Peran Besar Checklist dalam Kesuksesan Operasional Bisnis

Daftar periksa atau lebih akrab disebut checklist memiliki peran besar dalam kesuksesan bisnis, terutama dalam konteks operasional yang berlangsung setiap harinya. Belum banyak manajer operasional yang menyadari bahwa checklist bermanfaat untuk membantu mendongkrak produktivitas operasional bisnis sehari-hari. Padahal, checklist telah banyak digunakan dalam industri lain, seperti penerbangan dan kedokteran. Dalam artikel ini akan diulas lebih jauh mengenai peran besar checklist dalam kesuksesan bisnis itu sendiri.

Bagaimana checklist berperan dalam industri lain

Di dunia medis, checklist sesederhana "cuci tangan" dapat mengurangi tingkat kematian pasien secara signifikan. Salah satu kisah terkenal mengenai checklist dalam dunia kedokteran datang dari Dr. Peter Pronovost. Ayahnya meninggal akibat misdiagnosis kanker. Kemudian di awal kariernya, seorang gadis kecil dengan luka bakar meninggal akibat infeksi dan kesalahan diagnosis di rumah sakit tempat ia bekerja. Kedua kasus tersebut mendorong Pronovost untuk mengejar karier di bidang medis dan membuat checklist medis yang dikenal di seluruh dunia. Kini ia dikenal dengan sebutan Dr. Checklist. Dalam artikel "The Checklist" oleh The New Yorker disebutkan bahwa langkah-langkah dalam checklist ini memang mudah dihapalkan bagi para dokter. Namun, pada lebih dari sepertiga pasien, staf medis melewatkan setidaknya satu langkah saat menangani pasien tanpa menggunakan checklist. Setelah checklist digunakan, tingkat ten-day line-infection turun dari 11% menjadi 0%. Sang dokter jadi lebih awas dan teliti dalam pekerjaannya, memastikan setiap langkah dilakukan dan setiap aspek terawasi dengan benar.

Contoh penggunaan checklist lainnya datang dari industri penerbangan. Pilot harus memastikan seluruh checklist sudah tercentang setiap kali pesawat akan terbang. NASA juga mengembangkan sistem checklist terintegrasi untuk memastikan setiap bagian dari pesawat ulang-alik dan roket yang mereka terbangkan sudah berfungsi dengan baik. Jika ada satu saja daftar periksa yang terlewatkan, hal ini dapat berakibat fatal bagi penerbangan.

Jika checklist ini saja sangat berpengaruh bagi industri dengan prinsip "tidak ada ruang untuk kesalahan", bayangkan apabila checklist ini digunakan dalam operasional bisnis F&B, Retail, FMCG, Facility Management, atau apa pun sektor bisnis Anda.

Tipe checklist: Read-Do, Do-Confirm

Terdapat dua jenis checklist operasional yang dapat Anda terapkan dalam manajemen operasional bisnis Anda.

1. Read-Do Checklist

Kita mungkin lebih mengenal tipe checklist ini dengan istilah SOP. Untuk tipe checklist yang satu ini, tim Anda diwajibkan untuk membaca setiap langkah tugas, kemudian melakukannya sesuai dengan urutan yang sudah tertera pada checklist.  Dengan kata lain, checklist ini juga berfungsi sebagai panduan kerja atau melakukan aktivitas tertentu dalam operasional bisnis Anda. Jadi, checklist tipe ini digunakan sebelum melakukan pekerjaan.

2. Do-Confirm Checklist

Sementara checklist yang satu ini berisi daftar tugas atau hal-hal yang harus tim Anda periksa. Do-confirm checklist ini tujuannya untuk memastikan seluruh daftar tugas atau pekerjaan sudah dilakukan oleh tim Anda sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan tidak ada langkah yang terlewatkan. Berbeda dengan tipe checklist sebelumnya, do-confirm checklist ini digunakan setelah melakukan pekerjaan. Jika tim Anda menemukan terdapat tugas yang terlewat atau tidak dilakukan sesuai SOP, orang tersebut dapat langsung menanganinya atau melaporkannya ke tim yang bersangkutan.

