Apa dan Mengapa Program 5S Berubah Menjadi 9S?

          

              Ada yang menanyakan, apa betul kalau sekarang program 5S berubah menjadi 9S? Untuk itu, perlu dijelaskan terlebih dahulu apa itu 5S,

-Masaaki Imai - Kaizen: Key to Japan's Competitive Success- menuliskan di bukunya, 5-S diambil dari inisial lima kata Jepang yang dimulai dengan huruf S yaitu: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke –di Indonesia diterjemahkan dengan awal huruf R yaitu: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin-, sebagai bagian dari program visual management. -visual management tujuannya adalah membuat informasi mudah diakses, dipahami, dan dapat ditindaklanjuti, sehingga dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja secara keseluruhan.-

Adapun rincian dari masing-masing huruf S adalah sebagai berikut

Seiri (Sort)

• Identifikasi dan singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja.
• Kategorikan barang-barang penting dan hilangkan sisanya.
• Hal ini membantu menciptakan ruang kerja yang bebas dari kekacauan dan terorganisir.

Seiton (Set in order)

• Mengatur dan mengatur barang-barang yang diperlukan secara sistematis dan mudah diakses.
• Tentukan dengan jelas lokasi penyimpanan peralatan, bahan, dan perlengkapan.
• Langkah ini berkontribusi terhadap efisiensi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari item.

Seiso (Shine)

• Membersihkan dan memelihara ruang kerja secara teratur.
• Menetapkan jadwal dan tanggung jawab pembersihan.
• Tempat kerja yang bersih dan terawat akan meningkatkan keselamatan dan efisiensi.

Seiketsu (Standardize)

• Mengembangkan dan menerapkan praktik dan prosedur kerja standar.
• Memastikan prinsip-prinsip 5S diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi.
• Standardisasi membantu mempertahankan perbaikan dalam jangka panjang.

Shitsuke (Sustain)

• Menumbuhkan budaya perbaikan terus-menerus dan disiplin.
• Melatih dan mendidik karyawan tentang pentingnya mempertahankan perbaikan.
• Audit dan penilaian tempat kerja secara berkala untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap prinsip-prinsip 5S.

Kemudian -Kiyoshi Suzaki - The New Manufacturing Challenge- menjelaskan perlunya manajemen memahami manfaat menerapkan 5S:

• Orang yang bangga dengan tempat kerjanya cenderung menghasilkan produk berkualitas tinggi.
• Customer yang mengunjungi pabrik (area kerja) akan melihat pekerja  berkomitmen pada organisasi tempat kerja, kualitas kerja, dan efisiensi
• Dengan berkeliling ke gemba sering kali memberi tahu kita lebih banyak tentang kondisi perusahaan daripada laporan keuangan
• Tingkat kegiatan perbaikan dapat dinilai dari cara penyimpanan peralatan, sampah dan serpihan dari mesin ditangani, meja kerja diatur, titik inspeksi ditunjukkan, pabrik lantai disapu, mesin dibersihkan, barang-barang pribadi disimpan, dan sebagainya.
• Seorang manajer yang tidak memperhatikan sampah yang berserakan di sekitar pabrik akan mempengaruhi karyawan dengan cara yang sangat berbeda dengan orang yang memastikan adanya sampah diambil setiap kali ditemukan.
• Lantai dan mesin tidak boleh dibersihkan hanya untuk kepentingan penampilan –ini salah satu jebakan dalam penerapan 5S- Permukaan lantai atau mesin  yang bersih akan memperlihatkan masalah –nampak secara visual- seperti kebocoran oli dan retak sehingga tindakan perbaikan dapat diambil sedini mungkin.
• Kekacauan yang tidak perlu harus dihindari. Misalnya kelebihan material yang bertumpuk di lorong dapat mengganggu kelancaran transportasi bahan.

Sebagai orang Amerika - Jeffrey Liker - The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer 1st Edition –, menuliskan pengalamannya mengenai 5S,

• Ketika orang Amerika melakukan kunjungan ke pabrik-pabrik di Jepang pada tahun 1970an dan 80an, reaksi pertama yang selalu tertuju pada mereka adalah pabriknya sangat bersih sehingga Anda bisa makan langsung di lantai pabrik.
• Bagi orang Jepang, hal ini suatu kebanggaan. Mengapa? apakah kamu ingin tinggal di kandang babi? Namun upaya mereka lebih dari sekadar membuat pabrik terlihat bersih dan teratur, karena melalui program 5S akan menghilangkan pemborosan yang berkontribusi terhadap kesalahan, cacat, dan cedera di tempat kerja.

