Transformasi Digital: Peningkatan ERP Tidak Diperlukan

Belakangan ini transformasi digital menjadi topik hangat. Bagi banyak perusahaan, salah satu komponen terpenting dalam strategi transformasi digital adalah peningkatan Enterprise Resource Planning (ERP) inti. Kebanyakan vendor ERP mengusung pendapat bahwa proyek perpindahan platform ERP berskala besar sama artinya dengan (atau dibutuhkan untuk) inovasi.

Sebagai salah satu upaya modernisasi ERP, perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi terbaru dan investasi yang terus digelontorkan oleh vendor ke platform berbasis awan baru. Sayangnya, bagi perusahaan yang telah menginvestasikan jutaan dolar untuk mengembangkan ERP inti mereka, migrasi bukan sekadar upaya peningkatan, melainkan perpindahan platform, investasi, sekaligus disrupsi bisnis dalam skala besar. Bagi sejumlah perusahaan, biayanya saja sudah membuat opsi ini tidak realistis. Bagi pelanggan SAP yang sedang mempertimbangkan beralih ke S/4HANA, migrasi artinya mempertaruhkan bisnis pada platform yang relatif masih mentah dan belum dapat menyamai fitur platform ERP dengan kapasitas penyimpanan yang mereka gunakan saat ini.

Namun demikian, peningkatan ERP atau migrasi ke platform ERP baru yang berbasis awan bukan satu-satunya jalan menuju inovasi.

Dalam penelitian Valoir tentang strategi pelanggan SAP dan cara pelanggan memaksimalkan nilai investasi ERP, kami menemukan bahwa banyak perusahaan mencari cara untuk berinovasi dan memperoleh nilai tambah dari ERP inti yang digunakan saat ini tanpa perlu bermigrasi ke S/4HANA.

Kami menganalisis pengalaman pelanggan yang memutuskan beralih ke dukungan pihak ketiga dari vendor seperti Rimini Street sebagai cara untuk menekan biaya kapasitas penyimpanan ERP secara keseluruhan, sehingga dana serta sumber daya yang berhasil dihemat dapat dimanfaatkan untuk mendorong inovasi.

Dukungan pihak ketiga adalah dukungan aplikasi perusahaan yang menggantikan dukungan vendor perangkat lunak yang biasanya diberikan sebagai bagian dari kontrak pemeliharaan perangkat lunak. Perjanjian pemeliharaan vendor perangkat lunak biasanya terpisah (atau setidaknya berupa klausul kontrak terpisah) dari perjanjian lisensi perangkat lunak yang memberi pelanggan hak untuk mengakses dan menjalankan perangkat lunak.

Dukungan bagi aplikasi dan basis data ERP dari SAP dan Oracle, yang sebelumnya dilisensikan selama puluhan tahun, kini tersedia dari pihak ketiga.

Dukungan pihak ketiga mulai menjadi pilihan perusahaan di awal tahun 2000-an, ketika pelanggan perusahaan yang tidak ingin melakukan peningkatan ERP atau rilisan Customer Relationship Management (CRM) mencari alternatif dukungan yang lebih hemat biaya ketimbang layanan pemeliharaan dari vendor.

Proses pematangan dukungan pihak ketiga hingga menjadi solusi yang diterima luas oleh pasar baru berlangsung selama 15 tahun terakhir.

Meskipun awalnya dukungan pihak ketiga dipilih karena kebutuhan untuk menghemat biaya pemeliharaan dan menghapus biaya pengkinian, meluasnya pemanfaatan solusi ini bukan lagi semata-mata karena alasan biaya. Para pimpinan TI memanfaatkannya sebagai bagian dari keseluruhan strategi inovasi swadana yang memungkinkan mereka untuk mempertahankan kendali atas peta jalan ERP.

Kami menemukan bahwa pelanggan Rimini Street menggunakan dukungan pihak ketiga untuk mempercepat transformasi digital di bidang-bidang penting selain ERP inti, misalnya sistem berbasis awan, aplikasi manusia (pengelolaan sumber daya manusia dan pengelolaan hubungan pelanggan), serta inteligensi dan automasi.

Dengan demikian, selain dapat mempertahankan ketersediaan, keamanan, dan kinerja ERP inti sambil mencoba berinovasi, mereka dapat memanfaatkan teknologi baru yang bermunculan beserta kelebihannya tanpa perlu mengeluarkan biaya atau mengalami disrupsi akibat perpindahan platform ERP inti.

Sistem Berbasis Awan

Aplikasi berbasis awan merupakan bagian penting dalam menghadirkan inovasi yang berkelanjutan. Kami mendapati bahwa pelanggan dukungan pihak ketiga memanfaatkan fleksibilitas serta singkatnya time to value (TTV) aplikasi berbasis awan dalam menghasilkan inovasi di bidang-bidang yang bersinggungan dengan ERP, seperti logistik dan rantai pasokan. Selain lebih ekonomis, aplikasi berbasis awan juga memberikan fleksibilitas yang lebih baik untuk jangka panjang.

Dengan berinvestasi pada aplikasi rantai pasokan dan logistik berbasis awan, perusahaan dapat menekan biaya operasional dan distribusi, meningkatkan visibilitas data inti dari ERP dan sistem lain, serta mendorong pengambilan keputusan berbasis data yang lebih cepat.

