawab atas berjalannya operasional atau kegiatan karyawan dalam menjalankan aktivitas pekerjaan baik itu cleaning services, security, technician, lanscape, pest control, rope access, high risk, receptionist, office boys, messenger, courier, dan jenis pelayanan lainnya yang terintegrasi dalam facility service atau facility management.

Dari seluruh jenis bisnis, prosedur dan kebijakan perusahaan setelah diberikan pelatihan agar diberikan evaluasi terutama level operator dilakukan pengawasan dan evaluasi oleh team leader dan supervisor, pelatihan team leader dan supervisor dilakukan pengawasan dan evaluasi oleh manager sampai dengan level selanjutnya. Sehingga peran dan fungsi dari orang-orang yang berada dalam organisasi lebih terarah dengan jelas baik dari sisi kualitas pekerjaan, kuantitas, prestasi kerja maupun produktivitas kerja karyawan.

Management Support : 

Management support adalah suatu sistem dan proses pengorganisasian dalam lingkungan perusahaan untuk memberikan support atau dukungan dari setiap kebutuhan karyawan, terutama kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan atau kegiatan internal yang berhubungan dengan eksternal juga. Pentingnya management support untuk perusahaan  agar mampu menganalisa segala prioritas yang menjadi kebutuhan karyawan baik jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.

Management support bagian penting untuk menentukan kebijakan perusahaan dan proses pekerjaan yang saling mendukung satu sama lain terutama operasional perusahaan menjadi fokus untuk diberikan dorongan  dalam persaingan bisnis yang sangat dinamis artinya bisa berubah kapanpun. Oleh karena itu support management ini bisa juga dilihat dari pengambilan keputusan, pembuatan strategi, biaya-biaya yang diperlukan, sumber daya yang terlibat dalam sebuah proyek, sistem dan konsep teknologi, dan lain sebagainya.

Seperti diketahui bahwa management support membutuhkan sumber daya manusia yang aktif dan produktif dalam mengembangkan bisnis perusahaan sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing yang telah ditetapkan oleh pimpinan puncak suatu perusahaan itu sendiri. Artinya sumber daya manusia yang handal dan efektif seperti bagian recrutiment, training, auditor, HSE, develoyment, IT, contract management, sales marketing, finance, operational execellence dan support departement lainnya. 

Hal ini untuk mendukung memberikan solusi dalam setiap keberlangsungan bisnis baik ditinjau dari  sistem, konsep, strategi, prosedur, pengawasan, dan kegiatan lainnya.

Penulis : Noto Susanto, SE, MM, CSTMI, CPHCM, CNHRP, CHLP, CPS, CPI, CCSRMP, CPRM.

Sebagai : Penulis harian lepas, penulis 14 buku, Dosen Manajemen UNPAM, Head Of L&D dan Interprenership.