Dari ketiga kutipan tulisan di atas –Masaaki Imai, Kiyoshi Suzaki & Jeffrey Liker- bisa disimpulkan ada 3 dimensi dalam penerapan 5S, yaitu

• Perubahan fisik: area kerja yang nyaman, lean dan compact
• Menghilangkan pemborosan / waste / muda: mempermudah & mempercepat proses kerja dan meningkatkan produktivitas
• Budaya / culture 5S

Untuk dimensi ketiga –Budaya 5S-,  orang melihat tidak sekedar 5S, akan tetapi perlu ditambahkan sesuatu agar budaya 5S nya bisa berjalan dan konsisten dilaksanakan oleh keseluruhan organisasi.

Berikut ini beberapa contoh tambahan huruf S tersebut, antara lain

Safety (Anzen)

• Mengintegrasikan praktik keselamatan ke dalam tempat kerja.
• Mengidentifikasi dan mengatasi potensi bahaya keselamatan.
• Mempromosikan lingkungan kerja yang aman bagi seluruh karyawan.

Setsuyo (Saving)

• Fokus pada langkah-langkah penghematan biaya dan peningkatan efisiensi.
• Identifikasi peluang untuk mengurangi limbah dan menghemat sumber daya.

Sabisu (Service)

• Memperluas prinsip 5S untuk meningkatkan kualitas layanan.
• Menerapkan konsep 5S pada proses administratif dan fungsi berorientasi layanan.

Seiho (Skill)

• Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan keterampilan karyawan.
• Memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka secara efektif.

Shikari (Dedication)

Dedikasi biasanya mengacu pada tindakan berkomitmen dan mengabdi pada tugas dan tujuan sejalan dengan visi-misi. Ini melibatkan pemberian waktu, tenaga, dan fokus dengan tujuan yang kuat. Dedikasi sering kali dikaitkan dengan komitmen yang mendalam dan tak tergoyahkan untuk mencapai sesuatu yang berarti atau penting

Shitsukoku (Persistent)

Kegigihan mengacu pada kualitas kegigihan dalam melakukan suatu tindakan meskipun ada hambatan, kesulitan, atau kegagalan berulang kali. Ini melibatkan tekad, ketahanan, dan kemampuan untuk tetap fokus pada suatu tujuan bahkan ketika menghadapi tantangan. Individu yang gigih sering kali dicirikan oleh komitmennya yang teguh dan penolakannya untuk tidak mudah menyerah.

Seishoo (Coordination)

Koordinasi mengacu pada kemampuan untuk mengatur, mengintegrasikan, dan menyinkronkan berbagai elemen atau kegiatan untuk mencapai tujuan atau hasil bersama. Hal ini melibatkan penyatuan berbagai bagian atau individu secara harmonis untuk memastikan kolaborasi yang efektif dan kelancaran operasional. Koordinasi sangat penting dalam berbagai konteks, termasuk bisnis, olahraga, proyek, dan kegiatan sosial.

Seido (Regularity)

Keteraturan mengacu pada kualitas keteraturan, konsisten, dan mengikuti pola, jadwal, atau rutinitas yang ditetapkan. Ini melibatkan kepatuhan terhadap standar atau norma, dan ini menyiratkan sifat yang sistematis dan dapat diprediksi dalam perilaku, kejadian, atau proses.

Jadi sebenarnya, silahkan saja bisa ditambahkan huruf S yang lain (selain yang sudah tercantum di atas), sehingga bisa saja ada beberapa versi 6S, 7S, 8S, 9S atau bahkan lebih, yang penting adalah program 5Snya dapat berjalan lancar di organisasi dan bukan hanya sekedar jebakan.

Salam Improvement

Referensi

• Kaizen: Key to Japan's Competitive Success – Masaaki Imai – (https://s.id/228gx )
• New Manufacturing Challenge: Techniques for Continuous Improvement – Kiyoshi Suzaki – (https://s.id/228h8 )
• The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer 1st Edition - Jeffrey Liker – (https://s.id/22939 )
• 9S Methodology for Workplace Improvement - Nikunj Bhoraniya – (https://s.id/228UU )
• The Toyota Way, Second Edition: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer 2nd Edition - Jeffrey Liker – (https://s.id/22ev1 )