Penggunaan Do-Confirm Checklist pada Bisnis Anda

Anda mungkin sudah akrab dengan istilah SOP atau read-do checklist, atau bahkan mungkin sudah menggunakannya di setiap unit bisnis Anda. 

Namun, bagaimana dengan do-confirm checklist? 

Penggunaan atau peran besar checklist ini tidak jauh berbeda dalam konteks bisnis sehari-hari. Bagaimana cara menentukan apakah bisnis Anda membutuhkan checklist atau tidak? Sederhana, jika bisnis Anda memiliki SOP atau hal yang bersifat prosedural, Anda memerlukan checklist. Checklist ini digunakan dengan tujuan untuk memastikan setiap pekerjaan dan operasional bisnis sudah dilaksanakan sesuai dengan SOP yang ada.

Di bisnis F&B, Anda dapat menggunakan checklist untuk memeriksa apakah seluruh bahan makanan sudah tersedia, apakah seluruh meja kursi sudah ditata dan dibersihkan, apakah karyawan sudah mengenakan seragam dengan benar, dan masih banyak lagi. 

Di bisnis Retail, Anda dapat menggunakan checklist untuk memastikan bahwa produk telah ditata sesuai dengan visual merchandising plan, memastikan bahwa materi promosi yang dipajang sudah sesuai dengan promosi yang sedang berjalan, dan memastikan stok barang masih cukup dan tidak hilang dari gudang.

hellonimbly.com

Beberapa manfaat menggunakan checklist yang bisa didapat oleh tim operasional Anda:

1. Menjamin setiap tugas sudah dilakukan sesuai standar yang sudah ditentukan, meskipun tugas dilakukan oleh orang yang berbeda,
2. Mencegah lupa dan mengurangi tingkat kesalahan dalam proses penerapan SOP,
3. Mencegah pengambilan keputusan sepihak yang bersifat impulsif yang mungkin mengacaukan system dan merugikan bisnis,
4. Menghemat waktu penerapan SOP karena tim tidak perlu lagi mengingat-ingat langkah yang harus dilakukan. Tidak ada lagi waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan akibat lupa menerapkan satu langkah dari SOP,
5. Meningkatkan produktivitas tim dengan memberikan rasa puas secara psikologis ketika seluruh item pada checklist telah tercentang.
6. Membentuk budaya disiplin untuk menyelesaikan setiap tugas dan tanggung jawab, termasuk membentuk konsistensi hasil kerja, durasi waktu pengerjaan, serta ritme kerja yang lebih mudah terbaca dan ditetapkan sehari-harinya. Sehingga pada akhirnya, kualitas kerja jadi lebih mudah diukur, berikut kesuksesan pada bisnis yang sedang Anda jalankan tersebut.

Jadi jelas betapa Anda perlu melibatkan peran checklist pada bisnis Anda, terutama sistem do-confirm checklist yang terintegrasi dengan teknologi digital seperti Nimbly. Kebutuhan akan checklist ini semakin signifikan di masa pandemi seperti ini. Dengan checklist yang dapat dengan mudah diakses dari berbagai perangkat seluler, tim di outlet dapat memeriksa apakah karyawan telah mengenakan APD, serta memeriksa apakah protokol kebersihan dan physical distancing sudah diterapkan sesuai kebijakan. Jika terdapat prosedur kebersihan yang terlewatkan atau stok hand sanitizer di outlet habis, tim di outlet dapat langsung melaporkannya melalui Nimbly dan Anda dapat langsung menerima notifikasi di ponselnya segera setelah checklist selesai dikerjakan.

Ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana Nimbly dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam operasional bisnis Anda? Konsultasikan dengan tim Nimbly di sini.