Selain itu, perusahaan dapat lebih cepat beradaptasi dan merespons perubahan akibat disrupsi rantai pasokan dan distribusi serta memanfaatkan pendekatan yang lebih proaktif dalam merencanakan rantai pasokan dan distribusi.

Aplikasi Manusia

Pelanggan juga memanfaatkan penghematan berkat penggunaan dukungan pihak ketiga untuk berinvestasi pada aplikasi manusia seperti Human Capital Management (HCM) dan Customer Relationship Management (CRM).

Di bidang SDM, sejumlah pelanggan dukungan pihak ketiga memilih untuk mempertahankan aplikasi inti untuk penghitungan gaji dan fungsi SDM dasar yang mereka gunakan saat ini, seperti PeopleSoft atau SAP HR, dan berinvestasi pada aplikasi SDM modern untuk pengelolaan talenta, administrasi dan pengelolaan tunjangan, serta pengelolaan kinerja.

Hal ini dimungkinkan berkat dukungan tim ahli Rimini Street yang ditugaskan secara khusus, sistem berlisensi, serta pengkinian yang tepat waktu dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga perusahaan dapat menerima informasi terbaru tentang persyaratan pajak upah dan peraturan lainnya tanpa dukungan vendor.

Sejumlah pelanggan lain memanfaatkan penghematan yang diperoleh dari penggunaan dukungan pihak ketiga---sebesar 50% dari biaya pemeliharaan lisensi dan hingga 90% dari total beban pemeliharaan ERP sebelumnya---untuk mendanai inisiatif transformasi SDM yang lebih luas dengan aplikasi HCM modern berbasis awan, baik dari vendor ERP yang sama maupun dari penyedia solusi lain.

Di bidang hubungan pelanggan, perusahaan memanfaatkan penghematan berkat penggunaan dukungan pihak ketiga untuk berinvestasi pada teknologi penjualan, layanan, dan pemasaran untuk meningkatkan kualitas hubungan dengan pelanggan. Benang merah yang kami temukan dari para pelanggan Rimini Street adalah kemampuan untuk memenuhi tuntutan bisnis karena sumber daya yang sebelumnya tersedot untuk menangani permasalahan terkait dukungan ERP dan menuntaskan kasus kini dapat dialihkan.

Semakin banyak waktu staf yang tersedia untuk menangani proyek dan inisiatif CRM baru, perusahaan semakin mampu meningkatkan kepuasan pelanggan dan melaksanakan visi bisnis transformasi digital yang bersentuhan langsung dengan pelanggan, sekaligus mempertahankan keterlibatan sumber daya TI dan memberi mereka tantangan baru.

Dari sudut pandang taktis, bidang-bidang inovasi yang paling diminati meliputi pengembangan Customer 360 yang lebih lengkap, penambahan saluran digital baru untuk layanan dan penjualan, serta automasi proses pemasaran.

Inteligensi dan Automasi

Secara umum, perusahaan berpendapat bahwa beralih ke dukungan pihak ketiga membantu mereka lebih fokus mengembangkan keterampilan dan keahlian di sejumlah bidang, seperti Robotic Process Automation (RPA), analitik, dan Artificial Intelligence (AI), dengan memanfaatkan data dari ERP inti yang mereka gunakan untuk mendorong proses dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

Sering kali, hal ini mendorong terjalinnya kerja sama yang lebih erat antara manajer TI dan manajer lini bisnis, dengan memanfaatkan platform berkode rendah dan tanpa kode untuk mengembangkan aplikasi baru dan mengautomasi proses yang sebelumnya harus dilakukan secara manual.

Tantangan yang sejak dahulu dihadapi para pimpinan TI masih belum berubah, yaitu penyelarasan antara TI dan bisnis, penyisihan anggaran untuk inovasi, dan pengelolaan risiko.

Yang berubah dalam lima tahun terakhir adalah percepatan transformasi digital, serta kebutuhan perusahaan untuk terus berinvestasi pada teknologi baru dan inovasi, yang dilakukan tidak hanya sebagai pembeda dari pesaing, tetapi juga agar tetap dapat bersaing di pasar.

Namun demikian, perpindahan platform ERP skala besar yang ambisius sekaligus berisiko tinggi bukan satu-satunya jawaban. Berdasarkan pengalaman para pelanggan Rimini Street, kami menemukan bahwa perusahaan dapat mengalihkan dana dan sumber daya untuk pemeliharaan dan dukungan ERP inti mereka ke inovasi.

Perusahaan dapat menghindari perpindahan platform ERP yang mahal dan berisiko tinggi sekaligus melakukan pendekatan yang lebih terfokus pada inovasi digital dengan berinvestasi pada aplikasi berbasis awan demi perolehan manfaat yang lebih cepat dan peningkatan yang berkelanjutan pada kegiatan operasional, rantai pasokan, distribusi, serta pengelolaan pelanggan dan sumber daya manusia.

Tentang Rebecca Wettemann

Rebecca Wettemann adalah CEO dan pimpinan Valoir, Inc., perusahaan penyedia jasa penelitian dan penasihat bagi para pimpinan teknologi dan bisnis. Berfokus pada aplikasi manusia (HCM dan CRM), adopsi pengguna, dan produktivitas, tim Wettemann memadukan penelitian primer dan wawasan unik untuk membantu klien memahami kekuatan mereka dan menjalankan strategi yang mendukung tujuan serta nilai-nilai mereka.